Jede Rechnung auf der eConnect-Plattform hat einen Status, der anzeigt, wo sich das Dokument im Verarbeitungsprozess befindet. Die Status unterscheiden sich zwischen eingehenden (Eingangs-) und ausgehenden (Ausgangs-)Rechnungen.

Die Status "Zur Genehmigung", "Genehmigt", "Zahlbar gestellt" und "Abgelehnt" werden verwendet, wenn ein Genehmigungsworkflow eingerichtet ist. Ohne Workflow erhält eine Rechnung direkt den Status "Empfangen" und Sie können sie gegebenenfalls manuell als bezahlt markieren. Die Status "Zahlung gestartet" und "Collection successfull" erscheinen bei automatisierten Zahlungs- und Einzugsprozessen.

Eine Statusänderung im Posteingang (zum Beispiel auf Heruntergeladen, Genehmigt, Abgelehnt, oder umgangssprachlich "mark as done" / erledigt) ändert nur das Statuslabel. Das Dokument bleibt erhalten. Rechnungen im Posteingang können nicht gelöscht werden. Es gibt keine erneute Weiterleitung an angebundene Software, ERP oder die API-Downloadroute.

Szenario: Die Rechnung steht bereits korrekt in Ihrem ERP/Paket, aber der Plattformstatus ist noch nicht aktualisiert. Ändern Sie dann nur den Status. Verwenden Sie nicht API-Download erneut anbieten: diese Aktion bietet das Dokument der Kopplung erneut an (Risiko einer doppelten Angebotsstellung). Erneut anbieten ist nur bei echter Nicht-Durchsetzung gedacht.

Haben Sie eine Rechnung versehentlich als erledigt oder Heruntergeladen markiert, ohne sie herunterzuladen? So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie zum Posteingang auf platform.econnect.eu.
2. Suchen Sie nach der Rechnungsnummer (Statusfilter bei Bedarf auf Heruntergeladen oder Alle stellen).
3. Öffnen Sie die Rechnung und laden Sie sie erneut als PDF und/oder XML vom Detailbildschirm herunter.

Siehe auch Status einer Eingangsrechnung anpassen und XML-Rechnung herunterladen.

Über Peppol geht die Rechnung als strukturiertes UBL/XML ein. Ein PDF ist nur vorhanden, wenn:

1. der Lieferant ein PDF in das UBL eingebettet hat (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject) oder separat mitgeschickt hat; oder
2. für das empfangende Konto PDF-Generierung aus XML aktiv ist (Legacy-Plattform, Kontoebene; Modi: Bei Nichtvorhandensein / Immer / Nie). Siehe PDF-Merge und PDF generieren.

PSB: On-Demand-PDF-Generierung aus UBL ist noch nicht Standard; es wird nur ein eingebettetes PDF zurückgegeben. UBL ohne eingebettetes PDF bedeutet kein PDF über die PSB.

Nur XML ohne verarbeitetes PDF ist normal, wenn der Lieferant kein PDF mitgeliefert hat und die Generierung kein PDF ergab. Das ist kein Empfangsfehler.

eConnect kann ein fehlendes Absender-PDF nicht nachträglich hinzufügen und die Rechnung nicht erneut mit einem PDF anliefern, das nicht empfangen wurde. Fehlt das PDF? Bitten Sie den Lieferanten, das PDF für die betreffende Rechnung nachzusenden und künftige Rechnungen mit einem PDF in das UBL einzubetten (oder separat mitzuschicken).

Rechnungsansicht vs. Anhang (Plattform): Ein PDF-Knoten in der XML bedeutet nicht automatisch eine Rechnungsansicht. Ein eingebettetes PDF zählt in der Dashboard-Rechnungsansicht nur dann als Rechnungs-PDF, wenn in cac:AdditionalDocumentReference der exakte Erkennungswert steht:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, ohne Leerzeichen), oder
• DocumentType = PrimaryImage

Der Fließtext "Commercial Invoice" (mit Leerzeichen) meint dasselbe, aber die Plattformerkennung folgt dem exakten Literal oben. Ohne dieses Tag behandelt die Plattform das PDF als normalen Anhang, auch wenn die UI "eingebetteter Anhang" zeigt: er hängt dann unten an der zusammengeführten PDF statt vorne als Rechnungsansicht. Bei PDF-Generierung Bei Nichtvorhandensein/Immer kann die Plattform trotzdem ein eConnect-PDF aus XML erzeugen (oft Deckblatt zuerst statt dem originalen Lieferanten-PDF). Siehe Aufbau einer UBL-Rechnung.

Selbstprüfung im Posteingang (platform.econnect.eu) — "welches Tag sendet dieser Lieferant":

1. Posteingang öffnen, nach Rechnungsnummer oder Lieferant suchen.
2. Detail-/Rechnungsansicht: Wird dort ein PDF angezeigt, ist es verfügbar (mitgeschickt/eingebettet oder generiert).
3. Anhänge: zusätzliche PDFs oder Spezifikationen des Lieferanten.
4. XML herunterladen über die Download-Option bei der Rechnung, nach AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType suchen. Siehe XML-Rechnung herunterladen.
5. Fehlt CommercialInvoice / PrimaryImage? Das ist eine Nachricht an den Lieferanten (eConnect schreibt das XML nicht um): bitten Sie ihn, das Rechnungs-PDF mit DocumentDescription CommercialInvoice in das UBL einzubetten.

Suchvarianten: Deckblatt bei Rechnungen weglassen, eConnect-PDF zuerst, Original-PDF zuerst, CommercialInvoice-Tag, DocumentDescription fehlt, PrimaryImage, eingebettetes PDF als Anhang, Lieferant wegen PDF-Tag kontaktieren, PDF fehlt auf der Plattform, PDF fehlt in SAP, eingebetteter Anhang nicht als Rechnung, Anhang in XML aber nicht sichtbar, zusammengeführte PDF Anhang unten, Commercial Invoice Leerzeichen vs CommercialInvoice.

Siehe auch: PDF über Peppol (Sende- und Einbettungspfad).

Die Status "Zur Genehmigung", "Bezahlt" und "Abgelehnt" bei ausgehenden Rechnungen werden von der empfangenden Partei gesetzt, nicht von Ihnen als Absender. Wenn beide Parteien die eConnect-Plattform nutzen, werden Statusänderungen automatisch ausgetauscht. Bei Versand über Peppol kann der Empfänger eine Statusnachricht über die Invoice Response Message zurücksenden. Nicht alle Empfänger senden Statusnachrichten zurück; das kann Abweichungen in den Status von Rechnungen an verschiedene Kunden erklären.

Wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger die eConnect-Plattform nutzen, werden Statusänderungen in Echtzeit geteilt. Wenn der Empfänger eine Rechnung genehmigt oder als bezahlt markiert, sehen Sie das sofort in Ihrem Postausgang. Das funktioniert auch umgekehrt: Wenn Sie eine Eingangsrechnung als bezahlt markieren, kann der Absender diesen Status in seinem eigenen System sehen.

Bei Rechnungen, die über Peppol an einen Empfänger bei einem anderen Provider gesendet wurden, hängt der Statusaustausch von der Unterstützung von Invoice Response Messages bei der empfangenden Partei ab. Nicht alle Empfänger (oder ihre Provider) senden Statusnachrichten zurück. Dadurch können Status vergleichbarer Rechnungen an verschiedene Kunden voneinander abweichen, auch wenn der Versand selbst gelungen ist.

Die Plattform prüft standardmäßig automatisch auf Duplikate. Dieses Verhalten kann auf Anfrage deaktiviert werden. Wenn eine Rechnung eingeht, die bereits zuvor empfangen wurde, auch über einen anderen Kanal, wird die neue Rechnung als "Duplikat" markiert. Die ursprüngliche Rechnung behält ihren Status.

Eine als Duplikat markierte Rechnung wird nicht automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet. Ist die Markierung ungerechtfertigt? Dann können Sie die Rechnung über das Menü (drei Punkte) als "Original" markieren, woraufhin sie doch noch verarbeitet wird. Lesen Sie mehr unter Wie wird eine doppelte Rechnung erkannt?.

Suchvarianten: Vollständigkeitskontrolle Rechnungsfluss, Statusexport eConnect, Kontrolle Vollständigkeit Unit4 SFTP, Abstimmung eConnect ERP, pro Rechnung oder pro Batch SFTP, was liegt auf SFTP vs. im ERP.

Bei der Anlieferung an ein ERP-System (zum Beispiel Unit4 ERP CR) über To-SFTP gibt es drei getrennte Schritte: eConnect empfängt und verarbeitet die Rechnung, die PSB legt das Dokument auf den SFTP-Server, und das ERP liest den SFTP-Ordner aus und bucht die Rechnung. Das sind unabhängige Schritte.

Der Plattformstatus Heruntergeladen bestätigt nur, dass eConnect das Dokument weitergeleitet oder bereitgestellt hat. Das ist kein Nachweis, dass das ERP die Rechnung auch erfolgreich eingelesen hat. Über SFTP gibt die empfangende Software keinen Buchungsstatus an eConnect zurück.

eConnect bietet keinen separaten Self-Service-Vollständigkeitsbericht SFTP-versus-ERP. Zur Kontrolle kombinieren Sie:

• die Status und den Export im Posteingang (Empfangen, Heruntergeladen, Abgelehnt);
• die Dateien im SFTP-Posteingangsordner und das Importprotokoll des ERP-Systems (das sieht eConnect nicht).

Die Abstimmung erfolgt vorzugsweise pro Rechnungsnummer, nicht als Batch-Zählung: die Standard-To-SFTP-Route lädt pro Dokument hoch, kein periodisches ZIP. Siehe auch den technischen Hintergrund in SFTP-Integration.

Im Dashboard sehen Sie eine visuelle Übersicht Ihrer Rechnungsstatus. Grüne Rechnungen sind vollständig verarbeitet; orange Rechnungen sind empfangen, aber noch nicht verarbeitet. Eine große Anzahl orangener Rechnungen kann auf bewusst abgelehnte Duplikate hinweisen. Das ist normales Verhalten und kein Fehler.

Möchten Sie den Status einer Eingangsrechnung manuell anpassen? Lesen Sie Status einer Eingangsrechnung anpassen.