Die eConnect-Plattform prüft automatisch auf doppelte Rechnungen. Bei jeder eingehenden Rechnung wird geprüft, ob dieselbe Rechnung bereits zuvor empfangen wurde (auch wenn sie über einen anderen Kanal eingegangen ist). So verhindern Sie, dass Sie dieselbe Rechnung zweimal buchen oder bezahlen.

Die Duplikaterkennung findet an mehreren Stellen im Verarbeitungsprozess statt:

1. Beim Einsenden: Die Plattform prüft, ob eine E-Rechnung (XML) bereits zuvor elektronisch eingereicht wurde.
2. Beim Empfang: Prüfung auf die Kombination aus Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
3. Bei PDF-Konvertierung: Zusätzliche Prüfung durch den Konvertierungspartner, der die PDF in eine E-Rechnung umwandelt.
4. Cross-Channel: Erkennung, wenn dieselbe Rechnung sowohl als XML als auch als PDF eingeht, unabhängig vom Kanal.
5. Im ERP-Paket: Prüfung auf Lieferant und Rechnungsnummer beim Download in Ihre Buchhaltungssoftware.
6. Bei Zahlung: Letzte Prüfung bei der Zahlungsfreigabe.

Bei echten E-Rechnungen (XML) ist die Duplikaterkennung zu 100 % zuverlässig, da die Rechnungsnummer und alle Daten exakt verglichen werden.

Bei PDF-Rechnungen hängt die Erkennung von der Erkennung durch die IDR (Intelligent Document Recogniser) ab. In nahezu allen Fällen werden Duplikate korrekt erkannt, es besteht jedoch eine geringe Restwahrscheinlichkeit bei Rechnungen mit abweichendem Layout oder wenn die Rechnungsnummer durch die OCR leicht anders erkannt wird.

Eine als Duplikat erkannte Rechnung erhält den Status "Duplikat" im Posteingang. Die Rechnung wird nicht automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung bei der Erkennung einer doppelten Rechnung.

Die ursprüngliche Rechnung behält ihren Status und wird normal verarbeitet.

In Ausnahmefällen kann eine Rechnung ungerechtfertigt als Duplikat markiert werden. Das kann vorkommen, wenn zwei verschiedene Rechnungen zufällig dieselbe Kombination aus Lieferant, Datum und Nummer haben, oder wenn die OCR-Erkennung eine Rechnungsnummer leicht anders liest.

Ein bekanntes Muster dabei: die Erkennung liest ein wiederkehrendes Kopffeld auf der PDF, etwa eine Postleitzahl, anstelle der tatsächlichen Rechnungsnummer. Kommt diese falsche Nummer auf mehreren Rechnungen desselben Lieferanten vor, markiert die Plattform diese auf Basis des Schlüssels zwar korrekt, inhaltlich jedoch fälschlich als Duplikat. Dies betrifft unter anderem Rechnungen aus Deutschland, bei denen eine Postleitzahl (PLZ) manchmal als Rechnungsnummer ausgelesen wird.

Um eine ungerechtfertigt markierte Rechnung freizugeben:

1. Öffnen Sie die Rechnung im Posteingang.
2. Klicken Sie auf das Menü (drei Punkte).
3. Wählen Sie "Als Original markieren".

Die Rechnung wird dann doch noch verarbeitet und, wenn Sie eine Softwareanbindung haben, an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.

Mehr über die Status Ihrer Rechnungen erfahren? Lesen Sie Rechnungsstatus.