Wo Sie eingehende Rechnungen auf der eConnect-Plattform finden: Posteingang und Filter.
Alle Rechnungen, die Sie über Peppol, E-Mail oder die eConnect-Plattform empfangen, landen in Ihrem Posteingang. Dort finden Sie sie, können sie einsehen, filtern und an Ihre Buchhaltungssoftware weiterleiten.
Öffnen Sie den Posteingang über das Hauptmenü. Sie sehen eine Übersicht aller empfangenen Eingangsrechnungen, sortiert nach Datum. Bei jeder Rechnung sehen Sie die wichtigsten Daten auf einen Blick: Absender, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Status.
Nutzen Sie die Suchleiste oben, um schnell eine bestimmte Rechnung zu finden. Sie können nach Rechnungsnummer, Absender, Betrag oder anderen Merkmalen suchen. Mit den Filteroptionen grenzen Sie die Übersicht weiter ein, beispielsweise nach Zeitraum, Status oder Organisation.
Klicken Sie auf eine Rechnung, um die vollständigen Details zu öffnen. Sie sehen die Rechnungsdaten, die Rechnungspositionen und eventuelle Anhänge. Von diesem Bildschirm aus können Sie die Rechnung auch als PDF oder XML-Datei herunterladen.
Die PDF-Ansicht zeigt die Rechnung so, wie der Absender sie gestaltet hat, oder, wenn die Rechnung als E-Rechnung eingegangen ist, eine von der Plattform generierte Darstellung auf Basis der XML-Daten. Die XML-Datei enthält die strukturierten E-Rechnungsdaten, die Ihre Buchhaltungssoftware einlesen kann.
Jede eingehende Rechnung hat einen Status, der anzeigt, wo sich die Rechnung im Verarbeitungsprozess befindet:
Sie können den Status einer Rechnung manuell über die Detailseite anpassen. Wenn beide Parteien die eConnect-Plattform nutzen, werden Statusänderungen automatisch ausgetauscht. Der Absender sieht dann in Echtzeit, dass die Rechnung genehmigt oder bezahlt wurde.
Wenn Sie eine Softwareanbindung eingerichtet haben, werden eingehende Rechnungen automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet. Das geschieht im Hintergrund, ohne dass Sie etwas tun müssen. In der Regel ist eine Rechnung innerhalb von 4 Stunden in Ihrem Buchhaltungspaket sichtbar.
Sollte eine Rechnung nicht korrekt an Ihre Software zugestellt worden sein, können Sie diese manuell erneut anbieten. Das tun Sie über die Rechnungsdetails mit der Option "Erneut anbieten". Das funktioniert sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen.
Wichtig: Rechnungen, die als "Duplikat" markiert sind, müssen erst als "Original" markiert werden, bevor Sie sie erneut anbieten können.
Die Plattform prüft automatisch auf doppelte Rechnungen. Bei jeder empfangenen Rechnung wird die Kombination aus Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer geprüft. Wenn eine Rechnung bereits zuvor empfangen wurde (auch wenn sie über einen anderen Kanal eingegangen ist, beispielsweise erst als XML und dann als PDF), wird das Duplikat automatisch markiert.
Bei einer echten E-Rechnung (XML) ist die Duplikaterkennung zu 100 % zuverlässig. Bei PDF-Rechnungen wird die Erkennung ständig verbessert, in Ausnahmefällen kann ein Duplikat aber nicht automatisch erkannt werden. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine doppelte Rechnung erkannt wird.
Arbeiten Sie regelmäßig mit denselben Filtereinstellungen? Speichern Sie diese als Ansicht. Sie können Ansichten auch mit Kollegen teilen, sodass alle dieselbe Übersicht nutzen. Aus jeder Ansicht können Sie die Ergebnisse als CSV-Datei exportieren (maximal 20.000 Zeilen).
Möchten Sie automatisch eine Benachrichtigung bei jeder neuen Rechnung erhalten? Richten Sie Benachrichtigungen ein.
Eingehende Rechnungen ansehen
Bitten Sie den Lieferanten (oder dessen Access Point) um die returnedMessageId. eConnect erstellt diese ID, sobald ein Dokument über AS4 akzeptiert oder abgelehnt wird; sie hat das Format GUID@econnect.eu (Beispiel: 088762a2-2446-4077-a9b3-d20959b2565c@econnect.eu). Mit dieser ID kann der Support das Dokument suchen und die weitere Verarbeitung nachverfolgen.
Die zwei häufigsten Ursachen bei AS4-Empfangsfehlern sind:
Kann der Support das Dokument über die returnedMessageId nicht finden, wird der Fall an den Tech Support eskaliert.
Die Rechnung ist nicht verschwunden. Nur das Statuslabel wurde geändert; Dokumente im Posteingang können nicht gelöscht werden. Suchen Sie nach Rechnungsnummer, stellen Sie den Statusfilter auf Heruntergeladen oder Alle, öffnen Sie die Rechnung und laden Sie sie erneut als PDF und/oder XML herunter. Siehe Rechnungsstatus.
Dies ist ein anderer Mechanismus als die Duplikaterkennung oben. Bei PDF-Rechnungen erkennt eConnect die Rechnungsnummer anhand zuvor verarbeiteter Rechnungen desselben Lieferanten: Je mehr Rechnungen bereits verarbeitet wurden und je konsistenter das Layout, desto zuverlässiger die Erkennung. Weicht die angezeigte Rechnungsnummer von der Nummer auf der PDF ab, ist sie abgeschnitten, oder übernimmt die IDR ein anderes Feld (beispielsweise eine Bestellnummer/PO oder die Handelsregisternummer des Lieferanten statt der echten Rechnungsnummer)? Melden Sie dies dem Support mit der Rechnungsnummer und der betreffenden Rechnung. Wir passen die Erkennung für diesen Lieferanten an, damit künftige Rechnungen korrekt verarbeitet werden.
Ist eine Rechnung als Duplikat markiert, obwohl es ein neues Dokument ist (beispielsweise eine Gutschrift, deren Bestellnummer als Rechnungsnummer erkannt wurde)? Das ist ein separater Mechanismus; siehe Wie wird eine doppelte Rechnung erkannt?.