Einführung

In diesem Artikel erkunden wir die Welt der elektronischen Dokumentenstandards, mit besonderem Fokus auf jene Standards, die den Weg zur automatischen Verarbeitung ebnen, wie es bei der E-Rechnungsstellung der Fall ist.

PDF und elektronische Dokumente

Der grundlegende Unterschied zwischen einer PDF-Datei und einem elektronischen Finanzdokument liegt in der Verarbeitbarkeit der Informationen. Eine PDF-Datei fungiert als digitales Papierdokument, das auf verschiedenen Plattformen visuell einheitlich ist, dessen Inhalt jedoch nicht direkt von Finanzsoftware verarbeitet werden kann. Elektronische Finanzdokumente hingegen, wie E-Rechnungen im XML-Format, enthalten strukturierte Daten, die von Computersystemen automatisch gelesen, interpretiert und verarbeitet werden können, was eine effiziente, genaue und automatisierte Übermittlung von Finanzinformationen zwischen verschiedenen Parteien ermöglicht.

Mit einer "Scan Erkennung as a Service"-Lösung kann der Nachteil von PDF-Dokumenten weitgehend aufgehoben werden, jedoch bleibt die Qualität und Zuverlässigkeit eines XML-Dokuments immer höher.

Elektronischer Austausch

E-Rechnungsstellung umfasst neben den Dokumentenstandards auch den Prozess des elektronischen Versands und Empfangs von Rechnungen, wodurch das Dokument automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Zusammen mit einem XML-Nachrichtenstandard reduziert dieser Prozess die Notwendigkeit manueller Eingaben, minimiert die Fehleranfälligkeit, beschleunigt Zahlungszyklen und trägt zur Nachhaltigkeit bei, indem der Papierverbrauch reduziert wird.

Semantische Normen: Die Basis des Datenaustauschs

Semantische Normen definieren die Bedeutung der Daten innerhalb eines Dokuments. Im Kontext der E-Rechnungsstellung spezifizieren diese Normen die inhaltlichen Bedeutungen der Felder einer Rechnung – wie welche Informationen eine Rechnung enthalten muss und wie diese Informationen interpretiert werden sollen – um eine einheitliche Interpretation und Verarbeitung über verschiedene Systeme hinweg zu gewährleisten.

Da die gleichen Bedeutungen den Datenelementen zugeordnet werden, können sowohl Absender als auch Empfänger die Informationen einheitlich interpretieren, unabhängig von den verwendeten Systemen oder Technologien. Diese Normen sind entscheidend für die Erreichung von Interoperabilität und Automatisierung im großen Maßstab, was zu verbesserter Genauigkeit, niedrigeren Verarbeitungsgebühren und kürzeren Zahlungsfristen führt.

Europäische Norm EN16931

Die Europäische Norm EN16931 spielt eine entscheidende Rolle bei der Harmonisierung der E-Rechnungspraktiken innerhalb der Europäischen Union. Diese Norm definiert ein „Core“-Rechnungsmodell, das die Grundlage für die semantischen Daten bildet, die in einer E-Rechnung enthalten sein müssen. Das Modell zielt darauf ab, ein gemeinsames Verständnis und Format für die wesentlichen Informationen festzulegen, die in jeder Rechnung vorhanden sein müssen, wie Lieferantendaten, Käufernamen, Rechnungsdaten sowie die Beschreibung und Preise der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.

Die Europäische Norm ist in die Gesetzgebung aufgenommen worden und stellt sicher, dass sich insbesondere die Behörden an diese Norm in zukünftigen Entwicklungen halten müssen.

PINT: weltweiter semantischer Nachrichtenstandard

PINT wurde als semantischer Standard entwickelt, der speziell darauf abzielt, die grenzüberschreitende E-Rechnungsstellung zu vereinfachen, auch außerhalb Europas. PINT ist so gestaltet, dass es die weltweite E-Rechnungsstellung unterstützt, wobei der Kern der Rechnung noch kleiner ist als im Europäischen Modell.

Der semantische Nachrichtenstandard von eConnect

Eine praktische Umsetzung eines semantischen Modells findet sich bei eConnect, wo auf Basis von PINT und der Europäischen Norm ein übergreifendes semantisches Modell entwickelt wurde. Damit ist es möglich, eine Rechnung auf benutzerfreundliche Weise zu lesen, unabhängig von den zugrunde liegenden Nachrichtenarten. Dies vereinfacht die Materie und gewährleistet gleichzeitig die Interoperabilität.

Vorteile semantischer Normen

Einheitlichkeit: Eine standardisierte semantische Norm hilft, die Komplexität und Vielfalt von Rechnungsformaten zu reduzieren.

Interoperabilität: Sie erleichtert den grenzüberschreitenden Handel, indem sie die Kompatibilität zwischen verschiedenen E-Rechnungssystemen gewährleistet.

Compliance: Sie hilft Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, da die Verwendung eines normierten Modells von Behörden innerhalb der EU anerkannt und oft gefordert wird.

Effizienzsteigerung: Sie trägt zur Optimierung der Rechnungsprozesse im öffentlichen Sektor bei, was zu schnelleren Bearbeitungszeiten und höherer Effizienz führt.

Was ist eine Core Invoice Usage Specification (CIUS)?

Eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) ist eine spezifische Implementierung, die detaillierte Anweisungen und Anpassungen für die Verwendung der Europäischen Norm EN16931 für die E-Rechnungsstellung bietet. Die CIUS definiert, wie die Basiselemente einer semantischen Norm verwendet oder eingeschränkt werden sollten, um spezifische geschäftliche, sektorale, regionale oder nationale Anforderungen zu erfüllen. Ziel einer CIUS ist es, die Interoperabilität zu erhöhen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Norm flexibel genug ist, um unterschiedliche Bedürfnisse und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Ein Beispiel dafür ist die NLCIUS für die Anwendung der Europäischen Norm EN16931 in den Niederlanden. Auch die BISv3 von Peppol ist eine CIUS für die Verwendung der Europäischen Norm innerhalb von Peppol.

Der Einsatz von CIUS und Erweiterungen für spezifische Implementierungen

Eine CIUS oder Erweiterung ermöglicht es Organisationen, allgemeine E-Rechnungsnormen anzupassen und für ihren spezifischen Kontext zu spezifizieren. Dies kann erforderlich sein für:

Branchenspezifische Anforderungen: Verschiedene Branchen können einzigartige Rechnungsanforderungen haben, die nicht vollständig durch die Basissätze semantischer Normen abgedeckt werden.

Regionale oder nationale Gesetze: Gesetze und Vorschriften zur Rechnungsstellung können stark von Land zu Land oder Region zu Region variieren, was Anpassungen erforderlich macht, um diese spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Spezifische Geschäftsprozesse: Unternehmen können einzigartige operative Prozesse haben, die spezifische Datenelemente oder Strukturen in ihren E-Rechnungspraktiken erfordern.

Eine CIUS macht eine semantische Norm spezifischer, also strenger. Meistens werden optionale Felder oder bestimmte Werte in bestimmten Situationen verlangt, wenn dies in der Anwendung von Bedeutung ist. So kann in den Niederlanden beispielsweise eine Handelskammernummer oder eine OIN-Nummer als Kennung einer Organisation obligatorisch sein, während dies außerhalb der Niederlande nicht der Fall ist.

Es ist wichtig, bei der Verwendung von CIUS zurückhaltend zu sein, da die Komplexität zunimmt und die Interoperabilität abnimmt. Außerdem bringt eine CIUS Kosten für die Wartung und Implementierung auf dem Markt mit sich.

Eine gute Anwendung einer Erweiterung ist es, optionale Daten zu einem Dokument hinzuzufügen. Indem die Daten nicht verpflichtend gemacht werden, kann man wählen, die Vorteile der Nutzung zu implementieren. Ein Beispiel hierfür sind die Zählerstände, die in der SEEF (Energieerweiterung) enthalten sind. Wenn Sie diese Zählerstände nicht verwenden, ist das kein Problem und die Rechnung kann trotzdem verarbeitet werden.

Was ist eine Syntax?

Während semantische Normen das "Was" der Daten bestimmen, konzentrieren sich Syntaxen auf das "Wie" – die Art und Weise, wie Daten strukturiert und für den elektronischen Austausch formatiert werden. Syntaxen wie XML (eXtensible Markup Language) oder JSON (JavaScript Object Notation) bieten einen Rahmen für die Kodierung von Dokumenten, sodass diese von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können.

Im Kontext der E-Rechnungsstellung sind UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT zwei prominente Beispiele für Syntaxen, die verwendet werden, um den Austausch elektronischer Dokumente, einschließlich Rechnungen, zu erleichtern. Jede dieser Syntaxen bietet einen Rahmen für die Kodierung von Informationen, sodass diese von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können, wobei die Interoperabilität zwischen verschiedenen Technologien und Plattformen gewährleistet wird.

Beide Syntaxen können verwendet werden, um eine BISv3- oder NLCIUS-Rechnung zu erstellen.

UBL (Universal Business Language)

UBL wurde von der Organisation OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) entwickelt und speziell darauf ausgelegt, den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen zu standardisieren. UBL verwendet XML (eXtensible Markup Language), um eine standardisierte Sammlung von Geschäftsdokumenten zu definieren:

Flexibilität und Erweiterbarkeit: UBL ist so konzipiert, dass es einfach angepasst und erweitert werden kann, um spezifischen Geschäftsanforderungen und -prozessen gerecht zu werden, ohne die allgemeine Kompatibilität zu verlieren.

Internationale Verbreitung: Es wird weltweit im internationalen Handel und von Regierungsbehörden verwendet, was auf die breite Unterstützung und Verbreitung im PEPPOL-Netzwerk für grenzüberschreitende Transaktionen zurückzuführen ist.

UN/CEFACT

UN/CEFACT, entwickelt von der Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa, zielt darauf ab, die Fähigkeit zu verbessern, elektronischen Handel zu betreiben, und trägt zur Entwicklung von Standards für den elektronischen Datenaustausch bei. UN/CEFACT verwendet mehrere Formate, einschließlich XML, ist jedoch auch bekannt für seine Arbeit an der Definition von EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), einem älteren, aber immer noch weit verbreiteten Format für den elektronischen Datenaustausch:

Breites Anwendungsspektrum: UN/CEFACT konzentriert sich nicht nur auf die Rechnungsstellung, sondern bietet einen umfassenden Rahmen für verschiedene Aspekte des elektronischen Handels und des Datenaustauschs.

Fokus auf internationalen Handel: Die Standards und Empfehlungen von UN/CEFACT sind darauf ausgelegt, die Effizienz und Interoperabilität internationaler Handelsprozesse zu verbessern.

Syntax Mapping und Validierungsartefakte

In der Welt der E-Rechnungsstellung sind „Syntax Mapping“ und „Validierungsartefakte“ entscheidende Komponenten, die eine reibungslose, genaue Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen und Standards gewährleisten. Im Folgenden erkunden wir, was diese Begriffe bedeuten und warum sie wichtig sind.

Syntax Mapping

Damit kommen Semantik und Syntax zusammen. Syntax Mapping verbindet Elemente eines semantischen Standards (die Bedeutung und der Inhalt der Informationen) mit einer spezifischen Syntax (dem Format und der Kodierung der Informationen) wie UBL oder UN/CEFACT. Damit wird die semantische Rechnung (BISv3) unabhängig von der Syntax (UBL) definiert. Dieser Prozess ist also unerlässlich, wenn dieselben semantischen Informationen in verschiedenen technischen Formaten ausgedrückt werden müssen, abhängig von den Anforderungen des empfangenden Systems oder des verwendeten Netzwerks.

Validierungsartefakte

Validierungsartefakte sind Werkzeuge oder Dateien, die verwendet werden, um zu überprüfen, ob ein elektronisches Dokument (wie eine E-Rechnung) einem bestimmten Standard oder einer Reihe von Regeln entspricht. Diese können Schemas (XSD), Geschäftslogikregeln (Schematron) oder andere Spezifikationen umfassen, die verwendet werden, um die Struktur, den Inhalt und die Konsistenz der Daten zu validieren.

Im besten Fall werden die Validierungsregeln in der semantischen Norm definiert, sodass sie auf verschiedene Syntaxen angewendet werden können. Damit ist die Validierungsregel der NLCIUS inhaltlich zwischen einer UBL und einer UN/CEFACT gleich, aber die Felder in der XML und die Formeln zur Durchführung dieser Validierung sind unterschiedlich.

Fazit: Integrierter Ansatz für die E-Rechnungsstellung

Die digitale Transformation von Finanzprozessen, insbesondere der E-Rechnungsstellung, erfordert einen strukturierten und integrierten Ansatz. Die Implementierung und der Erfolg der E-Rechnungsstellung hängen von einem tiefen Verständnis und einer effektiven Nutzung semantischer Normen, Syntax Mapping und Validierungsartefakte ab. Diese drei Elemente bilden das Rückgrat eines effizienten, zuverlässigen und interoperablen E-Rechnungsstellungs-Ökosystems.

Semantische Normen schaffen eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis, was für die korrekte Interpretation der Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Parteien und Systemen unerlässlich ist. Syntax Mapping ermöglicht es, diese universellen Begriffe in verschiedene technische Formate zu übersetzen, wodurch der Datenaustausch zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen und Unternehmenssoftware erleichtert wird. Validierungsartefakte gewährleisten schließlich die Integrität und Konformität der E-Rechnungen mit den festgelegten Normen und Spezifikationen, was für die automatische Verarbeitung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.

Die integrierte Anwendung dieser Komponenten trägt erheblich zum Erfolg der E-Rechnungsstellung bei, indem sie:

• Effizienz und Automatisierung erhöht, wodurch der Rechnungsstellungsprozess schneller und weniger fehleranfällig wird.
• Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen fördert, was für den internationalen Handel und öffentliche Ausschreibungen entscheidend ist.
• Compliance mit regionalen und internationalen Vorschriften sicherstellt, was zu einem reibungslosen Geschäftsbetrieb beiträgt und rechtliche Komplikationen vermeidet.