Wie eConnect Belege und Kassenzettel verarbeitet: weniger Felder, Platzhalterwerte und warum.
Die IDR verarbeitet auch Belege, Kassenzettel und Spesenabrechnungen. Das sind vereinfachte Rechnungen mit weniger Angaben als eine reguläre Rechnung. Das hat Folgen dafür, was erkannt wird und wie die E-Rechnung aussieht.
Ein Kassenzettel ist nach den Regeln der Steuerbehörde eine vereinfachte Rechnung. Für Transaktionen bis 100 € (inkl. MwSt.) muss ein Lieferant weniger Daten auf der Rechnung angeben. Oft fehlen Adresse, Handelsregisternummer oder sogar der vollständige Name des Lieferanten.
Der UBL-Standard verlangt jedoch, dass bestimmte Felder immer gefüllt sind. Eine E-Rechnung ohne Lieferantenidentifikation ist nicht gültig. Deshalb verwendet eConnect bei Belegen häufiger Dummy-Werte: Platzhalterwerte, die die E-Rechnung technisch gültig machen, auch wenn die Daten auf dem Beleg fehlen.
Bei Belegen erkennt die IDR eine kleinere Feldmenge als bei regulären Rechnungen:
Bei Belegen ist die IBAN das führende Identifikationsfeld. Der Name auf dem Beleg wird genutzt, um den Lieferanten zu erkennen, die Adresse gilt jedoch nicht als essenziell. Die IBAN bietet die zuverlässigste Verknüpfung zum richtigen Lieferanten.
Weil viele Pflichtfelder von UBL auf einem Beleg fehlen, werden mehr Dummy-Werte verwendet als bei einer regulären Rechnung. Typische Dummy-Werte bei Belegen sind die OIN-Dummy-Nummer für den Lieferanten und unknown für die USt-IdNr.
Mehr über Dummy-Werte und ihre Bedeutung in Dummy-Werte in der E-Rechnung.
Fehlt die Rechnungsnummer auf einem Beleg — was oft der Fall ist, weil eine vereinfachte Rechnung keine Rechnungsnummer als gesetzliche Pflicht kennt — generiert die IDR-Pipeline automatisch eine Surrogatnummer mit der Struktur YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND. Das Dokument wird dadurch nicht abgelehnt, sondern mit einer Markierung verarbeitet. Über RBE oder Ihre eigenen Systeme können Sie Dokumente mit dieser Surrogatnummer für die manuelle Prüfung abfangen.
Siehe Erkannte Felder – Rechnungsnummer fehlt: Surrogatnummer für die Logik und das Abfangen über RBE.
Bei Belegen erkennt die IDR eine kleinere Feldmenge als bei regulären Rechnungen. Name und IBAN des Lieferanten, Betrag, MwSt. und Datum werden erkannt, sofern vorhanden. Adresse und Handelsregisternummer fehlen oft auf Belegen und werden dann nicht erkannt.
Viele Pflichtfelder von UBL (wie Handelsregisternummer oder USt-IdNr.) stehen nicht auf einem Beleg. Der UBL-Standard verlangt, dass diese Felder immer gefüllt sind. Dummy-Werte sorgen dafür, dass die E-Rechnung technisch gültig bleibt und zugestellt werden kann, auch wenn die Daten auf dem Originalbeleg fehlen.
Ja, die IDR unterstützt JPEG, PNG, BMP und PDF als Dateiformat. Machen Sie ein klares Foto oder einen Scan des Belegs, möglichst schnell, weil Thermopapier schnell verblasst. Reichen Sie jeden Beleg als separate Datei ein.
Möchten Sie wissen, welche Felder die IDR bei regulären Rechnungen erkennt? Lesen Sie Welche Felder erkennt die IDR?.
Lesen Sie, wie Sie Rechnungen einreichen