Die drei Benutzerrollen erklärt: Basisbenutzer, fortgeschrittener Benutzer und Administrator.
Kurzübersicht Die Plattform kennt drei Rollen (Basisbenutzer, fortgeschrittener Benutzer, Administrator), die bestimmen, was jemand auf Umgebungsebene tun darf. Dies sind Plattformrollen, getrennt von der Rolle, die ein Mitglied innerhalb einer bestimmten Organisation haben kann. Darüber hinaus gibt es Berechtigungen pro Organisation und eine separate Beziehungsmanager-Rolle für die externe Zusammenarbeit.
Jeder Benutzer in einer Umgebung hat genau eine Plattformrolle. Hinweis: Plattformrollen sind unabhängig von der Rolle, die ein Benutzer innerhalb einer bestimmten Organisation haben kann. Siehe Berechtigungen auf Organisationsebene für den Unterschied.
Jeder Benutzer in einer Umgebung hat genau eine dieser Rollen:
Die Standardrolle für Benutzer, die hinzugefügt werden, nachdem die Umgebung bereits existiert. Der erste Benutzer einer Umgebung ist immer Administrator. Jeder nachfolgende Benutzer, der über eine Einladung hinzugefügt wird, erhält automatisch die Rolle Basisbenutzer; der Administrator kann dies anschließend ändern.
Ein Basisbenutzer kann Dokumente einsehen, Rechnungen erstellen und versenden für die Organisationen, denen er zugeordnet ist. Das genügt für die meisten Mitarbeiter, die täglich mit Rechnungen arbeiten.
Ein Basisbenutzer kann nicht: andere Benutzer einladen, Organisationen erstellen oder löschen, Rollen zuweisen oder Partnerbeziehungen mit anderen Unternehmen eingehen.
Der fortgeschrittene Benutzer hat alle Rechte eines Basisbenutzers sowie die Möglichkeit, Partnerbeziehungen mit anderen Umgebungen einzugehen. Das ist relevant für Organisationen, die über die Plattform mit Kunden, Lieferanten oder Steuerberatern zusammenarbeiten.
Der Administrator hat die vollständige Verwaltung über die Umgebung. Neben allen Rechten des fortgeschrittenen Benutzers kann ein Administrator:
Beim Erstellen einer neuen Umgebung wird der erste Benutzer automatisch zum Administrator. Jeder nachfolgend eingeladene Benutzer erhält standardmäßig die Rolle Basisbenutzer, der Administrator kann dies anschließend anpassen.
Neben der Umgebungsrolle hat jeder Benutzer auch Berechtigungen auf der Ebene einzelner Organisationen. Es gibt zwei Stufen:
Ein Benutzer mit der Rolle "Basisbenutzer" auf Umgebungsebene kann durchaus "Administrator" einer bestimmten Organisation sein, die beiden Ebenen funktionieren unabhängig voneinander.
Der Zugriff auf Dokumente setzt eine Mitgliedschaft in der betreffenden Organisation voraus. Diese Mitgliedschaft muss separat vom Organisationsadministrator vergeben werden. Ohne Organisationsmitgliedschaft erscheint die Organisation in der Regel nicht unter Meine Organisationen (sie kann aber unter Alle Organisationen in der Umgebung sichtbar bleiben) und kann nicht als Lieferant bei einer Verkaufsrechnung verwendet werden. Nur eine Umgebungsmitgliedschaft reicht also nicht aus, um Rechnungen zu erstellen oder Dokumente einzusehen.
Die Beziehungsmanager-Rolle ist eine ergänzende Rolle, die separat von einem Administrator zugewiesen wird. Ein Beziehungsmanager kann mit anderen Unternehmen und Umgebungen über das Partnerschaftsmodell zusammenarbeiten.
Diese Rolle ist notwendig, wenn Sie:
Die Beziehungsmanager-Rolle wird über die Benutzerverwaltung durch den Administrator vergeben.
Neben den drei Standardrollen und der Beziehungsmanager-Rolle gibt es zwei spezialisierte Rollen im System:
Beide Rollen sind in der Benutzerverwaltung sichtbar, werden in der Praxis jedoch nur in bestimmten Integrationsszenarien eingesetzt.
Nur ein Administrator kann Rollen ändern. Sie können Ihre eigene Rolle nicht ändern; dafür benötigen Sie einen anderen Administrator. Gehen Sie zu Meine Umgebung > Benutzer, wählen Sie den Benutzer aus und passen Sie die Rolle an. Die Änderung tritt sofort in Kraft, der Benutzer muss sich nicht erneut anmelden.
Kleines Unternehmen mit einem Mitarbeiter: Sie sind selbst Administrator und müssen nichts weiter einrichten. Sie haben automatisch Zugriff auf alles.
Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern: Machen Sie sich zum Administrator und laden Sie Kollegen als Basisbenutzer ein. Vergeben Sie pro Organisation die benötigten Berechtigungen.
Steuerberater mit mehreren Mandanten: Machen Sie sich zum Administrator mit der Beziehungsmanager-Rolle. So können Sie Partnerbeziehungen mit Mandantenumgebungen eingehen und deren Rechnungen verwalten.
Holding mit mehreren Tochterunternehmen: Alle Organisationen in einer Umgebung. Pro Tochterunternehmen weisen Sie die zuständigen Mitarbeiter als Mitglied oder Organisationsadministrator zu.
Ein Administrator verwaltet den gesamten Arbeitsbereich: Benutzer einladen, Organisationen erstellen, Abonnements ändern. Ein Organisationsadministrator kann nur Mitglieder zu dieser bestimmten Organisation hinzufügen oder entfernen. Die zwei Ebenen funktionieren unabhängig voneinander: Sie können Organisationsadministrator sein, ohne Administrator der Umgebung zu sein.
Ja, ein Benutzer kann in einer oder mehreren Organisationen innerhalb derselben Umgebung Mitglied sein. Nur Organisationen, in denen jemand Mitglied ist, erscheinen unter Meine Organisationen und können als Lieferant auf einer Verkaufsrechnung verwendet werden. Ein Administrator oder Organisationsadministrator kann Mitglieder hinzufügen.
Nein, Berechtigungen werden auf Organisationsebene festgelegt. Jedes Mitglied einer Organisation kann alle ein- und ausgehenden Rechnungen dieser Organisation einsehen. Eine Unterscheidung zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist auf der Plattform nicht möglich.
Meistens fehlt die Organisationsmitgliedschaft: Sie sind Mitglied der Umgebung, aber nicht der betreffenden Organisation. Funktioniert es in einer Umgebung, aber nicht in einer anderen (zum Beispiel in der Produktionsumgebung, aber nicht in der Pilotumgebung)? Pilot und Produktion sind separate Umgebungen mit eigenen Benutzer- und Organisationsmitgliedschaften; Berechtigungen aus einer Umgebung gelten nicht automatisch in der anderen. Der Administrator der betreffenden Umgebung fügt Sie als Mitglied der Organisation hinzu, danach löst erneutes Anmelden oder Aktualisieren das Problem.
Möchten Sie einen Kollegen einladen oder Rollen anpassen? Das erledigen Sie in Meine Umgebung auf platform.econnect.eu.
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