W branży pracy tymczasowej kluczowe są godziny, koszty i szybkie fakturowanie. Zatwierdzone karty czasu pracy muszą płynnie przepływać do faktur, a G-rekening są niezbędne przy odpowiedzialności z tytułu korzystania z pracowników tymczasowych. eConnect obsługuje pełny łańcuch od karty czasu pracy do faktury przez Peppol, w standardzie SETU.
Dlaczego eConnect dla branży pracy tymczasowej?
eConnect obsługuje e-timecards przez Peppol w formacie SETU. Przepracowane godziny i koszty pracowników tymczasowych są wymieniane cyfrowo, włącznie z korektami. Zatwierdzona karta czasu pracy stanowi podstawę do automatycznego fakturowania. W połączeniu z obsługą G-rekening przy odpowiedzialności z tytułu korzystania z pracowników tymczasowych, eConnect pokrywa pełny łańcuch przetwarzania w branży pracy tymczasowej.
Wymiana przepracowanych godzin i kosztów przez sieć Peppol w formacie SETU. Cotygodniowe składanie z obsługą korekt. Bezpieczne, ustandaryzowane i automatyczne.
Zatwierdzona karta czasu pracy stanowi podstawę automatycznego fakturowania. Cały proces od rejestracji godzin do wysyłki faktury przebiega cyfrowo, bez ręcznej interwencji.
Przy korzystaniu z pracowników tymczasowych zamawiający ponosi odpowiedzialność za podatki od wynagrodzeń i VAT agencji pracy. G-rekening ogranicza to ryzyko. eConnect automatycznie przetwarza faktury G-rekening z właściwym podziałem płatności.
Pełna obsługa komunikatów SETU HR-XML przez Peppol: Timecard, Assignment, HumanResource, StaffingOrder i powiązane komunikaty statusowe. W tym Timecard v2.0 dla internacjonalizacji.
Proces rozpoczyna się od wymiany danych o oddelegowaniu: zamawiający i agencja pracy tymczasowej wymieniają zlecenie cyfrowo przez Peppol. Następnie pracownik tymczasowy cotygodniowo rejestruje przepracowane godziny i koszty w karcie czasu pracy. Karta jest wysyłana przez Peppol w formacie SETU do zamawiającego w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu karta stanowi podstawę automatycznego fakturowania. Faktura jest odsyłana przez Peppol do zamawiającego, wraz ze wszystkimi szczegółami dotyczącymi godzin.
eConnect obsługuje również dostawę wtórną: karty czasu pracy mogą być jednocześnie wysyłane do zleceniodawcy i podwykonawcy, lub po korekcie przekazywane dalej. Przy korektach poprawiona karta jest ponownie wysyłana przez Peppol.
Rząd holenderski wysyła e-timecards za pośrednictwem eConnect. To jedna z najsilniejszych referencji dla tej funkcjonalności. eConnect jest dostawcą Access Point Peppol dla rządu holenderskiego (Digipoort/Logius) i przetwarza wszystkie e-faktury (odbiór i wysyłka) dla rządu holenderskiego. Ta sama infrastruktura jest wykorzystywana do wymiany e-timecards w formacie SETU. Przejście na eConnect przebiegło bez zakłóceń. Edward Mauritz, kierownik projektu e-Procurement w Logius: "Co było bardzo pozytywne, to to, że przez cały proces panowało duże zaufanie. Pociąg jechał dalej."
Przy korzystaniu z pracowników tymczasowych zamawiający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za podatki od wynagrodzeń i VAT, które agencja pracy tymczasowej musi odprowadzić. To odpowiedzialność z tytułu korzystania z pracowników tymczasowych (inlenersaansprakelijkheid). G-rekening to instrument ograniczający to ryzyko: zamawiający wpłaca szacowaną kwotę podatków od wynagrodzeń i VAT na zablokowane konto G-rekening agencji pracy. Pozostała kwota faktury trafia na zwykły rachunek bankowy.
eConnect automatycznie rozpoznaje numery IBAN G-rekening (sekwencja "099") na fakturach PDF i przetwarza podział między zablokowaną a zwykłą płatność w e-fakturze. Jako dodatkowe ograniczenie ryzyka zamawiający może zażądać od agencji Verklaring betalingsgedrag (oświadczenie o zachowaniu płatniczym).
E-timecards to cyfrowe karty czasu pracy wymieniane przez sieć Peppol w formacie SETU. Zawierają przepracowane godziny, koszty i ewentualne korekty pracownika tymczasowego. Zamiast papierowych kart czasu pracy lub luźnych e-maili, wymiana godzin odbywa się w sposób ustandaryzowany i zabezpieczony przez Peppol. Zamawiający otrzymuje kartę czasu pracy cyfrowo, zatwierdza ją, a zatwierdzone godziny automatycznie stanowią podstawę fakturowania.
Po zatwierdzeniu karty czasu pracy przez zamawiającego automatycznie generowana jest faktura na podstawie zatwierdzonych godzin i kosztów. Faktura jest wysyłana przez Peppol, wraz ze wszystkimi szczegółami godzin na poziomie pozycji. Cały proces od rejestracji godzin do wysyłki faktury przebiega cyfrowo. Korekty kart czasu pracy są wysyłane jako poprawki przez Peppol i mogą prowadzić do skorygowanego fakturowania. Przy dostawie wtórnej (podwykonawstwo) karty czasu pracy mogą być jednocześnie przekazywane wielu stronom.
G-rekening w branży pracy tymczasowej działa na tej samej zasadzie co w budownictwie. eConnect automatycznie rozpoznaje numer IBAN G-rekening na fakturze i uwzględnia go jako oddzielne pole w e-fakturze za pomocą rozszerzenia NLCIUS G-rekening. Oprogramowanie odbiorcy przetwarza następnie dwie płatności częściowe: część podatków od wynagrodzeń/VAT na G-rekening i pozostałą kwotę na zwykły rachunek bankowy agencji pracy. Warunkiem jest obsługa przetwarzania G-rekening przez oprogramowanie.
eConnect obsługuje pełny zestaw komunikatów SETU HR-XML przez Peppol: Timecard v1.4, Assignment v1.4.1, Assignment Status v1.4, HumanResource v1.4, HumanResource Status v1.4, StaffingOrder v1.4 i StaffingOrder Status v1.4. Ponadto obsługiwany jest Timecard v2.0, skierowany na internacjonalizację z polami takimi jak documentId, schemeAgencyId, legalId i taxId. Obejmuje to pełne spektrum od oddelegowania po rejestrację godzin i fakturowanie.
Tak. Proces SETU obejmuje więcej niż tylko karty czasu pracy i faktury. eConnect obsługuje pełny łańcuch: od wymiany danych o oddelegowaniu (Assignment) i procesu selekcji (StaffingOrder) po rejestrację godzin (Timecard) i końcowe fakturowanie. Wszystkie komunikaty są wymieniane przez sieć Peppol w formacie SETU HR-XML, dzięki czemu komunikacja między agencją pracy a zamawiającym jest w pełni ustandaryzowana i zabezpieczona.
Chcesz dowiedzieć się, jak eConnect może zautomatyzować przetwarzanie godzin i fakturowanie w Państwa agencji pracy tymczasowej?
Umów spotkanie
Zobacz także: Peppol · Budownictwo (G-rekening) · E-fakturowanie