Neben PDF-Rechnungen können Sie auch UBL-Dateien (XML-E-Rechnungen) per E-Mail bei eConnect einreichen. Eine valide UBL-Rechnung wird direkt ohne OCR-Erkennung verarbeitet, was schneller und zuverlässiger ist als die PDF-Konvertierung. Dieser Artikel erklärt, wie das funktioniert und was passiert, wenn die XML nicht valide ist.

Wenn Sie eine UBL-Rechnung per E-Mail einreichen, validiert das Plattform die Datei direkt gegen die unterstützten Standards. Die folgenden UBL-Formate werden erkannt:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, der niederländische Standard)
• Peppol BIS Billing 3.0 (der europäische Peppol-Standard)

Ist die XML valide? Dann wird die Rechnung sofort verarbeitet und zugestellt, ohne dass OCR-Erkennung erforderlich ist. Das bedeutet schnellere Verarbeitung und höhere Zuverlässigkeit, da keine Interpretation visueller Elemente stattfindet.

Wenn die XML-Datei nicht valide ist (beispielsweise aufgrund fehlender Pflichtfelder oder einer abweichenden Struktur), wechselt das Plattform automatisch zu einem Fallback. Wie dieser Fallback funktioniert, hängt von der Situation ab:

• UBL mit beigefügter PDF: Liegt neben der ungültigen XML auch eine PDF-Rechnung in der E-Mail, wird die PDF über OCR-Erkennung verarbeitet.
• UBL ohne PDF: Wurde keine PDF beigelegt, kann die Rechnung nicht verarbeitet werden und Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Tipp: Möchten Sie vorab prüfen, ob Ihre UBL-Datei valide ist? Nutzen Sie den eConnect Document Validator, ein kostenloses Online-Tool, mit dem Sie jede UBL-Datei validieren können.

ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) sind hybride Rechnungsformate: eine PDF mit eingebetteter XML im CII-Format. Bei diesen Rechnungen versucht das Plattform zunächst, die eingebettete XML zu extrahieren und zu verarbeiten.

Ist die eingebettete XML nicht valide, fällt das System auf die OCR-Verarbeitung der PDF-Komponente zurück. Eine ZUGFeRD-Rechnung, die in externen Validatoren besteht, aber bei eConnect dennoch als PDF verarbeitet wird, kann auf unterschiedliche Validierungsregeln für die eingebettete XML hinweisen.

Die älteren SimpleInvoicing-Formate (SI 1.1 und SI 1.2) sind seit 2024 im Peppol-Netzwerk nicht mehr zugelassen. Beim Einreichen per E-Mail kann eConnect diese Formate in vielen Fällen noch in eine valide NLCIUS-Rechnung transformieren, vorausgesetzt alle wesentlichen Daten sind vorhanden. Bei fehlenden Daten kann die Validierung scheitern.

Die Empfehlung lautet, auf SI-UBL 2.0 (NLCIUS) oder Peppol BIS Billing 3.0 umzusteigen, um eine zuverlässige Verarbeitung zu gewährleisten.

eConnect verfügt über eine Funktion, die bekannte Fehler in UBL-Dateien automatisch über eine XSL-Transformation repariert. Nicht-essenzielle fehlende Felder werden mit Standardwerten gefüllt, sodass die Rechnung dennoch verarbeitet werden kann. Diese Funktion wird kontinuierlich auf Basis von Mustern aus der Praxis weiterentwickelt.

Es ist hilfreich, den Unterschied zwischen Konvertierung und Transformation zu kennen:

• Konvertierung: Eine PDF-Rechnung wird in eine E-Rechnung (XML) umgewandelt. Dies erfordert OCR-Erkennung und beinhaltet immer einen Interpretationsschritt.
• Transformation: Eine E-Rechnung in einem XML-Format wird in ein anderes XML-Format umgewandelt. Dies ist zuverlässiger, da die Quelldaten bereits strukturiert sind.

eConnect unterstützt die automatische Transformation zwischen mehr als 20 XML-Standards, darunter branchenspezifische Formate wie DICO, SETU, SEEF und XRechnung.

Möchten Sie Rechnungen lieber direkt über Peppol empfangen statt per E-Mail? Das ist möglich, wenn Ihre Organisation im Peppol-Netzwerk registriert ist.