Wie eConnect doppelte Rechnungen erkennt und zurückhält, und wie Sie ein zurückgehaltenes Dokument bei Bedarf durchlassen.
Das Plattform erkennt automatisch, wenn dieselbe Rechnung mehr als einmal eingeht, auch wenn sie über verschiedene Kanäle eingereicht wurde. Die erste Rechnung wird verarbeitet, nachfolgende Exemplare werden als Duplikat zurückgehalten. So verhindern Sie, dass Sie dieselbe Rechnung zweimal buchen.
Das Plattform vergleicht drei Merkmale, um festzustellen, ob eine Rechnung ein Duplikat ist:
Wenn alle drei mit einer zuvor empfangenen Rechnung übereinstimmen, wird das Dokument als Duplikat markiert und nicht an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.
Die Duplikaterkennung funktioniert über alle Kanäle hinweg. Wenn dieselbe Rechnung sowohl über Peppol als auch per E-Mail als PDF eingeht, erkennt das Plattform dies als Duplikat. Die erste Version wird verarbeitet, die nächste wird zurückgehalten.
Dies ist besonders relevant für Organisationen, die Rechnungen über mehrere Kanäle empfangen. Ein Lieferant, der eine Rechnung sowohl per E-Mail als auch über Peppol sendet, verursacht dadurch keine doppelte Buchung.
Manchmal ist eine als Duplikat markierte Rechnung tatsächlich ein Original. Dies kann vorkommen, wenn zwei verschiedene Rechnungen zufällig dieselbe Rechnungsnummer haben, oder wenn Sie dieselbe Rechnung bewusst erneut verarbeiten möchten.
Im Plattform können Sie ein zurückgehaltenes Duplikat trotzdem durchlassen, indem Sie das Dokument als „Als Original markieren" kennzeichnen. Die Rechnung wird dann verarbeitet, als wäre es ein neues Dokument.
Ein Duplikat kann unerkannt bleiben, wenn die Rechnungsnummer bei der zweiten Einreichung anders erkannt wird. Dies kann vorkommen, wenn die Rechnung über einen anderen Kanal mit einem anderen Format oder einer anderen Scanqualität eingeht, wodurch die OCR die Rechnungsnummer leicht anders interpretiert. Dies ist eine inhärente Einschränkung bei der Erkennung auf PDF-Dokumenten.
Tipp: Erhalten Sie regelmäßig Duplikatmeldungen? Prüfen Sie, ob Ihr Lieferant die Rechnung gleichzeitig über mehrere Kanäle versendet (z. B. sowohl per E-Mail als auch über Peppol). Legen Sie fest, über welchen Kanal die Rechnung eingereicht wird.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Rechnungen verarbeitet werden? Lesen Sie Konvertierungsaufgabe: der Prozess von Anfang bis Ende.
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