Der Gesamtbetrag kann nicht ermittelt werden, oder Pflichtangaben der Rechnung fehlen. Eine gültige Rechnung muss mindestens eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum, Beträge sowie Identifikationsdaten von Lieferant und Käufer enthalten.

Was können Sie tun? Prüfen Sie, ob die Rechnung vollständig ist, und reichen Sie das Dokument erneut ein. Fehlen bei einem bestimmten Lieferanten strukturell Angaben, nehmen Sie Kontakt mit dem Lieferanten auf.

Das System hat das Dokument als etwas anderes als eine Rechnung oder Bestellung erkannt. Die automatische Klassifizierung (Detect API) unterscheidet unter anderem: Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Logos, Belege, Lieferscheine, Bestellungen, Gehaltsabrechnungen, Mahnungen, Steuerdokumente, Allgemeine Geschäftsbedingungen und Anhänge. Dokumente, die nicht als Rechnung oder Bestellung klassifiziert werden, kommen für eine Ablehnung in Frage.

Die Klassifizierung selbst ist vollständig automatisch, aber die tatsächliche Ablehnung einer Konvertierungsaufgabe ist immer eine manuelle Aktion des Qualitätsteams. Ein Dokument kann also korrekt als "keine Rechnung" klassifiziert und anschließend vom Team beurteilt werden.

Was können Sie tun? Dies ist in der Regel eine korrekte Klassifizierung. Wenn Sie das Dokument als Anhang einer Rechnung beilegen möchten, senden Sie es zusammen mit der Rechnung in derselben E-Mail. Wird Ihre Rechnung fälschlicherweise als Proforma-Rechnung oder anderer Dokumenttyp klassifiziert? Melden Sie dies beim Support, damit die Klassifizierung verbessert werden kann.

Der Scan ist zu hell, zu dunkel, verwackelt oder von der Rückseite. Die OCR-Engine kann den Text nicht zuverlässig erkennen.

Was können Sie tun? Scannen Sie das Dokument erneut mit mindestens 300 dpi, achten Sie auf guten Kontrast und legen Sie es gerade auf die Glasplatte.

Die PDF hat Verschlüsselung, eine digitale Signatur oder andere Einschränkungen, die das Lesen des Textes verhindern.

Was können Sie tun? Entfernen Sie den Schutz der PDF-Datei oder bitten Sie den Lieferanten um eine ungeschützte Version.

Die PDF-Datei enthält mehr als eine Rechnung. eConnect verarbeitet immer eine Rechnung pro Datei.

Was können Sie tun? Teilen Sie die PDF-Datei auf, sodass jede Rechnung in einer separaten Datei steht. Eine mehrseitige Rechnung darf in einer einzigen PDF enthalten sein.

Ein technischer Fehler ist aufgetreten. Das Dokument wird automatisch innerhalb von 24 Stunden an Werktagen erneut eingereicht.

Was können Sie tun? Warten Sie die automatische Neuverarbeitung ab. Wenn das Dokument nach 24 Stunden noch nicht verarbeitet wurde, wenden Sie sich an den Support.

Tipp bei hartnäckigen Verarbeitungsfehlern: Ein PDF, das immer wieder bei einem Verarbeitungsfehler hängen bleibt, lässt sich oft flüssig machen, indem Sie die Quelldatei über Microsoft Print to PDF (oder einen vergleichbaren PDF-Drucker) erneut als PDF "drucken" und das neue PDF einsenden. Das normalisiert die PDF-Struktur und behebt viele Probleme mit eingebetteten PDFs, ohne dass der Support eingreifen muss.

Eine Self-Billing-Rechnung wurde an den falschen Empfänger gesendet. Als Käufer reichen Sie diese als Eingangsrechnung ein, als Lieferant als Ausgangsrechnung.

Was können Sie tun? Reichen Sie die Rechnung erneut an die richtige E-Mail-Adresse ein (Eingang oder Ausgang).

Bei ZUGFeRD-Rechnungen (hybride PDF mit eingebettetem XML) kann es vorkommen, dass die Konvertierungsaufgabe den Status "Erfolgreich verarbeitet" anzeigt, die Rechnung aber nicht in Ihrem Posteingang erscheint. In diesem Fall war die IDR-Erkennung erfolgreich, aber die Umwandlung vom CII-Format in UBL ist fehlgeschlagen. Die Plattform kann ausschließlich valide UBL-Rechnungen speichern.

Was können Sie tun? Wenden Sie sich an den Support und geben Sie an, dass die Konvertierungsaufgabe als erfolgreich markiert ist, die Rechnung aber fehlt. Das technische Team kann die Transformation anpassen, sodass vergleichbare Rechnungen in Zukunft korrekt verarbeitet werden.

Tipp: Eine ZUGFeRD-Rechnung, die in externen Validatoren "grün" bewertet wird, kann auf der eConnect-Plattform dennoch fehlschlagen. Das liegt daran, dass die Plattform strengere Anforderungen stellt (BIS Billing v3 / NLCIUS) als die meisten CII-Validatoren.

Bei einer eingehenden (PDF-)Eingangsrechnung bedeutet die Meldung "MwSt.-Berechnung ist fehlerhaft", dass die Beträge und die MwSt. auf dem Dokument oder in der Erkennung nicht übereinstimmen. Das Dokument wird dadurch (vorübergehend) nicht an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP-System weitergeleitet. Diese Meldung kann auch als Endstatus im Verlauf der Konvertierungsaufgabe erscheinen.

Ein zuvor abgelehntes Dokument kann dennoch erfolgreich verbucht werden: Die Plattform berechnet die Beträge automatisch neu (Rechnungsgesamtbetrag maßgebend, danach die MwSt.-Beträge und übrigen Werte) und kann ein Dokument so ohne weiteres Eingreifen von Ihnen zum Abgleich bringen.

Bleibt die Ablehnung endgültig bestehen, ist dies eine Ausnahme, aber eine bewusste Entscheidung des Qualitätsteams. Wenn Sie die Ablehnung anfechten, liegt es an Ihnen, nachzuweisen, dass die Beträge tatsächlich übereinstimmen.

Was können Sie tun? Prüfen Sie zunächst den aktuellen Status des Dokuments im Verlauf der Konvertierungsaufgabe: Zeigt sich inzwischen ein erfolgreicher Status nach der Neuberechnung, ist ein erneutes Einreichen nicht erforderlich. Ist die Aufgabe noch offen oder in Bearbeitung, warten Sie die Neuberechnung ab. Bleibt die Ablehnung bestehen und halten Sie diese für unberechtigt, wenden Sie sich an den Support und begründen Sie, warum die Beträge übereinstimmen.

Eine Gutschrift, die vom Lieferanten als XML geliefert wird (zum Beispiel über Peppol), wird manchmal als normale Rechnung statt als Gutschrift verarbeitet. Dies liegt daran, dass der Lieferant in diesem XML den Dokumenttyp falsch eingestellt hat: Rechnungscode 380 (normale Rechnung) statt 381 (Gutschrift).

Bei einem als XML gelieferten Dokument bestimmt der Lieferant (oder dessen Quellsystem) den Dokumenttyp. eConnect verarbeitet dieses XML wie geliefert und passt den Dokumenttyp nicht an.

Was können Sie tun? Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Lieferanten auf und bitten Sie darum, die Gutschrift mit dem richtigen Dokumenttyp-Code (381) erneut zu liefern. Ist das Dokument bei eConnect als PDF und nicht als XML vom Lieferanten eingegangen, wenden Sie sich an den Support: In diesem Fall kann es sich um einen Erkennungsfehler handeln, der behoben werden kann.