Versenden Sie Ausgangsrechnungen per E-Mail an Ihre Kunden? Durch gleichzeitige Weiterleitung an eConnect erscheinen diese automatisch in Ihrem Postausgang. So verfügen Sie über ein vollständiges digitales Archiv aller ausgehenden Rechnungen, und sie werden automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeitet.

Sobald Ihre Organisation auf dem Plattform aktiviert ist, erhalten Sie eine eigene E-Mail-Adresse für Ausgangsrechnungen:

<handelsregisternummer>@verkoopfacturen.econnect.eu

Diese Adresse ist sofort verfügbar; Sie müssen sie nicht separat anfordern oder aktivieren. Die Standardeinstellungen sind jedoch nicht immer auf Ihre spezifischen Wünsche abgestimmt. Prüfen Sie daher immer, ob die Adresse richtig konfiguriert ist, oder erstellen Sie über den Email Receiver eine neue Adresse, deren Einstellungen Sie genau nach Ihren Wünschen einrichten können.

Die einfachste Methode, Ausgangsrechnungen an eConnect zu senden, ist über BCC. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden senden, fügen Sie die Ausgangsrechnungen-Adresse im BCC-Feld hinzu. Ihr Kunde erhält die Rechnung wie gewohnt, und gleichzeitig wird eine Kopie zur Verarbeitung an eConnect gesendet.

Am besten funktioniert dies, wenn Sie die BCC-Adresse als Standard in Ihrem E-Mail-Programm oder Ihrer Rechnungssoftware hinterlegen. So müssen Sie nicht mehr daran denken und bauen automatisch ein vollständiges Archiv auf.

Wenn eine E-Mail mit Rechnungsanhang bei Ihrer Ausgangsrechnungen-Adresse eingeht, verläuft die Verarbeitung wie folgt:

1. Klassifizierung: Das System prüft jeden Anhang und bestimmt, ob es sich um eine Rechnung oder ein anderes Dokumenttyp handelt (wie eine Spezifikation oder ein Lieferschein).
2. Erkennung: PDF-Rechnungen werden vom IDR (Intelligent Document Recogniser) in eine validierte E-Rechnung umgewandelt. XML-Rechnungen werden direkt validiert.
3. Archivierung: Die verarbeitete Rechnung erscheint in Ihrem Postausgang und wird automatisch an Ihre verknüpfte Buchhaltungssoftware weitergeleitet.

Der Unterschied zu Eingangsrechnungen liegt im Ziel: Eingangsrechnungen gehen in Ihren Posteingang, Ausgangsrechnungen in Ihren Postausgang.

Hinweis: Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System muss Ausgangsrechnungen aus dem Postausgang importieren können. Nicht alle Softwarepakete unterstützen den Import von Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle. Prüfen Sie vorab bei Ihrem Softwareanbieter, ob dies unterstützt wird.

Neben der BCC-Adresse können Sie auch einen vertrauenswürdigen Absender mit dem Dokumenttyp "Ausgangsrechnung" einrichten. Dies ist praktisch, wenn Sie Ausgangsrechnungen über ein festes System oder eine feste E-Mail-Adresse versenden und die Archivierung ohne BCC automatisieren möchten.

Bei der Einrichtung eines vertrauenswürdigen Absenders mit Dokumenttyp "Ausgangsrechnung" werden die Rechnungen für die administrative Verarbeitung in Ihrem Postausgang archiviert, über einen anderen Kanal als den, über den sie an Ihren Kunden gesendet wurden.

Beim Self-Billing erstellt der Käufer die Rechnung im Namen des Lieferanten. Wie Sie eine Self-Billing-Rechnung einreichen, hängt von Ihrer Rolle ab:

• Als Käufer (Sie erstellen die Rechnung im Namen des Lieferanten): Reichen Sie die Rechnung als Eingangsrechnung ein.
• Als Lieferant (Ihr Kunde hat die Rechnung erstellt): Reichen Sie die Rechnung als Ausgangsrechnung ein.

Vermerken Sie auf der PDF-Rechnung den Text "Rechnung ausgestellt durch den Käufer". Im Übrigen gelten dieselben Anforderungen wie für reguläre Rechnungen.

Achtung: Self-Billing-Rechnungen werden abgelehnt, wenn sie an den falschen Empfänger gesendet werden (Eingang statt Ausgang oder umgekehrt). Prüfen Sie immer, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse verwenden.

Möchten Sie mehr über die technischen Anforderungen beim Einreichen erfahren? Lesen Sie die Anforderungen beim Einreichen von Rechnungen.