Bei der Konvertierung einer PDF-Rechnung in eine UBL-E-Rechnung sind bestimmte Identifikationsdaten Pflicht. Dazu gehören die Handelsregisternummer, OIN oder USt-IdNr. des Absenders oder Empfängers. Wenn der IDR (Intelligent Document Recogniser) eine solche Kennung auf der Rechnung nicht finden kann, wird ein Dummywert eingesetzt, damit die E-Rechnung technisch gültig bleibt.

Der UBL-Standard und die Peppol-Spezifikation erfordern, dass bestimmte Felder immer befüllt sind. Eine E-Rechnung ohne Lieferanten- oder Käuferidentifikation ist nicht valide und kann von empfangenden Systemen nicht verarbeitet werden. Dummywerte stellen sicher, dass die Rechnung gültig ist und zugestellt werden kann, auch wenn nicht alle Angaben auf der originalen PDF vorhanden waren.

Ein Dummywert ist an einem festen Muster pro Land erkennbar. So können Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System leicht erkennen, dass es sich um einen Platzhalter und nicht um eine echte Identifikationsnummer handelt.

Der Dummywert unknown für USt-IdNr. wird verwendet, wenn der IDR keine USt-IdNr. auf der Rechnung gefunden hat. Es liegt dann beim Empfänger, die korrekte USt-IdNr. nachzuschlagen und in der Buchhaltung zu ergänzen.

Wenn Sie eine Rechnung mit einem Dummywert erhalten, bedeutet dies, dass die betreffenden Daten nicht auf der originalen PDF vorhanden waren oder nicht erkannt werden konnten. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

1. Manuell ergänzen: Tragen Sie die korrekte Identifikationsnummer über Ihre Buchhaltungssoftware oder im eConnect-Plattform ein.
2. Lieferant informieren: Bitten Sie den Lieferanten, die fehlende Angabe (wie Handelsregisternummer oder USt-IdNr.) auf zukünftigen Rechnungen aufzuführen.

Tipp: Der IDR lernt von jeder verarbeiteten Rechnung. Wenn ein Lieferant seine Angaben konsequent auf Rechnungen vermerkt, werden diese nach einigen Rechnungen automatisch erkannt und gespeichert. Dummywerte kommen dann bei diesem Lieferanten nicht mehr vor.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie der IDR Rechnungen erkennt? Lesen Sie Wie funktioniert Scan & Erkennung (IDR/OCR)?.