Für Organisationen, die mit Unit4 Financials arbeiten, ist die Frage selten, ob E-Rechnung relevant ist. Die eigentliche Frage ist, wie man den Schritt macht, ohne die Kontrolle über bestehende Prozesse zu verlieren. In diesem Umfeld entstand die Zusammenarbeit zwischen Solmate und eConnect, mit einer klaren Aufgabenteilung und einem gemeinsamen Ziel: Implementierungen realisieren, die operativ sofort funktionieren.
Der Fall zeigt, dass dies auch unter herausfordernden Bedingungen möglich ist. In einer Phase, in der fast alle im Homeoffice arbeiteten, wurden zwei umfangreiche Kunden mit einem hybriden E-Rechnungsansatz in der Cloud live geschaltet, einschließlich Scan & Erkennen. Damit wurde nicht nur Technik geliefert, sondern auch nachweisbare Umsetzbarkeit in einer komplexen Praxis.
Die Herausforderung für Unit4-Kunden ist oft doppelt. Einerseits gibt es operativen Druck, den Rechnungsprozess zu modernisieren. Andererseits muss der gewählte Ansatz zur bestehenden Einrichtung, den Budgetverantwortlichen, Genehmigungen und Berichtszyklen passen. Ohne gute Kettenintegration entsteht schnell eine Lösung, die technisch funktioniert, aber im täglichen Betrieb Reibung verursacht.
Dazu kam in dieser Phase eine zusätzliche Komplikation. Die Implementierungen fanden in einer Phase statt, in der Projektteams, Key User und Support größtenteils remote arbeiteten. Abstimmungen, Einrichtung, Koordination und Nutzerbegleitung mussten vollständig virtuell organisiert werden.
In einem solchen Kontext wird die Zusammenarbeit zwischen Spezialisten entscheidend. Nicht alles gleichzeitig selbst erledigen wollen, sondern sicherstellen, dass jede Partei die Rolle übernimmt, in der sie am stärksten ist.
Der Kern des Ansatzes war eine klare Leistungsabgrenzung. Solmate konzentrierte sich auf die Implementierungsseite bei Organisationen, die mit Unit4 Financials arbeiten. eConnect lieferte die E-Rechnungstechnik, einschließlich API-Anbindung und die hybriden Verarbeitungsmöglichkeiten in der Cloud.
Hybrid bedeutete in diesem Fall, dass nicht nur strukturierte elektronische Rechnungen unterstützt wurden, sondern auch Dokumente per Scan & Erkennen. Damit wurde ein realistischer Migrationspfad möglich: Organisationen konnten bereits mit E-Rechnung live gehen, während die Kette auch Dokumente verarbeiten konnte, die noch nicht vollständig strukturiert eingehen.
Ein wichtiger inhaltlicher Punkt im Ansatz war die Verarbeitungslogik in Unit4. Eine Rechnung geht elektronisch im Register ein und enthält direkt die relevanten Grunddaten wie Kreditoreninformationen, Betrag und Rechnungsnummer. Anschließend folgt eine Prüfung auf Legitimität und Doppeleinreichung, sodass Rauschen früh im Prozess herausgefiltert wird.
Danach kann die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung kodieren, etwa mit Kostenstelle und Mehrwertsteuercode. Wenn das Verbindlichkeitenmodul genutzt wird, kann die Kodierung automatisch aus der Bestellung übernommen werden. Nach Genehmigung durch die Budgetverantwortlichen kann die Zahlung erfolgen.
Indem diese Kette Schritt für Schritt an bestehende Arbeitsvereinbarungen angepasst wurde, wurde die Implementierung nicht als separates IT-Projekt wahrgenommen, sondern als Verbesserung des täglichen Finanzprozesses.
Das greifbarste Ergebnis dieses Falls ist, dass zwei umfangreiche Kunden in einer kurzen, intensiven Phase live gegangen sind, trotz der Einschränkungen durch vollständig virtuelle Zusammenarbeit.
Damit wurde nicht nur technische Lieferung erreicht, sondern auch organisatorische Akzeptanz. Die Projekte umfassten sowohl Projektbesprechungen als auch Nutzerschulungen auf Distanz, und laut den beteiligten Teams erforderte das von allen Parteien zusätzliche Flexibilität und Kreativität.
Ein zweites Ergebnis ist die Bestätigung der gewählten Aufgabenteilung. Die Kombination aus Implementierungsexpertise auf Solmate-Seite und E-Rechnungstechnologie auf eConnect-Seite passte laut beiden Parteien gut zur operativen Anforderung der Auftraggeber. Das macht das Modell skalierbar für vergleichbare Unit4-Umgebungen.
Der Fall zeigt auch, dass ein cloudorientierter Ansatz gut mit strikter Financial Governance vereinbar ist. Indem Rechnungen früh in der Kette validiert und die Folgeschritte klar an den bestehenden Genehmigungsprozess angepasst wurden, blieb der Übergang für Finance und IT beherrschbar.
Auch in der Kundenerfahrung zeigte sich das. In der Quelle wird Kundenzufriedenheit ausdrücklich als Kernpfeiler genannt, mit konkreten Beispielen für Supporteinsatz außerhalb der regulären Geschäftszeiten, um kritische Kundenmomente zu ermöglichen. Das zeigt, dass Erfolg in dieser Art von Projekten nicht allein aus Software kommt, sondern aus konsequenter Ausführung, auch in Momenten, in denen Deadlines wirklich eng werden.
Schließlich bietet der hybride Ansatz einen praktischen Weg für Organisationen, die nicht auf einmal vollständig standardisiert arbeiten können. Durch den kombinierten Einsatz von E-Rechnung und Scan & Erkennen entsteht Fortschritt, ohne dass der Prozess bei Ausnahmen zum Stillstand kommt.
Damit ist dieses Projekt nicht nur eine Implementierungsgeschichte, sondern auch eine Roadmap für schrittweise Reife. Organisationen müssen nicht auf ein perfektes Zielbild warten. Sie können mit einer funktionierenden hybriden Basis starten und von dort aus kontrolliert weiterentwickeln.
"Kundenzufriedenheit ist einer unserer wichtigsten Pfeiler, dafür tun wir sehr viel." Carlo Rolle, Solmate
- Arbeiten Sie mit einer klaren fachlichen Aufgabenteilung, das beschleunigt die Entscheidungsfindung während der Implementierung.
- Wählen Sie bei Migrationen einen hybriden Weg, wenn der Dokumentenfluss noch nicht vollständig einheitlich ist.
- Richten Sie die virtuelle Zusammenarbeit explizit ein, einschließlich Besprechungsstruktur und Nutzerbegleitung.
- Verknüpfen Sie die technische Validierung direkt mit Prozessschritten im Finance, so vermeiden Sie nachträgliche Korrekturen.
- Betrachten Sie Support nicht als nachgeordneten Posten, sondern als integralen Bestandteil einer erfolgreichen Live-Schaltung.
- Für Organisationen, die Unit4 Financials oder Unit4 ERP verwenden und ihren eingehenden Rechnungsprozess modernisieren möchten.
- Für Finance- und Implementierungsteams, die E-Rechnung mit Scan & Erkennen innerhalb einer funktionierenden Kette kombinieren möchten.
- Für Organisationen, die unter Zeitdruck oder in hybriden Kooperationsformen kontrolliert live gehen wollen.
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