Rechnungen über einen Scanner einreichen

Erhalten Sie noch Papierrechnungen? Mit einem Scanner, der E-Mails versenden kann, reichen Sie diese einfach bei eConnect zur automatischen Verarbeitung ein. Der IDR (Intelligent Document Recogniser) erkennt den Text auf dem gescannten Dokument und wandelt es in eine validierte E-Rechnung um.

Anforderungen an den Scanner

Um Rechnungen über einen Scanner einzureichen, muss der Scanner zwei Voraussetzungen erfüllen:

Der Scanner muss über eine eigene E-Mail-Adresse mit einem funktionierenden Postfach verfügen. Dies ist erforderlich, damit Fehlermeldungen empfangen werden können.
Die E-Mail-Adresse des Scanners muss bei Ihrer eConnect-Organisation bekannt sein. Am einfachsten richten Sie einen vertrauenswürdigen Absender für die E-Mail-Adresse des Scanners ein.

Einrichtung in drei Schritten

Sie haben zwei Optionen für die Empfangsadresse: Sie können die Standard-Handelsregisteradresse verwenden oder eine neue Adresse über den Email Receiver (vertrauenswürdiger Absender) erstellen. Wählen Sie eine der beiden Optionen, Sie müssen nicht beides tun.

Schritt 1: Empfangsadresse wählen

Option A: Verwenden Sie Ihre Standard-Eingangsrechnungen-Adresse (<handelsregisternummer>@inkoopfacturen.econnect.eu) und fügen Sie die E-Mail-Adresse des Scanners als bekannten Absender hinzu.

Option B: Erstellen Sie im Plattform einen vertrauenswürdigen Absender. Das Plattform generiert dann eine eindeutige E-Mail-Adresse, mit der Sie den Whitelist-Typ, den Dokumenttyp und andere Einstellungen speziell für den Scanner konfigurieren können.

Schritt 2: E-Mail-Adresse auf dem Scanner konfigurieren

Stellen Sie die gewählte E-Mail-Adresse (aus Schritt 1) als Empfänger auf dem Scanner ein.

Schritt 3: Scaneinstellungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass der Scanner Dokumente als PDF oder als Bild (JPEG, PNG oder BMP) speichert. Stellen Sie die Auflösung auf mindestens 300 dpi ein, um die besten Erkennungsergebnisse zu erzielen.

Scanqualität

Die Qualität des Scans beeinflusst die Erkennung direkt. Einige praktische Tipps:

Scannen Sie mit mindestens 300 dpi für ein scharfes und lesbares Ergebnis.
Stellen Sie sicher, dass das Dokument gerade auf der Glasplatte liegt, damit Text nicht schräg erkannt wird.
Vermeiden Sie zu helle oder zu dunkle Scans. Das Dokument sollte einen guten Kontrast aufweisen.
Scannen Sie nicht die Rückseite eines Dokuments, wenn dort keine relevanten Informationen stehen; eine leere Seite kann eine Fehlermeldung auslösen.

Achtung: Scannen Sie immer eine Rechnung pro Datei. Hat eine Rechnung mehrere Seiten, speichern Sie diese als eine einzige PDF. Eine PDF mit mehreren Rechnungen wird abgelehnt.

Fehlermeldungen

Wenn ein gescanntes Dokument nicht verarbeitet werden kann, sendet eConnect eine Fehlermeldung an die E-Mail-Adresse des Scanners. Prüfen Sie daher regelmäßig das Postfach des Scanners auf Fehlermeldungen. Häufige Ursachen sind eine zu niedrige Scanqualität (das Dokument ist unleserlich) oder eine zu kleine Datei (unter 10 KB).

Möchten Sie Fehlermeldungen lieber an eine andere E-Mail-Adresse erhalten? Beim vertrauenswürdigen Absender können Sie eine separate Kontakt-E-Mail-Adresse angeben, an die Ablehnungsbenachrichtigungen gesendet werden.

Möchten Sie wissen, welche technischen Anforderungen gescannte Dateien erfüllen müssen? Lesen Sie die Anforderungen beim Einreichen von Rechnungen.

Erste Rechnung einreichen