Der vollständige Konvertierungsprozess: vom Einreichen bis zur Zustellung, einschließlich Status und Durchlaufzeit.
Wenn Sie eine PDF-Rechnung oder ein Bild bei eConnect einreichen, wird daraus eine Konvertierungsaufgabe. Der IDR (Intelligent Document Recogniser) wandelt das Dokument in eine validierte E-Rechnung um. Dieser Artikel erklärt, wie der Prozess von Anfang bis Ende funktioniert.
Jede PDF oder jedes Bild, das Sie einreichen, ob per E-Mail, über einen vertrauenswürdigen Absender oder über die API, wird automatisch zu einer Konvertierungsaufgabe. Das System bestimmt die optimale Konvertierungsmethode und beginnt mit der Verarbeitung.
Das System empfängt das Dokument und klassifiziert es über die Detect API. Handelt es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Mahnung oder etwas anderes? Nur Dokumente, die als Rechnung erkannt werden, gelangen zur Konvertierung. Andere Dokumente werden automatisch als Anhang der Rechnung zugeordnet.
Der IDR analysiert das Dokument mit drei Technologieebenen:
Der IDR erkennt die wichtigsten Felder der Rechnung: Lieferant, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Umsatzsteuersatz und Zahlungsdaten.
Nach der Erkennung werden alle Felder validiert:
Der IDR vergleicht die erkannten Werte mit zuvor verarbeiteten Rechnungen desselben Lieferanten. Je mehr Rechnungen eines Lieferanten verarbeitet wurden, desto besser wird die Erkennung. Das System lernt kontinuierlich.
Wenn der IDR nicht sicher genug über die Erkennung ist, wird die Konvertierungsaufgabe an das Quality-Control-Team von eConnect weitergeleitet. Dieses prüft manuell die unsicheren Fälle, etwa einen schwer lesbaren Betrag oder ein fehlendes Feld.
Jede Korrektur durch das QC-Team wird als Trainingsdaten an den IDR zurückgegeben. So wird ein Fehler, der einmal auftritt, in Zukunft vermieden.
Nach erfolgreicher Erkennung und Validierung wird das Dokument in eine standardisierte E-Rechnung im UBL-Format umgewandelt. Diese E-Rechnung enthält alle strukturierten Daten, die Ihre Buchhaltungssoftware benötigt.
Die verarbeitete Rechnung erscheint in Ihrem Posteingang (bei Eingangsrechnungen) oder Postausgang (bei Ausgangsrechnungen). Wenn Sie eine Softwareintegration eingerichtet haben, wird die Rechnung automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.
Die SLA-Garantie von eConnect lautet, dass 99 % aller Dokumente innerhalb von 8 Arbeitsstunden verarbeitet werden.
Sie können den Fortschritt einer Konvertierungsaufgabe im Plattform verfolgen. Die Standardaufbewahrungsfrist für Konvertierungsaufgaben beträgt 4 Monate, danach werden sie automatisch gelöscht.
Manchmal kann ein Dokument nicht vollständig verarbeitet werden. Dies kann daran liegen, dass die Datei unleserlich ist, wesentliche Daten fehlen oder die Rechnung nicht dem geforderten Standard entspricht. In diesem Fall wird die Konvertierungsaufgabe abgelehnt und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Begründung.
Auf den Kernfeldern (Rechnungsnummer, Datum und Beträge) liegt die IDR-Genauigkeit bei über 98 %. In der jüngsten Stichprobe erzielte die automatische Verarbeitung 100 % korrekte Ergebnisse. Die manuelle Überprüfung durch das QC-Team hatte eine Fehlerquote von weniger als 2 %.
Die reine Verarbeitungszeit für vollständig automatisierte Dokumente beträgt durchschnittlich 20 bis 30 Sekunden. Einschließlich der Wartezeit in der Warteschlange sind es ca. 3,5 Minuten. Wenn eine manuelle Prüfung durch das Quality-Control-Team erforderlich ist, kann es auf Werktagen bis zu 24 Stunden dauern.
Bei unzureichender Sicherheit wird die Konvertierungsaufgabe zur manuellen Prüfung an das Quality-Control-Team weitergeleitet. Jede Korrektur wird als Trainingsdaten an das System zurückgegeben, sodass ähnliche Fehler in Zukunft automatisch vermieden werden. Sie können einen Fehler auch beim Support melden.
Ja, Sie können den Fortschritt jeder Konvertierungsaufgabe im eConnect-Plattform verfolgen. Pro Dokument sehen Sie, in welcher Phase sich die Verarbeitung befindet. Die Standardaufbewahrungsfrist für Konvertierungsaufgaben beträgt 4 Monate, danach werden sie automatisch gelöscht.
Haben Sie Fragen zu einer bestimmten Konvertierungsaufgabe? Kontaktieren Sie den Support.
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