Erhalten Sie Rechnungen per E-Mail oder Post? Durch Weiterleitung an Ihre persönliche eConnect-E-Mail-Adresse werden sie automatisch verarbeitet und in Ihrer Buchhaltungssoftware bereitgestellt. Ob es sich um eine PDF, ein Bild oder eine XML-Datei handelt, spielt keine Rolle: eConnect verarbeitet alles.

Sobald Ihre Organisation auf dem Plattform aktiviert ist, erhalten Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen:

<handelsregisternummer>@inkoopfacturen.econnect.eu

Diese Adresse ist sofort verfügbar; Sie müssen sie nicht separat anfordern oder aktivieren. Die Standardeinstellungen sind jedoch nicht immer auf Ihre spezifischen Wünsche abgestimmt. Prüfen Sie daher immer, ob die Adresse richtig konfiguriert ist, oder erstellen Sie über den Email Receiver eine neue Adresse, deren Einstellungen Sie genau nach Ihren Wünschen einrichten können.

Neben der Standard-Handelsregisteradresse können Sie über den Email Receiver eine spezifische E-Mail-Adresse pro Lieferant erstellen. Die Plattform generiert eine eindeutige Adresse auf der Domain trust.econnect.eu mit einer zufälligen Zeichenfolge, zum Beispiel:

y49jvmtw@trust.econnect.eu

Pro Adresse legen Sie fest, welche Domain oder E-Mail-Adresse einreichen darf, welcher Dokumenttyp erstellt wird und ob XML-Rechnungen automatisch weitergeleitet werden. Dies bietet mehr Kontrolle als die Standard-Handelsregisteradresse und ist ab dem Basic-Abonnement verfügbar.

Wenn Sie eine E-Mail mit Rechnungsanhang an Ihre Eingangsrechnungen-Adresse senden, geschieht Folgendes:

1. Klassifizierung: Das System prüft jeden Anhang und bestimmt automatisch, ob es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, einen Anhang oder ein anderes Dokument handelt.
2. Verarbeitung: Rechnungen werden in eine validierte E-Rechnung umgewandelt. PDF-Rechnungen durchlaufen den IDR (Intelligent Document Recogniser) zur OCR-Erkennung. XML-Rechnungen werden direkt validiert.
3. Anhänge verknüpfen: Andere Dokumente in derselben E-Mail (Spezifikationen, Lieferscheine) werden automatisch als Anhang der Rechnung zugeordnet.
4. Zustellung: Die verarbeitete Rechnung erscheint in Ihrem Posteingang und wird automatisch an Ihre verknüpfte Buchhaltungssoftware weitergeleitet.

Die meisten Rechnungen werden innerhalb weniger Minuten verarbeitet. Lesen Sie mehr über Verarbeitungszeiten.

eConnect verarbeitet PDFs, XML-Rechnungen (alle E-Rechnungsformate), Bilder (JPEG, PNG, BMP) und Hybridformate wie ZUGFeRD/Factur-X. Die maximale E-Mail-Größe beträgt 35 MB bei maximal 50 Anhängen. Senden Sie immer eine Rechnung pro Datei.

Eine vollständige Übersicht aller Anforderungen und Limits finden Sie unter Anforderungen beim Einreichen von Rechnungen.

Sie können E-Mails mit Rechnungen auch aus Ihrem eigenen Postfach weiterleiten. Beachten Sie dabei:

• Verwenden Sie die Weiterleitungsfunktion (Forward) Ihres E-Mail-Programms, nicht die Umleitungsfunktion (Redirect).
• Schließen Sie die Domänen everbinding.nl und econnect.eu von automatischen Weiterleitungsregeln aus, um Schleifen zu vermeiden.
• Leiten Sie nur E-Mails weiter, die tatsächlich einen Rechnungsanhang enthalten.

Wenn beim Einreichen etwas schiefgeht, erhalten Sie eine Fehlermeldung per E-Mail an die Adresse, von der Sie die Rechnung gesendet haben. Häufige Ursachen sind eine zu große Datei, eine unleserliche PDF oder eine XML-Datei, die nicht dem geforderten Standard entspricht.

Möchten Sie, dass Lieferanten ihre Rechnungen direkt an diese Adresse senden? Richten Sie einen vertrauenswürdigen Absender ein für zusätzliche Sicherheit.