Line Recognition: Wie eConnect Rechnungszeilen erkennt, mit 80 % automatisch und der Option auf 100 % Garantie.
Seit Juli 2024 bietet eConnect die Zeilenerkennung (Line Recognition) an: die automatische Aufteilung von PDF-Rechnungszeilen in einzelne Transaktionszeilen in der E-Rechnung. Dadurch können Sie Rechnungen auf Zeilenebene in Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeiten, was die Automatisierung Ihres Beschaffungsprozesses erheblich beschleunigt.
Bei der standardmäßigen PDF-Konvertierung erkennt der IDR die Hauptdaten einer Rechnung: Lieferant, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbeträge und MwSt. Die Zeilenerkennung geht einen Schritt weiter. Pro Rechnungszeile werden folgende Felder erkannt:
Das Ergebnis ist eine E-Rechnung, in der nicht nur die Summen stimmen, sondern auch die einzelnen Zeilen strukturiert für Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware verfügbar sind.
Die Zeilenerkennung läuft nach der Basiserkennung der Rechnung. Die KI-Modelle basieren auf Large Language Models in einer abgeschotteten Umgebung. Die Erkennung von Zeilen erfolgt automatisch; der Standardpfad läuft vorerst ohne Qualitätskontrolle auf Zeilenebene. Optionale Zeilenvalidierung bleibt separat verfügbar (siehe unten).
Zeilen werden im XML-Dokument nur dann gespeichert, wenn die Summe der Zeilenbeträge dem Rechnungsgesamtbetrag exklusive MwSt. entspricht. Gelingt dies nicht, greift das System auf die Standardmethode zurück: eine Zeile pro MwSt.-Grundlage. Die Rechnung bleibt stets gültig.
Pro Zeile muss gelten: Menge × Preis = Betrag. Der Zeilenbetrag ist maßgeblich: Fehlt Menge oder Preis, berechnet der IDR diese aus dem erkannten Betrag (der bereits dem Rechnungsgesamtbetrag exkl. MwSt. entspricht).
Am Anfang des XML-Dokuments befindet sich eine Erweiterung mit dem Ergebnis der Zeilenerkennung. Bei fehlgeschlagener Erkennung zeigt diese Erweiterung dennoch die erkannten Zeilenbeträge -- nützlich für Untersuchung und Verbesserung.
Der IDR erkennt 80 % aller Rechnungszeilen vollständig automatisch. Die übrigen 20 % fallen auf die Standardverarbeitung zurück, bei der der Zwischenbetrag pro MwSt.-Satz anstelle einzelner Zeilen verwendet wird. Das bedeutet, dass die Rechnung immer verarbeitet wird, auch wenn nicht alle Zeilen automatisch erkannt werden können.
Dabei gilt die "No Lines No Pay"-Garantie: Sie zahlen nur für Rechnungszeilen, die tatsächlich erfolgreich erkannt wurden. Wenn die Zeilenerkennung bei einer bestimmten Rechnung fehlschlägt und das System auf die Standardverarbeitung zurückfällt, werden keine zusätzlichen Kosten berechnet.
Für Organisationen, die 100 % Sicherheit bei der Rechnungserkennung auf Zeilenebene wünschen, gibt es die Option Zeilenvalidierung. Bei dieser Option werden die nicht automatisch erkannten Rechnungszeilen (die 20 %) an das eConnect-Validierungsteam weitergeleitet. Dieses kontrolliert und korrigiert die Zeilen manuell.
Das Ergebnis: eine 100 %-Garantie, dass alle Rechnungszeilen korrekt in der E-Rechnung stehen. Dies ist besonders relevant für Organisationen mit komplexen Rechnungen oder strengen Anforderungen an die Buchhaltung auf Zeilenebene.
Der IDR erkennt diese Felder automatisch, ohne dass pro Lieferant ein Template oder Training erforderlich ist. Das System lernt von jeder verarbeiteten Rechnung und wird dadurch immer besser in der Erkennung unterschiedlicher Rechnungslayouts. Weitere Felder können auf Basis von Kundenwünschen folgen.
Tipp: Für die Zeilenerkennung eignet sich eine born-digital PDF (direkt aus einem System generiert) besser als ein gescanntes Dokument. Bei born-digital PDFs ist der Text scharf und die Tabellenstruktur intakt, was die Erkennung zuverlässiger macht.
Die Zeilenerkennung ist eine Standardfunktion, die im Professional-Abonnement enthalten ist.
Die Option für Zeilenvalidierung (100 % Garantie) kann separat aktiviert werden und wird separat berechnet.
Die Zeilenerkennung wird noch leistungsfähiger in Kombination mit Bestellzeilen-Matching. Dabei werden die erkannten Rechnungszeilen automatisch mit den entsprechenden Bestellzeilen verknüpft. Das System matcht anhand von eindeutigem Stückpreis, Beschreibung oder einer einzelnen Bestellzeile. Bestellinformationen werden über die Schnittstelle oder das Archiv zuvor gesendeter Bestellungen abgerufen. Dies funktioniert sowohl bei E-Rechnungen als auch bei OCR-verarbeiteten PDFs und erhöht die Straight-Through-Processing-Rate (STP) erheblich, da Rechnungen, die mit einer Bestellung übereinstimmen, vollautomatisch freigegeben werden können.
Die Rechnung wird immer verarbeitet, auch wenn nicht alle Zeilen automatisch erkannt werden. Stimmt die Summe der Zeilenbeträge nicht mit dem Rechnungsgesamtbetrag exkl. MwSt. überein, fällt das System auf eine Zeile pro MwSt.-Grundlage (bzw. Zwischenbetrag pro MwSt.-Satz) zurück. Es gilt die "No Lines No Pay"-Garantie: Sie zahlen nur für Zeilen, die tatsächlich erfolgreich erkannt wurden.
Ja. Auf der Plattform ist die Zeilenerkennung im Professional-Abonnement enthalten und Sie aktivieren sie selbst über Meine Umgebung in den Organisationseinstellungen. Über PSB aktivieren Sie die Zeilenerkennung in der Webhook-Konfiguration. Bei niedrigeren Abonnements kann die Zeilenerkennung als zusätzliche Option erworben werden.
Ja, Zeilenerkennung funktioniert sowohl für born-digital PDFs als auch für gescannte Dokumente. Born-digital PDFs werden bevorzugt, da der Text schärfer und die Tabellenstruktur intakt ist. Dies liefert zuverlässigere Erkennungsergebnisse als ein gescanntes Dokument.
Pro Zeile muss Menge × Preis = Betrag gelten. Fehlt Menge oder Preis, berechnet der IDR diese aus dem erkannten Zeilenbetrag. Dieser Betrag entspricht bereits dem Rechnungsgesamtbetrag exkl. MwSt., sodass die E-Rechnung gültig bleibt.
Möchten Sie die Zeilenerkennung aktivieren? Gehen Sie in den Organisationseinstellungen zu Meine Umgebung und aktivieren Sie die Funktion. Bei Fragen zur Zeilenvalidierung oder den Möglichkeiten für Ihre Organisation wenden Sie sich an den Support.
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