Was zu tun ist, wenn eine Konvertierungsaufgabe abgelehnt wurde: häufige Gründe, Lösungen und erneutes Einreichen.
Manchmal kann eConnect ein eingereichtes Dokument nicht in eine E-Rechnung umwandeln. Die Konvertierungsaufgabe erhält dann den Status "abgelehnt" und Sie erhalten eine Fehlermeldung per E-Mail mit dem Grund. In den meisten Fällen können Sie das Problem selbst lösen und das Dokument erneut einreichen.
Eine Rechnungsnummer ohne Leerzeichen nach der PDF-Konvertierung ist kein Ablehnungsgrund. Die PDF-Konvertierung entfernt immer alle Leerzeichen aus der Rechnungsnummer. Lieferanten-XML (Peppol oder ein XML-Upload) behält die Nummer einschließlich Leerzeichen. Die Duplikaterkennung vergleicht exakt nach Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Nur ein Leerzeichenunterschied ergibt zwei Originale, kein Duplikat. Weicht die PDF-Konvertierung von der XML ab, reichen Sie nur die XML ein. Einen abweichenden Dateinamen korrigieren Sie beim Absender.
Nachfolgend die Gründe, warum eine Konvertierungsaufgabe abgelehnt werden kann, und was Sie jeweils tun können.
Der Gesamtbetrag lässt sich nicht feststellen, oder Pflichtangaben der Rechnung fehlen. Eine gültige Rechnung muss mindestens eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum, Beträge und Identifikationsdaten von Lieferant und Abnehmer enthalten.
Was können Sie tun? Prüfen Sie, ob die Rechnung vollständig ist, und reichen Sie das Dokument erneut ein. Fehlen auf Rechnungen eines bestimmten Lieferanten strukturell Angaben, kontaktieren Sie den Lieferanten.
Das System hat das Dokument als etwas anderes als eine Rechnung oder Bestellung erkannt. Die automatische Klassifikation (Detect API) unterscheidet unter anderem: Rechnungen, Proformarechnungen, Logos, Belege, Lieferscheine, Bestellungen, Lohnabrechnungen, Mahnungen, Steuerdokumente, allgemeine Geschäftsbedingungen und Anhänge. Dokumente, die nicht als Rechnung oder Bestellung klassifiziert werden, kommen für eine Ablehnung in Betracht.
Die Klassifikation selbst ist vollständig automatisch, die tatsächliche Ablehnung einer Konvertierungsaufgabe ist jedoch immer eine manuelle Aktion des Qualitätsteams. Ein Dokument kann also korrekt als "keine Rechnung" klassifiziert und anschließend vom Team beurteilt werden.
Was können Sie tun? Das ist in der Regel eine korrekte Klassifikation. Proformarechnungen werden standardmäßig abgelehnt, und daran kann nicht eingegriffen werden. Das gilt auch für Dokumente, die als Proformarechnung, Testrechnung, trial invoice, test invoice oder sample invoice bezeichnet werden: sind sie als Proforma oder Testdokument gedacht (also keine echte Rechnung), verarbeitet eConnect sie auf dieselbe Weise und sie werden abgelehnt. Wenn eine Proforma dennoch verarbeitet werden soll, ändern Sie selbst das Wort "proforma" auf der PDF in "Rechnung", bevor Sie das Dokument einreichen. Die Verantwortung dafür liegt bei Ihnen als Kunde.
Wenn Sie das Dokument als Anhang zu einer Rechnung mitsenden möchten, senden Sie es zusammen mit der Rechnung in derselben E-Mail. Wird Ihre Rechnung zu Unrecht als Proformarechnung klassifiziert? Melden Sie das beim Support, damit die Klassifikation verbessert werden kann.
Der Scan ist zu hell, zu dunkel, verwackelt oder von der Rückseite. Die OCR-Engine kann den Text nicht zuverlässig erkennen.
Was können Sie tun? Scannen Sie das Dokument erneut mit mindestens 300 dpi, sorgen Sie für guten Kontrast und legen Sie es gerade auf die Glasplatte.
Die PDF hat Verschlüsselung, eine digitale Signatur oder andere Einschränkungen, die verhindern, dass der Text gelesen werden kann.
Was können Sie tun? Entfernen Sie den Schutz der PDF-Datei oder bitten Sie den Lieferanten um eine ungeschützte Version.
Die PDF-Datei enthält mehr als eine Rechnung. eConnect verarbeitet immer eine Rechnung pro Datei.
Was können Sie tun? Teilen Sie die PDF-Datei so, dass jede Rechnung in einer eigenen Datei steht. Eine mehrseitige Rechnung darf in einer PDF bleiben.
Es ist ein technischer Fehler aufgetreten. Das Dokument wird an Werktagen automatisch innerhalb von 24 Stunden erneut angeboten.
Was können Sie tun? Warten Sie die automatische Neuverarbeitung ab. Ist das Dokument nach 24 Stunden noch nicht verarbeitet, kontaktieren Sie den Support.
Tipp bei hartnäckigen Verarbeitungsfehlern: eine PDF, die immer wieder an einem Verarbeitungsfehler hängen bleibt, können Sie oft lösen, indem Sie die Quelldatei erneut über Microsoft Print to PDF (oder einen vergleichbaren PDF-Drucker) nach PDF "drucken" und die neue PDF einreichen. Das normalisiert die PDF-Struktur und behebt viele Embedded-PDF-Probleme, ohne dass der Support etwas tun muss.
Eine Self-Billing-Rechnung wurde an den falschen Empfänger gesendet. Als Abnehmer reichen Sie sie als Eingangsrechnung ein, als Lieferant als Ausgangsrechnung.
Was können Sie tun? Reichen Sie die Rechnung erneut an die richtige E-Mail-Adresse ein (Einkauf oder Verkauf).
Bei ZUGFeRD-Rechnungen (hybride PDF mit eingebetteter XML) kann die Konvertierungsaufgabe den Status "Erfolgreich verarbeitet" zeigen, die Rechnung aber nicht im Posteingang erscheinen. Dann war die IDR-Erkennung erfolgreich, die Umwandlung vom CII-Format nach UBL jedoch nicht. Die Plattform kann ausschließlich gültige UBL-Rechnungen speichern.
Was können Sie tun? Kontaktieren Sie den Support und geben Sie an, dass die Konvertierungsaufgabe als erfolgreich markiert ist, die Rechnung aber fehlt. Das technische Team kann die Transformation anpassen, damit vergleichbare Rechnungen künftig korrekt verarbeitet werden.
Tipp: eine ZUGFeRD-Rechnung, die in externen Validatoren "grün" ist, kann auf der eConnect-Plattform trotzdem fehlschlagen. Die Plattform stellt strengere Anforderungen (BIS Billing v3 / NLCIUS) als die meisten CII-Validatoren.
Bei einer eingehenden (PDF-)Eingangsrechnung bedeutet die Meldung "MwSt.-Berechnung ist falsch", dass die Beträge und die MwSt. auf dem Dokument oder in der Erkennung nicht aufgehen. Das Dokument wird dadurch (vorübergehend) nicht an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP weitergeleitet. Diese Meldung kann auch als Endstatus in der Historie der Konvertierungsaufgabe stehen.
Ein zuvor abgelehntes Dokument kann dennoch erfolgreich gebucht werden: die Plattform berechnet die Beträge automatisch neu (Rechnungssumme führend, danach die MwSt.-Beträge und übrige Werte) und kann ein Dokument so ohne weiteres Zutun von Ihnen stimmig machen.
Bleibt die Ablehnung endgültig, ist das eine Ausnahme, aber eine bewusste Entscheidung des Qualitätsteams. Bestreiten Sie die Ablehnung, liegt es an Ihnen nachzuweisen, dass die Beträge doch aufgehen.
Was können Sie tun? Prüfen Sie zuerst den aktuellen Status des Dokuments in der Historie der Konvertierungsaufgabe: steht dort inzwischen ein erfolgreicher Status nach Neuberechnung, ist ein erneutes Einreichen nicht nötig. Ist die Aufgabe noch offen oder in Bearbeitung, warten Sie die Neuberechnung ab. Bleibt die Ablehnung und halten Sie das für unberechtigt, kontaktieren Sie den Support und begründen Sie, warum die Beträge aufgehen.
Eine Gutschrift, die der Lieferant als XML geliefert hat (zum Beispiel über Peppol), wird manchmal als normale Rechnung statt als Gutschrift verarbeitet. Das liegt daran, dass der Lieferant in dieser XML den Dokumenttyp falsch gesetzt hat: Rechnungscode 380 (normale Rechnung) statt 381 (Gutschrift).
Bei einem als XML gelieferten Dokument bestimmt der Lieferant (oder das Quellsystem des Lieferanten) den Dokumenttyp. eConnect verarbeitet diese XML wie geliefert und ändert den Dokumenttyp nicht.
Was können Sie tun? Kontaktieren Sie Ihren Lieferanten und bitten Sie um erneute Lieferung der Gutschrift mit dem richtigen Dokumenttypcode (381). Ist das Dokument bei eConnect als PDF und nicht als XML des Lieferanten eingegangen, kontaktieren Sie den Support: dann kann es sich um einen Erkennungsfehler handeln, der verbessert werden kann.
Die XML zeigt einen anderen MwSt.-Betrag oder -Satz als die PDF-Rechnung, mit der Meldung "The applied VAT differs from the expected rate". Das kommt zum Beispiel bei einem MwSt.-Satz von 17% vor (dem luxemburgischen Standardsatz). eConnect und die IDR unterstützen Rechnungen mit 17% MwSt.; dieser Satz ist kein nicht unterstützter oder unbekannter Satz.
Die Meldung ist kein automatischer Erkennungsfehler. Die IDR-Verarbeitung priorisiert zuerst einen korrekten Gesamtbetrag (den zu zahlenden Gesamtbetrag) und übernimmt danach die vollständige MwSt. der Rechnung. Die IDR übernimmt MwSt.-Betrag und -Satz immer von der Rechnung selbst; eConnect korrigiert die Rechnung nicht. Nur wenn MwSt.-Satz oder -Betrag in der XML tatsächlich von der PDF-Rechnung abweichen, liegt ein struktureller Erkennungsfehler vor.
Was können Sie tun? Prüfen Sie zuerst, ob der zu zahlende Gesamtbetrag korrekt übernommen wurde. Vergleichen Sie anschließend MwSt.-Satz und -Betrag auf der PDF mit der XML. Stimmen sie überein, liegt kein Erkennungsfehler vor: die Meldung ist dann nur eine Validierungswarnung. Weicht der MwSt.-Betrag oder -Satz in der XML nachweisbar von der PDF ab, kontaktieren Sie den Support und senden Sie die originale PDF und die zugehörige XML mit.
Hinweis: steuerliche Buchungsfragen (zum Beispiel Vorsteuer versus EU-Erstattung bei einem ausländischen MwSt.-Satz) liegen außerhalb des Umfangs dieser Fehlermeldung. Wenden Sie sich dafür an Ihren Steuerberater.
Zeigt die PDF-Rechnung keine MwSt. (auch nicht als anderen Betrag wie Versicherungssteuer oder einen Prozentsatz von 21%), setzt die PDF-Konvertierung die MwSt.-Kategorie auf O (MwSt. nicht anwendbar). Das geschieht auch, wenn die PDF eine MwSt.-Nummer des Lieferanten nennt.
Das ist Produktverhalten, kein automatischer Erkennungsfehler: die IDR-Verarbeitung stützt die MwSt.-Kategorie auf das, was tatsächlich als MwSt. auf dem Dokument steht, nicht auf das Vorhandensein einer MwSt.-Nummer.
Was können Sie tun? Zeigt die PDF doch MwSt., fehlt diese aber in der XML? Dann kann ein Erkennungsfehler vorliegen. Kontaktieren Sie in dem Fall den Support über Feedback PDF-conversion und senden Sie die originale PDF und die zugehörige XML mit.
Nach der Lösung des Problems können Sie das Dokument erneut per E-Mail einreichen. Senden Sie es an dieselbe E-Mail-Adresse wie beim ersten Mal. Die Plattform behandelt es als neues Dokument und startet eine neue Konvertierungsaufgabe.
Wenn Sie meinen, dass eine Rechnung zu Unrecht abgelehnt wurde, können Sie das über support.econnect.eu melden. Senden Sie das betreffende Dokument mit der Bitte um erneute Prüfung mit. Das eConnect-Team prüft die Rechnung erneut und passt Klassifikation oder Erkennung bei Bedarf an.
Hinweis: jede Korrektur, die das Quality-Control-Team vornimmt, wird als Trainingsdaten an die IDR zurückgeführt. Dadurch wird ein vergleichbarer Fehler künftig automatisch verhindert.
Möchten Sie verstehen, wie der vollständige Konvertierungsprozess funktioniert? Lesen Sie Konvertierungsaufgabe: der Prozess von Anfang bis Ende.
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