Aufgaben auf der eConnect-Plattform sind Aktionselemente, die Benutzern zugewiesen werden, in der Regel als Teil eines Genehmigungs-Workflows. Wenn eine Rechnung beurteilt, geprüft oder genehmigt werden muss, erscheint eine Aufgabe beim verantwortlichen Mitarbeiter.

Aufgaben erscheinen in Ihrem Postfach als Aktionselement. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde (sofern Sie dies in Ihrem Profil aktiviert haben). In der Plattform sehen Sie die Anzahl offener Aufgaben im Menü.

Aufgaben werden in der Regel automatisch von der Workflow-Engine erstellt, können aber auch manuell von einem Administrator oder administrativen Benutzer gestartet werden.

Öffnen Sie die Aufgabe und prüfen Sie das zugehörige Dokument (Rechnung, Spesenabrechnung oder anderes Dokument). Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Genehmigen: Das Dokument erfüllt die Bedingungen und darf verarbeitet werden.
• Ablehnen: Das Dokument wird zurückgesendet oder erhält den Status „Abgelehnt". Sie können einen Grund angeben.
• Delegieren: Sie leiten die Aufgabe an einen Kollegen weiter, beispielsweise wenn Sie nicht befugt sind, dieses Dokument zu beurteilen, oder wenn eine andere Abteilung zuständig ist.

Nach der Bearbeitung der Aufgabe geht das Dokument automatisch zum nächsten Schritt im Workflow weiter oder erhält seinen Endstatus („Zahlbar gestellt" oder „Abgelehnt").

Eine Aufgabe kann mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen werden. Der Workflow bestimmt, welcher Modus gilt:

• Alle müssen handeln: Jede zugewiesene Person muss die Aufgabe bearbeiten, bevor das Dokument weitergeht.
• Eine reicht aus: Sobald eine Person genehmigt oder ablehnt, ist die Aufgabe abgeschlossen.

Bei einer aktiven Partnerschaft (beispielsweise mit Ihrem Steuerberater) können Sie Aufgaben auch an Benutzer in einer anderen Umgebung delegieren. So kann Ihr Steuerberater Rechnungen beurteilen und genehmigen, ohne dass Sie alles selbst erledigen müssen.

Im Postfach haben Sie eine Übersicht aller offenen, abgeschlossenen und eskalierten Aufgaben. Sie können nach Status, Datum und Organisation filtern, um schnell die richtige Aufgabe zu finden.

Achtung: Es ist nicht möglich, Validierungsgründe als Spalte zur Aufgabenansicht hinzuzufügen. Möchten Sie wissen, warum ein Dokument im Workflow abgelehnt wurde? Öffnen Sie das Dokument und sehen Sie die Zeitleiste ein.

Möchten Sie mehr über das Einrichten von Genehmigungsprozessen erfahren? Lesen Sie Workflow einrichten.