Was ist 3-Way-Matching?
3-Way-Matching ist ein wichtiges Kontrollmechanismus, das Unternehmen verwenden, um sicherzustellen, dass Zahlungen an Lieferanten korrekt und gerechtfertigt sind. Der Prozess vergleicht drei Dokumente miteinander: die Bestellung, den Lieferschein (oder Wareneingangsdokument) und die Rechnung. Dies hilft dabei, Fehler zu erkennen und zu verhindern, dass zu viel gezahlt wird oder dass für nicht erhaltene Waren gezahlt wird.
Wie funktioniert 3-Way-Matching?
Der 3-Way-Matching-Prozess erfolgt in den folgenden Schritten:
- Bestellung (Purchase Order - PO): Dieses Dokument wird von deinem Unternehmen an den Lieferanten geschickt und enthält Details über die bestellten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen und Preisen.
- Lieferschein (Packing Slip oder Delivery Note): Der Lieferant fügt der Lieferung einen Lieferschein bei. Dieses Dokument bestätigt die gelieferten Waren und gibt die Mengen und den Zustand der Artikel an. Dein Unternehmen verwendet dieses Dokument, um zu überprüfen, ob alles, was bestellt wurde, auch tatsächlich empfangen wurde.
- Rechnung: Der Lieferant sendet eine Rechnung an dein Unternehmen für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Die Rechnung enthält die Preise und Mengen, die in der Bestellung vereinbart wurden.
Vergleichsprozess
Im 3-Way-Matching-Prozess werden diese drei Dokumente verglichen, um sicherzustellen, dass:
- Die Mengen auf der Bestellung mit denen auf dem Lieferschein und der Rechnung übereinstimmen.
- Die Preise auf der Bestellung mit denen auf der Rechnung übereinstimmen.
- Die auf dem Lieferschein aufgeführten Waren tatsächlich empfangen wurden und sich in gutem Zustand befinden.
Wenn alle Daten übereinstimmen, kann die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden. Wenn es Diskrepanzen gibt, müssen diese untersucht und gelöst werden, bevor die Zahlung erfolgt.
Siehe diesen Artikel für eine genauere Betrachtung des 3-Way-Matching.
