Klicken Sie auf eine Rechnung im Posteingang, orangener Rahmen um eine Rechnungszeile
Die Statusschaltfläche in den Rechnungsdetails, orangener Rahmen um das Statusfeld
Die Statusoptionen im Dropdown-Menü, orangener Rahmen um den gewünschten Status
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ProduktWissenEntwickler
Plattform Control
Status anpassen

So ändern Sie den Status einer Eingangsrechnung manuell auf zahlbar oder bezahlt.

Den Status einer eingehenden Rechnung können Sie auf der eConnect-Plattform manuell ändern. Das ist praktisch, um nachzuverfolgen, welche Rechnungen genehmigt, bezahlt oder abgelehnt wurden, besonders wenn Sie keinen automatischen Genehmigungsworkflow verwenden.

Wie passen Sie den Status an?
Schritt 1: Die Rechnung öffnen

Gehen Sie zum Posteingang und klicken Sie auf die Rechnung, deren Status Sie ändern möchten.

Schritt 2: Auf die Statusschaltfläche klicken

In den Rechnungsdetails sehen Sie den aktuellen Status. Klicken Sie auf die Statusschaltfläche oder das Statusfeld, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

Schritt 3: Den neuen Status wählen

Wählen Sie den gewünschten Status:

  • Zahlbar gestellt: Die Rechnung ist genehmigt und bereit zur Zahlung
  • Bezahlt: Die Rechnung ist bezahlt
  • Abgelehnt: Die Rechnung ist nicht in Ordnung

Die Änderung tritt sofort in Kraft. Wenn der Absender ebenfalls die eConnect-Plattform nutzt, wird die Statusänderung automatisch an den Absender übermittelt.

Wann passen Sie den Status an?

Die häufigsten Gründe für eine manuelle Statusänderung:

  • Nach Zahlung: Markieren Sie die Rechnung als "Bezahlt", um einen vollständigen Überblick darüber zu behalten, was noch offen steht.
  • Nach Genehmigung: Markieren Sie als "Zahlbar gestellt", wenn die Rechnung in Ordnung ist, aber noch nicht bezahlt wurde.
  • Bei Ablehnung: Markieren Sie als "Abgelehnt", wenn die Rechnung nicht korrekt ist und Sie diese nicht bezahlen werden. Sie können bei Bedarf einen Kommentar mit dem Grund hinzufügen.
Status mit einem Workflow anpassen

Wenn Ihre Organisation einen Genehmigungsworkflow eingerichtet hat, werden Status automatisch auf Basis des Genehmigungsprozesses angepasst. In diesem Fall müssen Sie den Status in der Regel nicht manuell ändern. Der Workflow regelt das. Eine manuelle Anpassung bleibt für Ausnahmesituationen möglich.

Häufig gestellte Fragen
Verschwindet die Rechnung, wenn ich den Status ändere oder als erledigt markiere?

Nein. Eine Statusänderung im Posteingang ändert nur das Statuslabel. Das Dokument bleibt erhalten; Rechnungen im Posteingang können nicht gelöscht werden. Haben Sie versehentlich Heruntergeladen oder erledigt markiert, ohne herunterzuladen? Suchen Sie nach Rechnungsnummer (Filter Heruntergeladen oder Alle), öffnen Sie die Rechnung und laden Sie sie erneut als PDF und/oder XML herunter. Mehr dazu: Rechnungsstatus.

Mehr über die verschiedenen Status erfahren? Lesen Sie Rechnungsstatus: Was bedeutet jeder Status?.

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