Der Intelligent Document Recogniser (IDR) ist die hauseigene Technologie von eConnect, die PDF-Dokumente, Bilder und Belege in validierte elektronische Dokumente umwandelt. Das System verarbeitet 100 % aller eingereichten Dokumente und wird durch die Nutzung kontinuierlich besser.

Neben Rechnungen kann der IDR auch Bestellungen (Purchase Orders) erkennen und umwandeln. Diese Funktionalität nutzt dieselben drei Technologieebenen wie die Rechnungserkennung. Die Bestellungserkennung ist derzeit als Beta verfügbar und wird aktiv weiterentwickelt.

Der IDR kombiniert drei Ebenen, die zusammenwirken, um Dokumente zu erkennen und zu verarbeiten:

OCR-Ebene: Der erste Schritt ist reine Texterkennung über OCR. Diese Ebene liest den Text auf dem Dokument, unabhängig von der Sprache (über 200 Sprachen werden unterstützt) oder dem Format.

LLM-Ebene: Ein Large Language Model hilft bei der Interpretation des erkannten Textes. Das Modell versteht den Kontext der Informationen und unterstützt bei der Zuordnung von Text zu den richtigen Rechnungselementen.

Dokumentinterpretation: Dies ist der Kern des IDR und vollständig hauseigene Technologie von eConnect. Diese Ebene bestimmt, was das Dokument bedeutet, welche Felder relevant sind, wie die Daten strukturiert werden müssen und ob alles korrekt ist. Die hier verankerte Intelligenz, einschließlich des selbstlernenden Systems, der Validierungsregeln und der Feedback-Schleife, ist das Differenzierungsmerkmal von eConnect.

OCR und LLM sind Standarddienste. Der eigentliche Wert liegt in der Interpretations- und Validierungsebene, die eConnect selbst entwickelt und betreibt.

Das folgende Diagramm zeigt, wie eine PDF-Rechnung durch die drei Ebenen des IDR zu einer validierten E-Rechnung verarbeitet wird.

Der IDR erkennt automatisch alle relevanten Rechnungselemente:

• Lieferant und Käufer (Name, Adresse, Handelsregisternummer, USt-IdNr.)
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Beträge (Zwischensumme, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag)
• Zahlungsdaten (IBAN, Zahlungsreferenz)
• Bestellnummern und Referenzen (mit Professional-Abonnement)
• Rechnungszeilen mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und Zeilenbetrag (Zeilenerkennung)

Seit Juli 2024 bietet der IDR auch Zeilenerkennung: die Aufteilung von PDF-Rechnungszeilen in einzelne Transaktionszeilen. Pro Zeile werden Beschreibung, Preis, Menge, Zeilenbetrag und Referenzfelder erkannt.

Standardmäßig werden 80 % der Rechnungszeilen automatisch erkannt. Die übrigen 20 % fallen auf die Standardverarbeitung zurück, bei der die Zwischensumme pro Umsatzsteuersatz verwendet wird. Dabei gilt die "No Lines No Pay"-Garantie: Sie bezahlen nur für Zeilen, die tatsächlich erfolgreich erkannt wurden.

Optional können Sie die Zeilenvalidierung aktivieren. Das eConnect-Validierungsteam prüft dann die nicht automatisch erkannten Zeilen, sodass Sie eine 100-%-Garantie auf Rechnungserkennung auf Zeilenebene erhalten.

Der IDR wird besser, je mehr Rechnungen verarbeitet werden. Dies funktioniert über eine Feedback-Schleife:

• Bei jeder verarbeiteten Rechnung vergleicht das System die erkannten Werte mit zuvor gespeicherten Mustern desselben Lieferanten.
• Wenn der IDR nicht sicher genug ist, geht die Rechnung an das Quality-Control-Team zur manuellen Überprüfung.
• Jede Korrektur durch das QC-Team wird als "Hinweis" an das System zurückgegeben und trainiert die KI für zukünftige Erkennungen.
• Auch Kundenfeedback wird verarbeitet: Gemeldete Fehler werden analysiert, in Testverfahren aufgenommen und strukturell verhindert.

Das Ergebnis ist ein System, das sich kontinuierlich verbessert. Ein Fehler, der einmal auftritt, bleibt nicht bestehen; er wird behoben und das System lernt daraus.

Der IDR erzielt hohe Genauigkeitswerte:

• Auf Kernfeldern (Rechnungsnummer, Datum, Beträge): > 98 % korrekt (belegt durch periodische Stichproben)
• SLA-Garantie: 99 % der Dokumente innerhalb von 8 Arbeitsstunden verarbeitet

Die Architektur verhindert strukturelle Fehler, indem jeder erkannte Wert gegen eine andere Quelle validiert wird (dokumentintern oder extern). Bei Zweifeln wird das Dokument an das QC-Team weitergeleitet, was eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet.

Die reine Verarbeitungszeit für automatisch verarbeitete Dokumente beträgt durchschnittlich 5 bis 30 Sekunden. Die Gesamtdurchlaufzeit einschließlich Wartezeit in der Warteschlange liegt durchschnittlich bei ca. 3,5 Minuten. Mit der Prioritätsoption (verfügbar bei höheren Abonnements) erhalten Dokumente Vorrang.

Der IDR erkennt auch länderspezifische Zahlungsreferenzen:

• Belgisches OGM (gestructureerde mededeling): Das Format +++XXX/XXXX/XXXXX+++ mit integrierter Prüfsummenvalidierung
• Norwegische KID-Nummer: Strukturierte Zahlungsreferenz für norwegische Rechnungen
• Schweizer QR-Code: Zahlungsdaten aus dem QR-Code auf Schweizer Rechnungen

Diese Erkennungsfunktionen sind Teil der Professional-Version des IDR.

Möchten Sie selbst erleben, wie der IDR funktioniert? Reichen Sie eine Testrechnung ein und sehen Sie sich das Ergebnis in Ihrem Posteingang an.