Die IDR (Intelligent Document Recogniser) erkennt automatisch die wichtigsten Daten auf einer PDF-Rechnung und wandelt sie in strukturierte Felder in der E-Rechnung um. Welche Felder erkannt werden, hängt von Ihrem Abonnement und der Konfiguration ab.

Bei jeder PDF-Konvertierung werden folgende Felder automatisch erkannt:

Bei einigen Lieferantenformaten kann die IDR ein anderes Feld als die Rechnungsnummer übernehmen, zum Beispiel eine Transaktions-ID anstelle der eigentlichen Rechnungsnummer. Ein bekanntes Beispiel sind Meta (Facebook) Rechnungen, bei denen die Rechnungsnummer am unteren Ende einer späteren Seite der PDF steht und die Transaktions-ID prominenter erkannt wird. Weitere Fehlzuordnungen: die Handelsregisternummer des Lieferanten oder eine Bestellnummer/PO statt der echten Rechnungsnummer; Letzteres kann auch eine Gutschrift fälschlich als Duplikat blockieren.

Dies ist für das betreffende Lieferantenformat verbesserbar. Die Erkennung der Rechnungsnummer ist vom Kunden nicht konfigurierbar, wird aber intern durch einen Support-Mitarbeiter über Outlier Detection, Regex und Hinweise pro Lieferant oder Format optimiert. Es ist keine Roadmap-Änderung erforderlich; es handelt sich um eine gezielte Optimierung der bestehenden Funktionalität. Melden Sie solch einen Fall dem Support — auf Basis der Meldung fügt das Team einen lieferantenspezifischen Hinweis hinzu, sodass zukünftige Rechnungen dieses Formats die richtige Rechnungsnummer erhalten.

Mit dem Professional-Abonnement werden zusätzliche Felder erkannt:

Die IDR erkennt Datumsangaben auf PDF-Rechnungen und konvertiert sie in das standardisierte UBL-Datumformat (YYYY-MM-DD). Weil Datumsnotationen je nach Land unterschiedlich sind, legt die IDR anhand des Landes des Lieferanten fest, wie mehrdeutige Daten interpretiert werden:

• Vereinigte Staaten: MDY (Monat-Tag-Jahr). Das Datum 03/11 wird als 11. März interpretiert.
• Alle anderen Länder: DMY (Tag-Monat-Jahr). Das Datum 03/11 wird als 3. November interpretiert.

Wenn die automatische Landserkennung nicht ausreicht, kann pro Lieferant über den Hint-Mechanismus ein spezifischer Hinweis für das Datumsformat ergänzt werden.

Tip: falsch interpretierte Daten (zum Beispiel 03/11 als 11. März statt 3. November) sind fast immer eine Erkennungsfrage, kein Plattformproblem. Die Plattform zeigt das Datum immer so an, wie es in der UBL steht.

Beim Professional-Abonnement wird die erkannte IBAN mit dem Verification Store verglichen: einer Datenbank zuvor manuell validierter IBAN-Nummern pro Lieferant. Wenn die IBAN auf der Rechnung von dem abweicht, was zuvor verifiziert wurde, wird dies signalisiert. Das hilft, Scheinrechnungen oder geänderte Bankdaten zu erkennen.

Hinweis: Die IBAN auf einer Rechnung dient gemäß der europäischen Norm EN16931 primär zur Identifikation des Lieferanten, nicht als Zahlungsanweisung. Eine geänderte IBAN muss immer zuerst in den Stammdaten Ihres Finanzsystems validiert werden, bevor darauf gezahlt wird.

Neben den Standardreferenzen (Bestellnummer, Vertragsnummer, Projektnummer) können weitere Referenzen pro Lieferant spezifisch konfiguriert werden, etwa Budgetcodes, Budgetverantwortliche oder interne Referenzen. Das ist Maßarbeit, die auf Streifenkartenbasis eingerichtet wird.

Die Erkennung konfigurierbarer Referenzen nutzt ein dreischichtiges Verfahren:

1. Regex: Formatvalidierung, damit die extrahierte Referenz exakt dem erwarteten Format entspricht
2. Outlier detection: statistische Ausreißererkennung für unwahrscheinliche Werte
3. Hints: automatisch generierte Trainingsdaten auf Basis von Korrekturen durch das QC-Team

Tip: Die Bestellnummer ist die am häufigsten genutzte Referenz und wird von den meisten Lieferanten auf der Rechnung angegeben. Wenn ein Lieferant ein bestimmtes Referenzfeld in seiner Software nicht ausfüllen kann, macht es wenig Sinn, danach zu fragen. Nutzen Sie in dem Fall die Bestellnummer als primäre Referenz.

Gemäß der europäischen Norm EN16931 ist eine Referenz (Buyer Reference) auf einer E-Rechnung Pflicht; dies ist häufig eine Bestellnummer oder eine andere Referenz des Empfängers. Ein Absender kann in dieses Feld einen falschen Wert eintragen.

eConnect lehnt eine Rechnung standardmäßig nicht auf Basis der Referenz ab. Eine Rechnung erfüllt die Grundregeln der europäischen Norm nur dann nicht, wenn überhaupt keine Referenz vorhanden ist. Ob eine Rechnung aufgrund einer unbekannten oder falschen Referenz abgelehnt wird, hängt von der Konfiguration des Empfängers ab: In einer spezifischen Empfängerkonfiguration kann eine Rechnung abgelehnt werden, wenn die Referenz unbekannt ist. Dies ist daher eine Eigenschaft der empfangenden Konfiguration, nicht der Standard-eConnect-Verarbeitung.

Tipp: Wenn Sie Rechnungen bei fehlenden oder unbekannten Referenzen ablehnen möchten, konfigurieren Sie dies über RBE (Rule Based Enrichment) am empfangenden Endpunkt.

Die Rechnungsnummer (UBL-Feld cbc:ID, BT-1) ist in EN 16931, UBL BIS Billing 3.0 und NLCIUS für reguläre Rechnungen Pflicht. Die IDR verarbeitet jedoch einen gemischten Dokumentenstrom: reguläre Rechnungen, Gutschriften, Kostenerstattungen und Belege. Belege fallen unter das vereinfachte Rechnungsregime (Transaktionen bis ca. € 100 inkl. MwSt.), für das die Steuerbehörde keine Rechnungsnummer als gesetzliche Anforderung vorschreibt. Eine Ablehnung bei fehlender Rechnungsnummer würde alle Belege und Kostenerstattungen aus der Verarbeitung ausschließen.

Daher generiert die IDR-Pipeline automatisch eine Ersatznummer, wenn beim Erkennen keine Rechnungsnummer aus dem Dokument extrahiert werden kann. Das Feld cbc:ID (BT-1) wird dann mit der Struktur befüllt:

YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND

Der Zeitstempel ist der Zeitpunkt der Verarbeitung durch die IDR-Pipeline, nicht das Datum auf dem Dokument selbst. Beispiel: 20240315143022-NOTFOUND.

Eine Filterung ist auf zwei Ebenen möglich:

1. RBE (Rule Based Enrichment): Konfigurieren Sie eine Regel, die prüft, ob BT-1 (cbc:ID) auf -NOTFOUND endet. Darauf basierend kann das Dokument für eine manuelle Überprüfung zurückgehalten, in ein separates Postfach umgeleitet oder automatisch abgelehnt werden.
2. Eigene Systeme (ERP/Buchhaltungssystem): Eine direkte String-Suche oder ein regulärer Ausdruck auf -NOTFOUND im Feld cbc:ID ist ausreichend.

Mit der Zeilenerkennung werden auch einzelne Rechnungszeilen erkannt: Beschreibung, Stückpreis, Menge, Zeilenbetrag und Referenzfelder pro Zeile. Das ist ein separates Feature, das Sie selbst über Meine Umgebung aktivieren können.

Neugierig, wie die Erkennung technisch funktioniert? Lesen Sie Wie funktioniert Scan & Erkennung (IDR/OCR)?.