Einkaufs- und Verkaufsrechnungen auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung: eConnect verarbeitet sie automatisch in Richtung Ihrer angebundenen Software. Wir übernehmen Empfang, Erkennung, Validierung und Weiterleitung. Ihr ERP- oder Buchhaltungspaket übernimmt danach Buchung, Workflow und Matching.
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Unabhängig vom Format oder vom Kanal, über den eine Rechnung eingeht, stellt eConnect sicher, dass sie automatisch in Ihrer Finanzsoftware ankommt. Papier, PDF, XML oder Peppol, das spielt keine Rolle.
Der Intelligent Document Recogniser (IDR) von eConnect verarbeitet 100% aller eingereichten Rechnungen als Recognition as a Service. Senden Sie ein PDF, einen Scan, ein Foto oder einen Beleg ein und Sie erhalten eine validierte E-Rechnung zurück. Keine kundenseitige Ausfallbox, keine Vorlagen pro Lieferant und kein Anlernen von Lieferanten. Alles läuft in der Cloud und wird laufend verbessert.
Der IDR kombiniert drei Technologieebenen. Die erste Ebene ist OCR (optische Zeichenerkennung) zum Lesen von Dokumenten. Die zweite Ebene ist ein KI-Sprachmodell zur Unterstützung der Extraktion. Die dritte und unterscheidende Ebene ist die eigene Interpretations-, Validierungs- und Lerntechnologie von eConnect: ein selbstlernendes System, in dem jede Korrektur als Trainingsdaten zurückgeführt wird, sodass die KI-Erkennung sich laufend verbessert. Diese Ebene bestimmt, was ein Dokument bedeutet, welche Felder relevant sind und wie Daten strukturiert werden. Sie ist vollständig eigene Entwicklung und die Quelle der Unterscheidungskraft.
Die KI verbessert die Erkennung laufend im Hintergrund, für alle gleichzeitig. Lieferanten müssen nicht eingerichtet oder angelernt werden.
Bei Zweifel prüft das Quality-Control-Team die Rechnung. So werden immer alle Rechnungen verarbeitet, ohne Ausfallbox auf Ihrer Seite. Erinnerungen und Proformas werden automatisch abgelehnt.
Der IDR splittet Positionen auf einer PDF-Rechnung in Transaktionszeilen. Mit der "No Lines No Pay" Garantie zahlen Sie nur für erkannte Positionen.
100% PDF-Verarbeitung, innerhalb eines Arbeitstags. Wo herkömmliche OCR-Lösungen Zweifelsfälle in Ihre Ausfallbox zurücklegen, verarbeitet der KI-gestützte IDR jede eingereichte Rechnung: automatisch in durchschnittlich 20 bis 30 Sekunden, und bei Zweifel über das Quality-Control-Team innerhalb höchstens eines Arbeitstags. Kein Anlernen pro Lieferant, keine Vorlagen, kein Ausfall bei Ihnen, mit der SLA-Garantie, dass 99% aller Dokumente innerhalb von 8 Arbeitsstunden verarbeitet sind. Lesen Sie auf Scan & Erkennung, wie die Erkennung im Detail funktioniert.
Neben Rechnungen verarbeitet der IDR auch Belege (Kartenzahlung, Spesen), Reisekostenabrechnungen (Kilometergeld, Reisekosten) und Lieferscheine. Die Verarbeitung von Bestellungen ist operativ in der Beta. Die Architektur ist dokumenttypagnostisch und auf andere Dokumenttypen erweiterbar.
Der IDR Professional erkennt MwSt-Bemessungsgrundlagen auf Rechnungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und weist automatisch den richtigen MwSt-Code gemäß EN16931/NLCIUS zu. Das ist besonders relevant im Bau (verlegte MwSt bei Nachunternehmern) und bei Wohnungsunternehmen. Der IDR wendet automatisch AE für inländische Verlagerung, K für innergemeinschaftliche Lieferung und G für Export außerhalb der EU an.
Die E-Mail-Klassifizierung erkennt automatisch, ob eine eingehende E-Mail eine Rechnung enthält, und leitet sie in den richtigen Verarbeitungsprozess. Das System erkennt mehr als zehn Dokumenttypen, darunter Rechnungen, Proformas, Belege, Lieferscheine, Bestellungen und Erinnerungen, auf Basis eines visuellen Fingerabdrucks und textlicher Prüfungen über OCR.
Legen Sie pro Organisation eine vertrauenswürdige E-Mail-Adresse für die eingehende Rechnungsverarbeitung über den Email Receiver an. XML-Rechnungen werden direkt über Peppol verarbeitet, PDFs über den IDR. Bei mehreren Mandanten erkennt die Plattform automatisch, für welche Verwaltung die Rechnung bestimmt ist. Eine direkte Anbindung an Office 365 ist für bestehende Postfächer verfügbar.
Die Verarbeitung liefert strukturierte Rechnungsdaten an Ihre Finanzsoftware. Das ERP- oder Buchhaltungspaket bestimmt anschließend, wie Buchungsvorschläge, Workflow, Matching, Sachkonto, Belegnummer und Buchungsperiode angewendet werden. Der Autopilot unterstützt bei angebundenen Cloud-Paketen, während die ERP-spezifische Einrichtung im Scope Ihres ERP-Beraters bleibt.
Erkennt automatisch, welche E-Mails Rechnungen enthalten, und leitet sie zur Verarbeitung weiter.
Setzt PDFs, Scans und Fotos mit KI in validierte E-Rechnungen um.
Reichert Rechnungsdaten mit Kostenstellen und Sachkonten über konfigurierbare Regeln an.
Prüft jedes Dokument gegen länderspezifische Regeln vor Verarbeitung und Versand.
Rechnungsverarbeitung ist kein einzelnes Werkzeug, sondern eine Kette von Gliedern, die einander verstärken. E-Mail-Klassifizierung sortiert den Eingangsstrom, Scan & Erkennung setzt PDFs mit KI in strukturierte Daten um, Rule Based Enrichment ergänzt Kostenstellen und Sachkonten über Geschäftsregeln, und Validierung prüft, dass das Endergebnis stimmt. Jedes Glied ist einzeln einsetzbar, gemeinsam liefern sie den höchsten Automatisierungsgrad.
Kombinieren Sie Peppol, E-Mail und Upload in einem automatisierten Verarbeitungsstrom.
Jedes Format, jeder Empfänger: automatische Konvertierung zwischen UBL, CII, NLCIUS, XRechnung und Factur-X.
Verknüpfen Sie Bestellung und Rechnung für eine geschlossene Purchase-to-Pay-Kette mit automatischem Matching.
Arbeiten Sie mit mehreren Kanälen, Formaten oder einem Bestellprozess? Diese Lösungen schließen direkt an die Verarbeitungskette an, ohne zusätzliche Integration.
No matching kundenberichte.
Manuelle Rechnungsverarbeitung kostet Zeit, ist fehleranfällig und skaliert nicht mit dem Volumen. Jede Rechnung, die manuell erfasst, geprüft und gebucht wird, kostet im Durchschnitt mehrere Minuten. Bei hundert Rechnungen pro Woche summiert sich das auf einen erheblichen Teil einer Arbeitswoche.
Automatische Rechnungsverarbeitung über eConnect beseitigt den größten Teil dieser Handarbeit. Unabhängig davon, ob eine Rechnung über Peppol, per E-Mail oder als PDF eingeht, stellt die Plattform sicher, dass die Rechnung automatisch in Ihrer Finanzsoftware ankommt. E-Rechnungen über Peppol werden direkt verarbeitet. PDF-Rechnungen werden über den IDR analysiert, validiert und in strukturierte Daten umgewandelt. Der Email Receiver erkennt automatisch, welche E-Mails Rechnungen enthalten, und leitet sie in den richtigen Verarbeitungsprozess. Das Ergebnis: weniger Handarbeit, weniger Fehler, schnellere Verarbeitung und niedrigere Kosten pro Rechnung.
Dadurch entsteht ein stabilerer Prozess, in dem Teams weniger Zeit für Ausnahmen aufwenden und mehr Raum für inhaltliche Prüfungen zu Lieferantenvereinbarungen, Budgets und abweichenden Buchungsmustern behalten. Das stärkt sowohl die Qualität Ihrer Administration als auch die Vorhersehbarkeit Ihres Monatsabschlusses.
Standard-OCR liest Text von einem Dokument, versteht aber nicht, was dieser Text bedeutet. Sie erkennt, dass "1.250,00" dasteht, aber nicht, ob das der Rechnungsbetrag, die MwSt oder ein Artikelpreis ist. Der Intelligent Document Recogniser (IDR) von eConnect geht drei Ebenen tief.
Die erste Ebene ist OCR zum Lesen des Dokuments. Die zweite Ebene ist ein Sprachmodell, das bei der Feldextraktion hilft. Die dritte und unterscheidende Ebene ist die eigene Interpretations-, Validierungs- und Lerntechnologie von eConnect. Diese Ebene bestimmt, was ein Dokument bedeutet, welche Felder relevant sind und wie die Daten strukturiert werden müssen. Anschließend werden die Daten automatisch über KVK und Belastingdienst validiert. Das Ergebnis ist kein Rohtext, sondern eine vollständig strukturierte und validierte E-Rechnung, die direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden kann. Das System lernt außerdem laufend: Verbesserungen der Erkennung werden für alle Nutzer gleichzeitig ausgerollt, ohne dass Sie Lieferanten anlernen müssen.
Die Buchungsunterstützung kombiniert mehrere Informationsquellen, um strukturierte Rechnungsdaten und eventuelle Anreicherungen zu liefern. eConnect analysiert die Rechnungsdaten (Lieferant, Betrag, Beschreibung, MwSt-Satz) und kann die Rechnung mit Rule Based Enrichment (RBE) anreichern, zum Beispiel mit EAN-Nummern oder Kostenstellen, die nicht auf der Rechnung stehen.
Der Autopilot koppelt direkt mit Exact Online, SnelStart, Unit4 und Business Central. Die Kopplung übernimmt den Weg vom Rechnungseingang zum Paket. Das Paket bestimmt anschließend, wie Buchungsvorschläge, Stammdaten, Workflow und Buchung angewendet werden. Bei ausreichender Sicherheit kann ein Paket automatisch verarbeiten, bei geringerer Sicherheit kann der Vorschlag zur Freigabe angeboten werden, abhängig von der Einrichtung in diesem Paket. Zusätzlich ist über API, SFTP und HTTPS eine Anbindung an praktisch jedes Finanzsystem oder ERP-Paket möglich.
In der Praxis gibt das Organisationen die Möglichkeit, ihre bestehende Systemlandschaft zu behalten und trotzdem einen einheitlichen, skalierbaren Verarbeitungsprozess für Standardrechnungen und Ausnahmefälle aufzusetzen. Auch bei Wachstum auf mehrere Mandanten bleibt die Steuerung übersichtlich, weil dieselbe Logik zentral verfügbar bleibt.
Auf den Kernfeldern (Rechnungsnummer, Datum und Beträge) erreicht der IDR eine Richtigkeit von mehr als 98%, untermauert durch periodische Stichproben des Quality-Control-Teams. Die False-Positive-Rate (Dokumente, die fälschlich als korrekt weitergeleitet werden) liegt unter 2%.
Diese Genauigkeit ist das Ergebnis eines dreistufigen Qualitätssystems. Die erste Ebene ist die Quellenvalidierung: jeder erkannte Wert wird gegen eine andere Quelle geprüft, intern im Dokument oder extern über Register wie die Kamer van Koophandel und die Belastingdienst. Die zweite Ebene ist die menschliche Kontrolle bei Unsicherheit: wenn das System zweifelt, geht das Dokument an das Quality-Control-Team zur manuellen Prüfung. Die dritte Ebene ist der selbstlernende Feedbackmechanismus: Korrekturen durch das QC-Team werden automatisch als Trainingsdaten verarbeitet, sodass derselbe Fehler bei künftigen Dokumenten verhindert wird. Der IDR unterstützt mehr als 200 Sprachen, sowohl für Texterkennung als auch für Feldextraktion.
Diese Kombination aus automatischer Validierung und gezielter menschlicher Intervention sorgt dafür, dass Qualität nicht auf Kosten der Geschwindigkeit geht, auch nicht bei großen Mengen von Dokumenten mit unterschiedlichen Layouts.
Die durchschnittliche Verarbeitungszeit für Rechnungen, die vollständig automatisch verarbeitet werden, beträgt 20 bis 30 Sekunden. Die gesamte Durchlaufzeit einschließlich Wartezeit in der Verarbeitungswarteschlange liegt im Durchschnitt bei rund 3,5 Minuten. Bei einem plötzlichen Volumenanstieg wird automatisch skaliert: zusätzliche Verarbeitungskapazität wird zugeschaltet, sodass die Durchlaufzeit sich normalisiert.
Wenn das System an der Richtigkeit eines erkannten Werts zweifelt, wird die Aufgabe an das Quality-Control-Team zur manuellen Prüfung übergeben. In diesem Fall ist die Verarbeitungszeit länger, aber nie mehr als ein Arbeitstag. Die SLA-Garantie von eConnect ist klar: 99% aller Dokumente werden innerhalb von 8 Arbeitsstunden verarbeitet, mit monatlicher Berichterstattung. Dadurch bleibt Ihr Finanzprozess vorhersehbar, auch wenn das Volumen spitzt oder Lieferanten Dokumente in wechselnder Qualität anliefern.
Für Organisationen mit engen Abschlussfristen bedeutet das, dass die Durchlaufzeit beherrschbar bleibt und Ihre Planung weniger von punktuellen Spitzen oder abweichender Dokumentqualität abhängt. Das gibt mehr Ruhe im Tagesgeschäft und weniger Überraschungen für Finance und Management.
Die No Lines No Pay Garantie bedeutet, dass Sie nur für Positionen zahlen, die der IDR tatsächlich erkennt. Eine PDF-Rechnung mit fünf Rechnungspositionen liefert fünf Transaktionszeilen. Werden die Positionen nicht erkannt, zahlen Sie nicht für die Positionserkennung. Die Garantie gilt für alle Dokumente, die über den IDR verarbeitet werden. Die Erkennung wird laufend über den selbstlernenden Feedbackmechanismus verbessert: Korrekturen durch das Quality-Control-Team werden automatisch als Trainingsdaten verarbeitet, sodass die Erkennung für alle besser wird. In der Praxis bedeutet das, dass die Genauigkeit nach der Inbetriebnahme nur zunimmt, ohne dass Sie selbst etwas tun müssen.
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