Den Email Receiver einrichten: eine bestimmte E-Mail-Adresse oder Domäne zum Einreichen von Rechnungen freigeben.
Mit dem Email Receiver bestimmen Sie genau, welche E-Mail-Adressen Rechnungen an Ihre Organisation einreichen dürfen. So verhindern Sie, dass unerwünschte oder unbekannte Rechnungen in Ihre Buchhaltung gelangen. Sie konfigurieren pro Lieferant oder Domäne, dass deren Rechnungen automatisch verarbeitet werden.
Ein vertrauenswürdiger Absender ist eine E-Mail-Adresse oder Domäne, die Sie für den Rechnungsversand an Ihre Organisation freigegeben haben. Nur E-Mails von diesen freigegebenen Absendern werden verarbeitet, alle anderen werden blockiert. Dies funktioniert als Whitelist für Ihre Rechnungsanlieferung.
Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Absender anlegen, generiert das Plattform eine eindeutige E-Mail-Adresse. Diese Adresse teilen Sie Ihrem Lieferanten mit, der sie zum Einreichen von Rechnungen verwendet. In der Übersicht (die Sidebar-Option "Alle") sehen Sie alle angelegten Email Receiver mit ihren generierten Adressen und Status.
Sie benötigen mindestens ein Basic-Abonnement, um den Email Receiver zu nutzen.
Öffnen Sie die Email Receiver-App im Plattform und klicken Sie auf Neuer Absender. Pro Absender konfigurieren Sie die nachstehenden Einstellungen.
Wählen Sie, wie Sie den Absender identifizieren möchten:
lieferant.de). Praktisch, wenn ein Lieferant von mehreren Adressen sendet.Pro Email-Receiver-Adresse können Sie eine Domäne freigeben. Muss Ihre Organisation Rechnungen von mehreren Domänen empfangen? Legen Sie für jede Domäne eine separate Email-Receiver-Adresse an, oder verwenden Sie eine spezifische E-Mail-Adresse pro Lieferant für maximale Sicherheit.
Benötigen Sie eine zweite spezifische Absenderadresse? Beim Whitelist-Typ Spezifische E-Mail-Adresse können Sie im Feld White List From Address nicht einfach eine zweite Adresse hinzufügen: Das Feld ist single-value. Für einen zweiten vertrauenswürdigen Absender in derselben Organisation legen Sie einen zusätzlichen Email Receiver mit dieser zweiten Adresse an. Dürfen beide Adressen zur selben Domäne gehören, gibt es einen einfacheren Weg: Ändern Sie den Whitelist-Typ des bestehenden Email Receivers auf Gesamte Domäne / All within this domain, anstatt einen zweiten Receiver anzulegen.
Optional können Sie im Feld Organisation (auf der Absenderseite) angeben, welche Organisation als Lieferant einreichen darf. Wenn Sie dies ausfüllen, werden nur E-Mails dieser spezifischen Lieferantenorganisation akzeptiert. Dies macht die generierte E-Mail-Adresse besonders sicher, da E-Mails anderer Organisationen abgewiesen werden.
Geben Sie an, was mit den empfangenen Rechnungen geschehen soll:
Mit dem Feld Zulässige Dokumentarten bestimmen Sie, welche Rechnungsformate akzeptiert werden:
In der eConnect-Terminologie bezieht sich "digitale Rechnungen" auf PDF-Rechnungen und "E-Rechnungen" auf XML-Rechnungen.
Mit dem Feld E-Mail-Adresse des Lieferanten befüllen auf Basis von bestimmen Sie, welches E-Mail-Feld zur Identifizierung des Lieferanten verwendet wird. Standard ist "E-Mail-Adresse Absender", aber wenn ein Lieferant einen Alias oder eine Weiterleitungsadresse verwendet, können Sie ein anderes Feld aus dem E-Mail-Header wählen (z. B. Reply-To).
Die Lieferantenerkennung dient zwei Zwecken. Erstens erhält der Lieferant Rückmeldungen, wenn bei der Verarbeitung etwas schiefgeht, beispielsweise wenn die E-Mail keinen Anhang enthält oder das Dokument nicht verarbeitet werden kann. Zweitens wird die erkannte E-Mail-Adresse in die XML aufgenommen, die an das Buchhaltungssystem geliefert wird, sodass der Lieferant auch dort nachvollziehbar ist.
Bei Entwurfsrechnungen können Sie optional XML automatisch versenden aktivieren. Wenn der Absender eine valide XML-Rechnung einreicht, wird diese automatisch über Peppol versendet, ohne manuelle Intervention. Ist die XML nicht valide, wird die Rechnung als Entwurf zur manuellen Prüfung bereitgestellt. Diese Option erfordert, dass SSL/TLS-Sicherheit aktiviert ist und die XML valide ist.
Mit der Option Senden über können Sie gesicherte E-Mails mit validen XML-Rechnungen in einem Schritt direkt über Peppol an den Empfänger weiterleiten. Dies erfordert, dass die SSL/TLS-Sicherheitsoption aktiviert ist und die XML valide ist.
Der Email Receiver bietet zusätzliche Sicherheitsebenen:
Wenn Sie mit mehreren Buchhaltungen arbeiten, können Sie die Option Konvertierung für mehrere Organisationen aktivieren. Das Plattform erkennt dann automatisch, für welche Buchhaltung eine eingereichte Rechnung bestimmt ist. So können Sie eine einzige E-Mail-Adresse für mehrere Buchhaltungen verwenden, anstatt pro Buchhaltung eine separate Adresse anzulegen. Dies funktioniert sowohl für XML-Rechnungen als auch für PDF-Rechnungen.
Diese Funktion erfordert ein Professional-Abonnement oder höher.
Pro vertrauenswürdigem Absender können Sie konfigurieren, ob Sie eine Bestätigungs-E-Mail erhalten möchten, wenn eine Rechnung über diesen Absender eingeht. So behalten Sie den Überblick, welche Lieferanten Rechnungen einreichen und wann.
Nach der Erstellung hat der vertrauenswürdige Absender den Status "Entwurf". Bevor E-Mails verarbeitet werden, muss der Absender aktiviert werden. Dies kann auf zwei Wegen geschehen:
Manuell aktivieren: Ändern Sie den Status auf "Aktiv". Der vertrauenswürdige Absender ist dann sofort einsatzbereit.
Einladung senden: Statt manueller Aktivierung können Sie eine Einladung an den Lieferanten senden. Der Lieferant erhält eine E-Mail mit Erläuterung der generierten E-Mail-Adresse und deren Nutzung zum Einreichen von Rechnungen. Bei der ersten Nutzung durch den Lieferanten wird der Email Receiver automatisch aktiviert. Der Status wechselt von "Eingeladen" zu "Aktiv".
In der Seitenleiste der Email-Receiver-App können Sie nach Status filtern: Entwürfe, Eingeladen, Aktiv und Inaktiv. So behalten Sie den Überblick, welche Absender sich in welcher Phase befinden.
Ja, Sie können pro Lieferant einen separaten vertrauenswürdigen Absender anlegen. Jeder vertrauenswürdige Absender erhält eine eindeutige E-Mail-Adresse und eigene Einstellungen für Whitelist-Typ, Dokumenttyp und Sicherheitsoptionen. So haben Sie volle Kontrolle darüber, wer Rechnungen einreichen darf und wie diese verarbeitet werden.
Die E-Mail wird abgelehnt und nicht verarbeitet. Nur E-Mails von genehmigten Absendern (basierend auf dem eingestellten Whitelist-Typ) werden akzeptiert. Der Absender erhält keine Fehlermeldung – die E-Mail wird einfach nicht abgeholt.
Ja, Sie benötigen mindestens ein Basic-Abonnement, um den Email Receiver zu nutzen. Für die Option "Konvertierung für mehrere Organisationen" (Administrationserkennung) ist ein Professional-Abonnement oder höher erforderlich.
Arbeiten Sie mit mehreren Entitäten oder einer Holdingstruktur, und bleibt ein Email Receiver unter *@trust.econnect.eu leer, obwohl die Domäne des Absenders anscheinend auf der Whitelist steht? Prüfen Sie zunächst, ob überhaupt etwas in den Logs oder im Posteingang dieses Receivers ankommt, und nicht nur bei einer anderen Entität. Öffnen Sie dann die gesendete E-Mail und sehen Sie sich wortwörtlich das Von-Feld an: das zählt, nicht der Anzeigename. Eine Holding und eine Tochtergesellschaft haben oft separate Email Receiver mit eigenen Whitelists. Dass dieselbe ausgehende Adresse bei einer anderen Entität funktioniert, beweist nicht, dass die Von-Adresse und die Whitelist für diesen Receiver stimmen. Prüfen Sie den Whitelist-Eintrag exakt gegen die Von-Adresse: Tippfehler, Aliase und Weiterleitungsregeln ändern die sichtbare Absenderadresse. Möchten Sie schnell testen, ob der Kanal erreichbar ist? Stellen Sie den Email Receiver vorübergehend auf Alles akzeptieren (nicht möglich bei Entwurfsrechnung) und setzen Sie die Whitelist nach dem Test zurück.
Prüfen Sie dies in fester Reihenfolge – das Überspringen eines Schritts führt oft zu einer falschen Schlussfolgerung:
trust.econnect.eu versus eine Pilotvariante).Nutzt Ihre Organisation Office 365 und ist die E-Mail-Weiterleitung nicht gestattet? Sie können eine direkte Verbindung mit Ihrem Office-365-Postfach herstellen. Verwenden Sie das Feld "Alternative Zustelladresse" in der Email-Receiver-Konfiguration, um die O365-Integration einzurichten.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Rechnungen per E-Mail verarbeitet werden? Lesen Sie, wie das Einreichen von Eingangsrechnungen per E-Mail funktioniert.
Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen einreichen