Arbeiten Sie mit mehreren Verwaltungen innerhalb Ihrer Organisation? Mit der Verwaltungserkennung leitet eConnect eingehende Rechnungen automatisch an die richtige Verwaltung weiter. So können Sie eine E-Mail-Adresse für alle Verwaltungen nutzen, statt pro Verwaltung eine separate Adresse zu verwalten.

Das System erkennt anhand des Namens und der Adresse auf der Rechnung, an welche Verwaltung die Rechnung geleitet werden muss. Voraussetzung ist, dass die möglichen Verwaltungen eConnect im Voraus bekannt sind. Die Plattform weiß dann, welche Namen und Adressen zu welcher Verwaltung gehören.

Die Verwaltungserkennung funktioniert sowohl für E-Rechnungen (XML) als auch für PDF-Rechnungen, die über die IDR verarbeitet werden.

Für Organisationen mit komplexen Strukturen (z. B. Immobilienverwalter mit vielen Objekten) können Sie pro Verwaltung Aliase einrichten. Ein Alias ist ein alternativer Name, der auf der Rechnung vorkommen kann und den das System der richtigen Verwaltung zuordnet.

Ein Beispiel: Ein Immobilienverwalter hat Verwaltungen pro Gebäude. Der Lieferant adressiert die Rechnung an „Bürogebäude De Toren". Über einen Alias weiß die Plattform, dass dies zu Verwaltungsnummer 4523 gehört, und leitet die Rechnung dorthin.

Die Verwaltungsblöcke (CustomerParty) im IDR-Bildschirm werden aus einer BuyerGroup befüllt. Eine BuyerGroup wird vom eConnect-Support auf Kontoebene angelegt. Die Plattform sammelt die Daten aller Organisationen im Konto und sendet sie an die BuyerGroup in der IDR. Wenn eine IDR-Gruppe grau ist oder nicht korrekt befüllt ist, prüfen Sie, ob alle Organisationsdaten auf der Plattform vollständig sind (Straße, Postleitzahl, Ort, Land). Bei unvollständigen Daten ist die Lösung, die BuyerGroup zu entfernen und neu anzulegen, damit die aktualisierten Informationen an die IDR übermittelt werden.

Wenn das System nicht mit Sicherheit feststellen kann, zu welcher Verwaltung eine Rechnung gehört, wird die Rechnung nicht automatisch weitergeleitet, sondern als Zwischenaufgabe an das Quality-Control-Team gesendet. Dort wird die richtige Verwaltung manuell festgelegt.

Die Verwaltungserkennung ist im Professional-Abonnement oder höher verfügbar. Beim günstigsten Scan-&-Erkennen-Abonnement ist diese Funktion nicht verfügbar.

Sie richten die Verwaltungserkennung über den E-Mail-Empfänger mit der Option „Konvertierung für mehrere Organisationen" ein.

Möchten Sie die Verwaltungserkennung einrichten? Richten Sie einen vertrauenswürdigen Absender ein mit der Option für mehrere Organisationen.