Wie Gutschriften verarbeitet werden, warum eine eindeutige Gutschriftnummer wichtig ist und typische Probleme.
Die IDR erkennt und verarbeitet Gutschriften auf dieselbe Weise wie reguläre Rechnungen. Es gibt jedoch einige Punkte, die Sie kennen sollten, um Probleme zu vermeiden.
Eine Gutschrift muss immer eine eigene, eindeutige Rechnungsnummer haben. Es ist nicht korrekt, die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung auf der Gutschrift wiederzuverwenden. Die Gutschrift verweist über ein Referenzfeld auf die ursprüngliche Rechnung, nicht über die Rechnungsnummer selbst.
Gibt der Lieferant der Gutschrift keine eigene Nummer, kann das Probleme bei der Duplikaterkennung verursachen (siehe unten).
Eine Gutschrift kann fälschlicherweise als Duplikat zurückgehalten werden. Das passiert, wenn die IDR die Bestellnummer auf der Gutschrift als Rechnungsnummer erkennt. Diese Bestellnummer ist zuvor auch auf anderen Rechnungen vorgekommen, sodass die Plattform annimmt, dass das Dokument bereits empfangen wurde.
Woran erkennen Sie das? Die Gutschrift erscheint nicht in Ihrem Posteingang und die Plattform zeigt eine Duplikatmeldung.
Was können Sie tun?
Hinweis: Die Rechnungsnummer in der XML ist in diesem Fall nicht korrekt (dort steht die Bestellnummer statt der Gutschriftnummer). Prüfen Sie das in Ihrer Buchhaltung.
Nach der Verarbeitung wird die Gutschrift in eine UBL Credit Note umgewandelt. Die E-Rechnung enthält:
Manchmal erkennt die IDR eine Gutschrift als normale Debitrechnung oder umgekehrt („Gutschrift als normale Rechnung erkannt“, „Gutschrift als Rechnung erkannt“). Das fällt unter die allgemeine PDF-zu-XML-Erkennung: Fehler können theoretisch auf allen Feldern auftreten, einschließlich Debit/Credit und Dokumenttyp. Diese Meldung folgt demselben ersten Schritt wie „Credit als Debit“ unten.
Was können Sie tun?
Anderer Pfad: native UBL/XML mit InvoiceTypeCode. Das oben Genannte gilt für gescannte/PDF-Rechnungen (IDR-Erkennung). Erhalten Sie eine Gutschrift bereits als native UBL/XML mit einer InvoiceTypeCode-Abweichung (381 vs. 380 + negative Beträge), handelt es sich nicht um einen IDR-Erkennungsfehler, sondern um eine TypeCode-Frage. Siehe Gutschrift-Varianten in UBL für diesen Pfad.
Das kann vorkommen, wenn die IDR die Bestellnummer auf der Gutschrift als Rechnungsnummer erkennt. Diese Bestellnummer ist zuvor auf anderen Rechnungen vorgekommen, sodass die Plattform annimmt, dass das Dokument bereits empfangen wurde. Markieren Sie das Dokument als „Als Original markieren“ in der Plattform und melden Sie es beim Support.
Ja, eine Gutschrift muss immer eine eigene, eindeutige Rechnungsnummer haben. Es ist nicht korrekt, die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung wiederzuverwenden. Die Gutschrift verweist über ein Referenzfeld auf die ursprüngliche Rechnung, nicht über die Rechnungsnummer selbst.
Nach der Verarbeitung durch die IDR wird die Gutschrift in eine UBL Credit Note umgewandelt. Die E-Rechnung enthält die Gutschriftnummer als Rechnungsnummer, einen Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (falls auf der Gutschrift vorhanden) und die gutgeschriebenen Beträge.
Das kann bei der Konvertierung von PDF zu XML vorkommen: Erkennungsfehler sind auf allen Feldern möglich, einschließlich Debit/Credit. Laden Sie das originale PDF und die XML aus dem Posteingang herunter und senden Sie beides an den Support. Feedback hilft, die Erkennung für diesen Lieferanten zu verbessern; zur Durchlaufzeit von Meldung bis struktureller Fix geben wir keine Zusage.
Mehr über Duplikaterkennung erfahren? Lesen Sie Wie erkennt eConnect doppelte Rechnungen?.
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