Die Duplikaterkennung findet an mehreren Stellen im Verarbeitungsprozess statt:

1. Beim Einstellen: die Plattform prüft, ob eine E-Rechnung (XML) bereits zuvor elektronisch eingereicht wurde.
2. Beim Empfang: Prüfung der Kombination aus Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
3. Bei der PDF-Konvertierung: zusätzliche Prüfung durch den Konvertierungspartner, der die PDF in eine E-Rechnung umwandelt.
4. Kanalübergreifend: Erkennung, wenn dieselbe Rechnung sowohl als XML als auch als PDF eingeht, unabhängig vom Kanal.
5. Im ERP-Paket: Prüfung auf Lieferant und Rechnungsnummer beim Herunterladen in Ihre Buchhaltungssoftware.
6. Bei der Zahlung: letzte Prüfung bei der Freigabe von Zahlungen.

Bei echten E-Rechnungen (XML) ist die Duplikaterkennung zu 100% zuverlässig, weil Rechnungsnummer und alle Daten exakt verglichen werden.

Bei PDF-Rechnungen hängt die Erkennung von der IDR (Intelligent Document Recogniser) ab. In nahezu allen Fällen werden Duplikate korrekt erkannt. Es bleibt eine kleine Restmarge bei Rechnungen mit abweichendem Layout oder wenn die OCR die Rechnungsnummer geringfügig anders liest.

Die Prüfung in Schritt 5 (im ERP-Paket) ist eine eigene Prüfung Ihrer Buchhaltungssoftware, unabhängig von der Plattformerkennung oben. Die Plattform markiert eine Rechnung nur bei einer exakten Übereinstimmung von Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer als Duplikat. Ihre Buchhaltungssoftware kann eine Rechnung auch allein anhand von Lieferant und Rechnungsnummer ablehnen, selbst wenn das Rechnungsdatum abweicht. Das ist dann kein Plattformduplikat. Siehe ERP-Fehlerbehebung für paketspezifische Fehlermeldungen, etwa [U4BadRequest]: Invoice number already exists bei Unit4 ERPx.

Eine als Duplikat erkannte Rechnung erhält den Status "Doppelt" im Posteingang. Die Rechnung wird nicht automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine doppelte Rechnung erkannt wird.

Die ursprüngliche Rechnung behält ihren Status und wird normal verarbeitet.

In Ausnahmefällen kann eine Rechnung zu Unrecht als doppelt markiert werden. Das kann vorkommen, wenn zwei verschiedene Rechnungen zufällig dieselbe Kombination aus Lieferant, Datum und Nummer haben, oder wenn die OCR eine Rechnungsnummer geringfügig anders liest.

Ein bekanntes Muster: die Erkennung liest ein wiederkehrendes Kopffeld auf der PDF, etwa eine Postleitzahl, statt der echten Rechnungsnummer. Steht diese falsche Nummer auf mehreren Rechnungen desselben Lieferanten, markiert die Plattform sie anhand des Schlüssels korrekt, inhaltlich aber zu Unrecht als Duplikat. Das kommt unter anderem bei Rechnungen aus Deutschland vor, wo eine Postleitzahl (PLZ) manchmal als Rechnungsnummer ausgelesen wird.

So geben Sie eine zu Unrecht markierte Rechnung frei:

1. Öffnen Sie die Rechnung im Posteingang.
2. Klicken Sie auf das Menü (drei Punkte).
3. Wählen Sie "Als Original markieren".

Die Rechnung wird dann verarbeitet und, wenn Sie eine Softwareanbindung haben, an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet.

Die PDF-Konvertierung entfernt immer alle Leerzeichen aus der Rechnungsnummer. Lieferanten-XML (Peppol oder ein XML-Upload) behält die Rechnungsnummer wie geliefert, einschließlich Leerzeichen.

Die Plattformprüfung gleicht exakt auf Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer ab. Allein ein Leerzeichenunterschied zwischen PDF-Konvertierung und Lieferanten-XML ergibt zwei Originale. Das ist kein Duplikat und keine Störung.

XML ist führend. Weicht die PDF-Konvertierung von der XML ab, stellen Sie nur die XML ein. Einen abweichenden Dateinamen passen Sie beim Absender an.