Übersicht der Fehlermeldungen beim Einreichen von Rechnungen per E-Mail, mit Ursachen und Lösungen.
Wenn eine eingereichte Rechnung nicht verarbeitet werden kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung per E-Mail an die Adresse, von der Sie die Rechnung gesendet haben. Unten finden Sie eine Übersicht der häufigsten Fehlermeldungen mit Ursache und Lösung je Meldung.
Fehlermeldungen bei der Anlieferung
Diese Fehlermeldungen erhalten Sie direkt nach dem Senden der E-Mail, noch bevor das Dokument durch die IDR verarbeitet wird. Es geht um Probleme mit der E-Mail selbst oder mit dem Dateiformat.
MeldungBedeutungLösungKeine (gültigen) Anhänge / "Verarbeitung ist nicht möglich"Die E-Mail enthält keine Anhänge, die Anhänge haben ein nicht unterstütztes Format, oder ein Anhang ist größer als 10 MB. Verwenden Sie PDF, XML, JPEG, JPG, PNG oder BMP. Dateien kleiner als 1 KB werden ignoriert. Eine zu große PDF kann als nicht verarbeitbar entfallen, ohne die explizite Limitmeldung zu zeigen.Prüfen Sie, ob Sie die Rechnung als Anhang mitgesendet haben, ob das Dateiformat unterstützt wird und ob die Datei kleiner als 10 MB istZu viele AnhängeDie E-Mail enthält mehr als 50 Anhänge. Dieses Maximum hält die Verarbeitung zuverlässig.Verteilen Sie die Rechnungen auf mehrere E-Mails mit jeweils höchstens 50 AnhängenDateigröße überschreitet das LimitEine einzelne Datei ist größer als 10 MB, oder die gesamte E-Mail ist größer als 35 MB.Verkleinern Sie die Datei (zum Beispiel durch Komprimieren der PDF) oder verteilen Sie die Rechnungen auf mehrere E-MailsDokument geschütztDie PDF ist mit Verschlüsselung, einer digitalen Signatur oder anderen Einschränkungen geschützt, sodass der Text nicht gelesen werden kann.Entfernen Sie den Schutz der PDF, drucken Sie das Dokument erneut als PDF (zum Beispiel mit Microsoft Print to PDF) oder bitten Sie den Lieferanten um eine ungeschützte VersionPDF-Formular (interaktive Formularfelder)Die PDF enthält interaktive Formularfelder (AcroForm/XFA) statt Fließtext, sodass der Inhalt nicht ausgelesen werden kann.Öffnen Sie das Dokument und drucken Sie es erneut als PDF (zum Beispiel mit Microsoft Print to PDF), und reichen Sie die neue, flache PDF erneut einFehler während der VerarbeitungEs ist ein technischer Fehler aufgetreten. Das Dokument wird automatisch innerhalb von 24 Stunden (an Werktagen) erneut angeboten.Warten Sie ab. Wenn das Dokument nach 24 Stunden noch nicht verarbeitet ist, kontaktieren Sie den Support
Fehlermeldungen bei der Verarbeitung (Konvertierung)
Die folgenden Meldungen erhalten Sie, nachdem das Dokument eingereicht wurde und die IDR versucht hat, es zu verarbeiten. Dabei geht es um den Inhalt oder den Typ des Dokuments.
MeldungBedeutungLösungWesentliche Elemente fehlenWesentliche Daten sind nicht feststellbar (zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Betrag oder andere Pflichtfelder)Prüfen Sie, ob die Rechnung vollständig istDokumenttyp ist falschKeine Rechnung oder Bestellung (zum Beispiel Angebot, Lieferschein, AGB)Reichen Sie nur Rechnungen ein; andere Dokumente als Anhang mitsendenMahnung oder ZahlungsaufforderungDokument als Mahnung erkanntReichen Sie die ursprüngliche Rechnung einDokument unleserlichDokument ist nicht lesbar (zum Beispiel zu niedrige Auflösung, schlechte Beleuchtung, beschädigte Datei oder leere Seite)Prüfen Sie die Quelldatei und reichen Sie eine lesbare Version einDokument enthält mehrere DokumenteMehr als eine Rechnung in einer PDFAufteilen in eine Rechnung pro DateiDokument als Logo erkanntBild aus der E-Mail-SignaturIn der Regel korrekt gefiltert; bei Fehler: als PDF einreichenSelf-Billing-RechnungFalscher Empfänger (Einkauf vs. Verkauf)An die richtige E-Mail-Adresse senden
Tip: Prüfen Sie bei wiederholten Fehlermeldungen zuerst die Anforderungen beim Einreichen. Viele Probleme lassen sich durch die richtigen Dateiformate und Limits vermeiden.
Rechnungsnummer mit Leerzeichen
Eine Rechnungsnummer mit Leerzeichen ist keine Fehlermeldung und kein Defekt. Bei der PDF-Konvertierung entfernt das System immer alle Leerzeichen aus der Rechnungsnummer. Das ist Produktnormalisierung. Lieferanten-XML (Peppol oder ein XML-Upload) behält die Rechnungsnummer wie geliefert, einschließlich Leerzeichen.
Die Duplikaterkennung vergleicht exakt nach Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Nur ein Leerzeichenunterschied zwischen der PDF-Konvertierung und der Lieferanten-XML ergibt zwei Originale, kein Duplikat und keine Störung. Weicht die PDF-Konvertierung von der XML ab, reichen Sie nur die XML ein. Einen abweichenden Dateinamen korrigieren Sie beim Absender.
Häufig gestellte Fragen
Wo erhalte ich Fehlermeldungen, wenn meine Rechnung nicht verarbeitet werden kann?
Fehlermeldungen werden per E-Mail an die Adresse gesendet, von der Sie die Rechnung eingereicht haben. Stellen Sie sicher, dass diese Adresse ein funktionierendes Postfach ist, das jemand liest. Bei einem vertrauenswürdigen Absender können Sie eine separate Kontakt-E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen einstellen.
Was muss ich bei der Fehlermeldung "Dokument enthält mehrere Dokumente" tun?
Diese Meldung bedeutet, dass die PDF-Datei mehr als eine Rechnung enthält. Teilen Sie die Datei so, dass jede Rechnung in einer eigenen PDF-Datei steht, und reichen Sie die Dateien erneut ein. Eine Rechnung mit mehreren Seiten darf in einer PDF bleiben.
Wird eine fehlgeschlagene Rechnung automatisch erneut angeboten?
Nur bei der Fehlermeldung "Fehler während der Verarbeitung" wird das Dokument automatisch innerhalb von 24 Stunden an Werktagen erneut angeboten. Bei allen anderen Fehlermeldungen müssen Sie das Problem selbst lösen und das Dokument erneut einreichen.