Przed wysłaniem e-faktury warto upewnić się, że plik XML jest technicznie poprawny. eConnect Validator sprawdza fakturę pod kątem schematów XML, reguł Schematron i walidacji specyficznych dla danego kraju. Narzędzie jest dostępne bezpłatnie jako walidator online.

eConnect Validator wykonuje kilka kontroli pliku e-faktury:

Walidacja schematu XML. Czy podstawowa struktura pliku jest poprawna? Czy wszystkie wymagane elementy XML są obecne i prawidłowo zagnieżdżone?

Walidacja Schematron. Czy faktura jest zgodna z regułami biznesowymi wybranego profilu? Chodzi o reguły dotyczące obliczeń VAT, wymaganych pól i list kodów.

Sprawdzenie profilu. System automatycznie rozpoznaje, jaki profil stosuje faktura (BIS Billing V3, NLCIUS, PINT, XRechnung) i stosuje odpowiednie reguły walidacji.

Reguły specyficzne dla kraju. Dla każdego kraju obowiązują dodatkowe reguły walidacji. Dla Holandii są to reguły NL-R, dla Niemiec reguły DE-R, dla Danii reguły DK-R itd. Walidator stosuje je automatycznie na podstawie kodu kraju w fakturze.

Walidator obsługuje wszystkie popularne formaty e-faktur:

Walidator online jest dostępny na /pl/validator. Nie trzeba zakładać konta.

1. Otwórz Document Validator.
2. Przesłać plik XML lub wkleić zawartość XML.
3. Walidator automatycznie rozpozna format i zastosuje odpowiednie reguły.
4. Sprawdzić wynik: dla każdej reguły widać, czy kontrola została zaliczona, wygenerowała ostrzeżenie, czy zawiera błąd.

W przypadku błędów walidator podaje dokładny kod błędu, opis problemu i lokalizację w pliku XML (XPath). Dzięki temu dokładnie wiadomo, co należy poprawić.

Walidator generuje trzy typy komunikatów:

• Błąd (error): faktura nie jest zgodna ze specyfikacją i zostanie odrzucona w sieci Peppol. Należy to naprawić przed wysłaniem.
• Ostrzeżenie (warning): faktura nie zostanie odrzucona, ale jest punkt wymagający uwagi. Ostrzeżenia mogą stać się obowiązkowe w przyszłej wersji.
• Informacyjny: uwaga bez konsekwencji dla wysyłki.

Najczęstsze kody błędów zaczynają się od prefiksu wskazującego domenę: PEPPOL- dla reguł ogólnych Peppol, NL-R- dla reguł holenderskich, BR- dla reguł podstawowych EN 16931. Opis błędu zawsze wskazuje oczekiwane zachowanie.

Przy wysyłaniu noty kredytowej regularnie występują pewne specyficzne błędy walidacji. Błąd pojawia się na poziomie Peppol (przy wysyłce przez API np. jako [API400.AT04] Invalid payload). Według reguły, przyczyna i rozwiązanie:

BR-IC-11 i BR-IC-12 to podstawowe reguły EN 16931, które mają zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy nota kredytowa zawiera wewnątrzwspólnotową kategorię VAT; przy dostawach krajowych nie występują.

Faktura może zawierać okres na dwóch poziomach: okres faktury na poziomie dokumentu (BG-14) oraz okres pozycji dla każdej pozycji faktury (BG-26, dla usług cyklicznych lub subskrypcji na poziomie pozycji). Gdy używane są oba, Peppol wymaga, aby każdy okres pozycji mieścił się w nadrzędnym okresie faktury. Poniższe błędy pojawiają się, gdy ten warunek nie jest spełniony:

Podstawowa kontrola R110 polega na sprawdzeniu, czy data początkowa okresu pozycji jest równa lub późniejsza niż data początkowa okresu faktury. Jeśli błąd nadal występuje, mimo że okres pozycji wygląda poprawnie, sprawdź, czy problem leży na poziomie dokumentu: albo okres faktury (BT-73) jest ustawiony zbyt późno, albo okres pozycji jest niezamierzenie szerszy niż zamierzono. Oba okresy muszą się wzajemnie obejmować: okres faktury stanowi zewnętrzną granicę, a każdy okres pozycji musi się w niej mieścić.

BR-30 (EN 16931) to inna reguła niż R110/R111: R110/R111 sprawdzają, czy okres pozycji mieści się w okresie faktury, natomiast BR-30 sprawdza tylko kolejność dwóch obecnych dat okresu pozycji (BT-135 większa lub równa BT-134).

Dodatkowe reguły dotyczące okresów, które mogą wystąpić w tym samym kontekście:

• BR-CO-19 / BR-CO-20: jeśli używany jest okres faktury (BG-14) lub okres pozycji (BG-26), należy uzupełnić co najmniej datę początkową lub końcową (wystarczy jedna z nich, dopuszczalne jest też uzupełnienie obu).
• PEPPOL-EN16931-F001: wszystkie daty muszą mieć format YYYY-MM-DD.

Te reguły dotyczą zarówno faktur (ubl:Invoice), jak i not kredytowych (ubl:CreditNote).

Oprócz ręcznego walidatora, platforma eConnect automatycznie wykonuje walidację w momencie wysyłki. Jeśli faktura nie spełnia wymagań, wysyłka zostaje zablokowana i wyświetlany jest komunikat o błędzie z odpowiednią regułą walidacji.

Dla użytkowników API: PSB waliduje każdą fakturę w momencie przesłania i zwraca wyniki walidacji w odpowiedzi API. W ten sposób można wbudować walidację we własny proces oprogramowania.

Reguły walidacji są aktualizowane przy każdej nowej wersji specyfikacji Peppol BIS Billing. eConnect aktualizuje artefakty Schematron i listy kodów, gdy nowa wersja staje się obowiązkowa. Walidator online zawsze waliduje względem aktualnej wersji.

Wskazówka: po aktualizacji specyfikacji warto sprawdzić, czy Państwa faktury nadal są poprawne. Nowe reguły mogą stawiać bardziej rygorystyczne wymagania wobec pól, które wcześniej były opcjonalne.

Chcą Państwo sprawdzić pliki przykładowe, aby zweryfikować budowę swojego XML? Pobierz pliki przykładowe.

• Pobieranie plików przykładowych i szablonów NLCIUS
• Jaka jest różnica między XML, UBL, BIS Billing V3 i NLCIUS?
• Rejestracja w Peppol do wysyłania i odbierania