Mit der Workflow-Engine von eConnect automatisieren Sie den Genehmigungsprozess für eingehende Rechnungen, Spesenabrechnungen und andere Dokumente. Sie legen Regeln fest, die bestimmen, welche Prüfungen automatisch durchgeführt werden und wer Dokumente genehmigen muss. Die Workflow-Funktionalität ist als Add-on bei einem SLA-Abonnement verfügbar (Abonnement und/oder Einrichtungskosten). Die Funktionalität befindet sich unter Workflows in der Kundenumgebung; ohne Vertrag oder Abonnement ist sie nicht vorhanden.

• Basis-Workflow: die Konvertierungsaufgabe auf der Plattform. E-Mails bei Ablehnung einer PDF-Rechnung stammen aus diesem Basis-Workflow.
• Individueller Workflow: auf Anfrage in der Kundenumgebung erstellt. Gilt standardmäßig für alle Organisationen in dieser Umgebung. Organisationsspezifisches Routing fügen Sie über einen zusätzlichen Schritt oder eine Bedingung hinzu, die nur diese Organisation betrifft (zum Beispiel auf document.extra.receiverId).

Ein Workflow hat:

• genau 1 Initial-/ersten Schritt
• 1 oder mehr Intermediate-/Zwischenschritte
• 1 oder mehr Final-/letzte Schritte
• optional: eine Methode oder einen Schritt ohne Actor

Eine Methode (ohne Actor) verwenden Sie zum Beispiel bei Eingangsrechnungen, um das Download-Datum zurückzusetzen. Dadurch geht das Dokument erst dann an das Softwarepaket, nachdem es genehmigt wurde und diesen Schritt durchlaufen hat.

Im Tab Nächste Schritte wählen Sie, zu welchen anderen Schritten das Dokument gehen darf. Routing lässt sich anhand von Bedingungen automatisieren, meist beim ersten Schritt oder einem Schritt ohne Actor.

Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die ein Dokument durchläuft, sobald es eingeht. Jeder Schritt kann eine automatische Validierung sein (das System prüft eine Bedingung) oder eine manuelle Aktion (ein Mitarbeiter muss das Dokument beurteilen).

Die Workflow-Engine validiert anhand von UBL-/XML-Feldern, die die Plattform kennt. Beispiele:

• Ist eine Bestellnummer vorhanden?
• Beginnt die Bestellnummer mit einem bestimmten Präfix?
• Weicht die Währung von EUR ab?
• Wurde das Dokument als Duplikat erkannt?

Basierend auf dem Ergebnis werden Aufgaben zugewiesen oder das Dokument wird automatisch weitergeleitet.

Der Feldauswähler zeigt nur Plattform-XML-Felder. Rohe UBL-Erweiterungen aus IDR sind dort nicht enthalten, außer über Functions oder XPath an anderer Stelle. Operatoren und Functions sind möglich, zum Beispiel Längen- oder Substring-Prüfungen. Für Lookups ohne Workflow-Anpassung bei Erweiterung einer Liste verwenden Sie ein Datenlisten-Lookup (dl:getFirstResult).

Häufig verwendete Bedingungsmuster:

Wenn ein Dokument nicht automatisch genehmigt werden kann, wird eine Aufgabe erstellt und einem Benutzer, einer Gruppe oder einer Rolle zugewiesen. Die Zuweisung kann auf dem Ergebnis der Validierung basieren, zum Beispiel: Rechnungen über € 5.000,00 an den Finanzleiter, Rechnungen unter € 5.000,00 an die Buchhaltung.

Der Mitarbeiter, der eine Aufgabe erhält, kann das Dokument:

• Genehmigen: Das Dokument geht zum nächsten Schritt weiter oder erhält den Status „Zahlbar gestellt".
• Ablehnen: Das Dokument erhält den Status „Abgelehnt" und der Workflow stoppt.
• Delegieren: Das Dokument wird an einen Kollegen weitergeleitet (auch in einer Partnerumgebung).

Bei Aufgaben, die mehreren Personen zugewiesen sind, können Sie festlegen, ob alle Personen handeln müssen oder ob es ausreicht, wenn eine Person genehmigt.

In der Praxis bearbeiten Sie diese Aktionen über Ihre Aufgaben. Siehe Aufgaben auf der Plattform für die Schritte und die Bildschirmübersicht.

Der Workflow ist verfügbar für:

• Eingangsrechnungen
• Entwürfe von Ausgangsrechnungen
• Spesenabrechnungen
• Konvertierungsaufgaben

Ein Workflow kann automatisch beim Eingang eines Dokuments starten oder manuell aus dem Postfach gestartet werden.

1. Erstellen Sie eine visuelle Übersicht des Rechnungsflusses und legen Sie Prozessschritte und Workflow-Elemente fest.
2. Erstellen Sie den Workflow in der Kundenumgebung unter Workflows (Abonnement erforderlich).
3. Legen Sie Aufgaben und Übergänge fest (Initial / Intermediate / Final / optional Methode).
4. Weisen Sie Bearbeiter zu: Benutzer und/oder Gruppen. Alle zugewiesenen Benutzer sehen die Aufgabe.
5. Erstellen Sie optional E-Mail-Vorlagen.
6. Fügen Sie dem Workflow E-Mail-Versandschritte hinzu.

Zuerst Pilot: Bauen und testen Sie den Workflow immer zuerst in Pilot; richten Sie ihn danach in der Produktion ein.

Ein Admin oder Verwalter kann unter Administration (Workflow-Admin) in den Workflow eingreifen.

Der Menüpunkt Templates wird zum Erstellen von Datenlisten verwendet. Datenlisten werden im Workflow für automatische Genehmigung oder Ablehnung, Routing und Mapping eingesetzt (zum Beispiel EAN zu Kostenstelle). Rechnungs-, Konvertierungsaufgaben- und andere Standardvorlagen können von Kunden nicht angepasst werden.

Datenlisten werden per CSV-Upload gefüllt. Spaltennamen müssen exakt mit der Datenliste in der Plattform übereinstimmen, die Reihenfolge muss gleich sein, und es gilt ein Limit von maximal 5.000 Zeilen. Speichern Sie die CSV ohne UTF-8-Formatierung (ANSI/Windows-1252). Eine herunterladbare Vorlage ist über den Tab „Daten hochladen“ verfügbar.

Der Workflow versendet bei jedem Schritt automatisch E-Mail-Benachrichtigungen:

• An den Mitarbeiter, der eine Aufgabe erhält
• An den Lieferanten oder internen Ansprechpartner bei Genehmigung oder Ablehnung
• An den Administrator bei Eskalationen oder Ausnahmen

Menü: Entwicklung > E-Mail-Vorlagen. Sie benötigen Rechte zur Entwicklung von E-Mail-Vorlagen (in der Regel Abonnement Professional oder höher). Die Liste zeigt Vorlagen im Konto und kann leer sein, wenn noch keine eigenen Vorlagen vorhanden sind. Tabs: Umgebung (Kontovorlagen) und Plattform (Plattformvorlagen aller Kanäle).

Workflow-Benachrichtigungen und andere Plattform-E-Mails verwenden E-Mail-Vorlagen. Variablen unterscheiden sich je nach Kontext. Plattformvorlagen und eigene Vorlagen verknüpfen Sie in Workflow-Benachrichtigungs- oder E-Mail-Versandschritten.

1. Plus/Neu (unten rechts oder Schaltfläche Neu).
2. Betreff und Inhalt ausfüllen; beim Speichern erscheint ein Popup mit Metadaten.
3. Name und Beschreibung: interne Bezeichnung.
4. Kontext: erforderlich eindeutig; bestimmt, wann die Vorlage auswählbar ist.
5. Kanal: Kanal des Kunden (zum Beispiel eConnect oder UWV).
6. Sprache: Die Plattform wählt die englische Vorlage, wenn die E-Mail-Adresse bekannt ist und die Spracheinstellung Englisch ist. Zusätzliche Sprachvariante über das Kontextmenü Variante erstellen (Inhalt manuell übersetzen).

1. Tab Plattform: alle Plattform-E-Mail-Vorlagen aller Kanäle.
2. Vorlage suchen; über die drei Punkte eine Vorschau mit dem Kanal des Kunden öffnen.
3. In Umgebung kopieren.
4. Die Vorlage steht danach unter dem Tab Umgebung und ist nur für dieses Konto angepasst.
5. Die angepasste Plattformvorlage wird sofort bei der zugehörigen E-Mail verwendet.

Platzhalter unterscheiden sich je nach Kontext; nicht jeder Platzhalter ist überall verfügbar. Beispiele: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Verfügbare Platzhalter finden Sie oft über Eigenschaften der (Plattform-)Vorlage.

Für Rechnungen auch XPath auf XML, zum Beispiel:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = Rechnungsnummer
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = Kontakt-E-Mail des Absenders

Nach dem Erstellen oder Anpassen verknüpfen Sie E-Mail-Versandschritte im Workflow.

Jeder Schritt im Workflow wird in einem vollständigen Audit-Log festgehalten. Sie können jederzeit nachvollziehen, wer was genehmigt hat, wann und welche Validierungen durchlaufen wurden. Dies ist essenziell für Compliance und interne Kontrolle.

Für die Verwaltung von Workflows ist eine spezielle administrative Rolle verfügbar. Ein Benutzer mit dieser Rolle kann Aufgaben neu starten, neu zuweisen und Schritte übersteuern, ohne dass der reguläre Workflow unterbrochen wird.

Die Workflow Engine bietet Einblick über die Zeitleiste pro Dokument und die Admin-Übersicht:

• Schritthistorie pro Dokument: Öffnen Sie eine Rechnung und sehen Sie die Zeitleiste ein, um nachzuvollziehen, welche Workflow-Schritte durchlaufen wurden. Als Workflow Admin können Sie auch über den Tab "All executed steps" alle ausgeführten Schritte einsehen.
• Abgelehnte Dokumente: Als Workflow Admin können Sie über "Alle Instanzen" nach abgehandelten Dokumenten mit Status "Abgelehnt" filtern. Voraussetzung: Geben Sie Ihren Schritten aussagekräftige Beschreibungen, damit in der Übersicht erkennbar ist, welcher Schritt die Rechnung abgelehnt hat.
• Granularität: Wenn ein Schritt mehrere Kriterien gleichzeitig prüft, ist nicht ersichtlich, auf welchem spezifischen Kriterium der Ausfall stattfand. Teilen Sie Validierungsschritte auf ein Kriterium pro Schritt auf, um maximalen Einblick zu erhalten.

"The Workflow instance is already executing"

Diese Fehlermeldung erscheint, wenn eine Workflow-Aktion doppelt ausgelöst wird, beispielsweise durch einen Doppelklick auf die Genehmigungsschaltfläche.

Lösung als Workflow Admin:

1. Suchen Sie die betreffende Instanz über "Alle Instanzen"
2. Bieten Sie den Workflow erneut an
3. Setzen Sie das Dokument zum nächsten Schritt fort (beispielsweise den Download-Schritt)

Bei Fehlermeldungen in ausgehenden Workflows können Sie als Admin nach Korrektur die Aufgabe über die Resume-Option fortsetzen. Eine abgebrochene Aufgabe bleibt auf demselben Status stehen.

Möchten Sie wissen, wie Aufgaben in der Praxis funktionieren? Lesen Sie Aufgaben auf der Plattform.

• Aufgaben auf der Plattform: zuweisen und bearbeiten
• Rechnungsstatus erklärt
• Abonnements auf der eConnect-Plattform