Bevor Sie Rechnungen bei eConnect einreichen, sollten Sie die technischen Anforderungen kennen, die Ihre Dateien erfüllen müssen. Wenn Sie diese Richtlinien beachten, vermeiden Sie Fehlermeldungen und stellen sicher, dass Ihre Rechnungen schnell und korrekt verarbeitet werden.

eConnect verarbeitet die folgenden Dateitypen:

ZUGFeRD/Factur-X (hybride PDF mit eingebetteter XML) wird ebenfalls unterstützt. Das Plattform versucht zunächst die eingebettete XML zu verarbeiten; wenn diese nicht valide ist, wird die PDF über OCR verarbeitet.

Reichen Sie immer eine Rechnung pro Datei ein. Wenn eine Rechnung mehrere Seiten hat, kombinieren Sie diese in einer einzigen PDF-Datei. Das Plattform verarbeitet jede Datei als separates Dokument. Enthält eine PDF mehrere Rechnungen, wird die Konvertierungsaufgabe mit der Meldung "Dokument enthält mehrere Dokumente" abgelehnt.

Beachten Sie, dass Bilder in E-Mail-Signaturen und Firmenlogos als Anhang zählen. Wenn Ihr E-Mail-Programm automatisch ein Logo mitsendet, zählt dies zum Maximum von 50 Anhängen und kann die Klassifizierung beeinflussen. Das System erkennt die meisten Logos automatisch über die Detect API und filtert sie heraus, aber in einigen Fällen kann ein Logo fälschlicherweise als Dokument erfasst werden.

Wenn Sie eine einzelne Rechnung mit Begleitdokumenten (Spezifikationen, Lieferscheine, Stundennachweise) in derselben E-Mail senden, werden die Begleitdokumente automatisch als Anhang der Rechnung zugeordnet.

Senden Sie mehrere Rechnungen zusammen mit Anhängen in einer E-Mail, kann das System nicht zuordnen, welcher Anhang zu welcher Rechnung gehört. Senden Sie in diesem Fall separate E-Mails pro Rechnung.

PDF-Dateien mit Verschlüsselung, digitaler Signatur oder anderen Einschränkungen können von der OCR-Engine nicht gelesen werden. Diese werden mit der Meldung "Dokument geschützt" abgelehnt. Entfernen Sie den Schutz, bevor Sie die Datei einreichen, oder bitten Sie den Lieferanten um eine ungeschützte Version.

Die PDF-Konvertierung (OCR-Erkennung) ist für Rechnungen an alle Organisationen verfügbar, die auf der Plattform freigeschaltet sind. Es spielt keine Rolle, ob der Empfänger eine niederländische, belgische oder andere ausländische Organisation ist. Der IDR unterstützt über 200 Sprachen für die Texterkennung, sodass Rechnungen in praktisch jeder Sprache erkannt werden.

Tipp: Sind Sie unsicher, ob Ihre Datei den Anforderungen entspricht? Reichen Sie eine Testrechnung ein und prüfen Sie, ob sie korrekt verarbeitet wird. Bei einem Fehler erhalten Sie eine klare Fehlermeldung mit der Ursache.

Möchten Sie wissen, welche Fehlermeldungen auftreten können? Lesen Sie die Übersicht der Fehlermeldungen beim Einreichen per E-Mail.