Übersicht der Fehlermeldungen beim Einreichen von Rechnungen per E-Mail, mit Ursachen und Lösungen.
Wenn eine eingereichte Rechnung nicht verarbeitet werden kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung per E-Mail an die Adresse, von der Sie die Rechnung gesendet haben. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der häufigsten Fehlermeldungen mit jeweiliger Ursache und Lösung.
Fehlermeldungen bei der Anlieferung
Diese Fehlermeldungen erhalten Sie unmittelbar nach dem Versand der E-Mail, noch bevor das Dokument durch den IDR verarbeitet wird. Es handelt sich um Probleme mit der E-Mail selbst oder mit dem Dateiformat.
MeldungBedeutungLösungKein(e) gültige(n) Anhang/AnhängeDie E-Mail enthält keine Anhänge, oder die Anhänge sind in einem nicht unterstützten Format. Verwenden Sie PDF, XML, JPEG, JPG, PNG oder BMP. Dateien kleiner als 10 KB werden ignoriert, da sie in der Regel keine brauchbaren Rechnungsdaten enthalten (beispielsweise ein Tracking-Pixel oder ein kleines Logo).Prüfen Sie, ob Sie die Rechnung als Anhang beigefügt haben und ob das Dateiformat unterstützt wird.Zu viele AnhängeDie E-Mail enthält mehr als 50 Anhänge. Dieses Maximum ist festgelegt, um eine zuverlässige Verarbeitung zu gewährleisten.Verteilen Sie die Rechnungen auf mehrere E-Mails mit jeweils maximal 50 Anhängen.Dateigröße überschreitet das LimitEine einzelne Datei ist größer als 10 MB, oder die gesamte E-Mail überschreitet 35 MB.Verringern Sie die Dateigröße (beispielsweise durch Komprimierung der PDF) oder verteilen Sie die Rechnungen auf mehrere E-Mails.Dokument geschütztDie PDF ist mit Verschlüsselung, einer digitalen Signatur oder anderen Einschränkungen geschützt, sodass der Text nicht gelesen werden kann.Entfernen Sie den Schutz der PDF-Datei oder bitten Sie den Lieferanten um eine ungeschützte Version.Fehler bei der Verarbeitung aufgetretenBei der Verarbeitung ist ein technischer Fehler aufgetreten. Das Dokument wird automatisch innerhalb von 24 Stunden (an Werktagen) erneut eingereicht.Warten Sie ab. Wenn das Dokument nach 24 Stunden noch nicht verarbeitet wurde, wenden Sie sich an den Support.
Fehlermeldungen bei der Verarbeitung (Konvertierung)
Die folgenden Meldungen erhalten Sie, nachdem das Dokument zugestellt wurde und der IDR versucht hat, es zu verarbeiten. Hierbei geht es um den Inhalt oder den Typ des Dokuments.
MeldungBedeutungLösungWesentliche Elemente fehlenWesentliche Daten nicht ermittelbar (z. B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag oder andere Pflichtfelder)Prüfen Sie, ob die Rechnung vollständig istDokumenttyp ist falschKeine Rechnung oder Bestellung (z. B. Angebot, Lieferschein, AGB)Reichen Sie nur Rechnungen ein; andere Dokumente als Anhang beifügenMahnung oder ZahlungsaufforderungDokument als Mahnung erkanntReichen Sie die Originalrechnung einDokument unleserlichDokument ist nicht lesbar (z. B. zu niedrige Auflösung, schlechte Belichtung, beschädigte Datei oder leere Seite)Prüfen Sie die Quelldatei und reichen Sie eine lesbare Version einDokument enthält mehrere DokumenteMehr als eine Rechnung in einer PDFAufteilen in eine Rechnung pro DateiDokument als Logo erkanntBild aus E-Mail-SignaturIn der Regel korrekt gefiltert; bei Fehler: als PDF einreichenSelf-Billing-RechnungFalscher Empfänger (Eingang vs. Ausgang)An die richtige E-Mail-Adresse senden
Tipp: Wenn Sie wiederholt Fehlermeldungen erhalten, prüfen Sie zunächst die Anforderungen beim Einreichen. Viele Probleme lassen sich durch die Verwendung der richtigen Dateiformate und die Einhaltung der Limits vermeiden.