Eine PDF-Rechnung ist technisch gesehen keine E-Rechnung: Die Daten liegen nicht in einem strukturierten Format vor und die Richtigkeit kann durch Scan-Erkennung allein nicht garantiert werden. Dennoch bietet eConnect eine Lösung, um PDF-Rechnungen über Peppol zu versenden. Die PSB erkennt die PDF über die IDR (Intelligent Document Recognizer), validiert die wesentlichen Felder anhand der von Ihnen mitgelieferten Metadaten und erstellt daraus eine gültige E-Rechnung.

Hinweis: Diese Seite beschreibt den Versand einer einzelnen PDF ohne UBL (Erkennung durch die IDR anhand mitgelieferter Metadaten). Möchten Sie stattdessen eine PDF als Anhang zu einer E-Rechnung mitsenden, die Sie bereits in UBL anliefern? Siehe dann Anhänge mitsenden bei Rechnung über die API versenden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine PDF-Rechnung bei der PSB einzureichen. Beide Methoden erfordern dieselben Metadaten.

Senden Sie die PDF als Anhang an die gesicherte E-Mail-Adresse Ihres PSB-Tenants. Im Textkörper der E-Mail geben Sie die Kontrollmetadaten im Markdown-Format an:

[factuurnummer](INV-2026-0042)
[totaalfactuur](1.250,00)
[totaalbtw](262,50)
[ontvangerSchemeId](0106)
[ontvangerIdentifier](12345678)
[ontvangerNaam](Voorbeeldbedrijf B.V.)
[ontvangerEmail](finance@voorbeeld.nl)

Die Tags in eckigen Klammern werden bei der Ersteinrichtung festgelegt. Es ist wichtig, dass diese nicht mehr geändert werden, sobald die Verbindung aktiv ist.

Hinweis: Die genaue E-Mail-Adresse und die verfügbaren Tags werden pro Kunde durch eConnect konfiguriert. Kontaktieren Sie den TechSupport für die Erstkonfiguration.

Senden Sie die PDF an die GenericSend API und liefern Sie die Metadaten als metaAttributen (Key-Value-Paare) mit:

{
  "factuurnummer": "INV-2026-0042",
  "totaalfactuur": "1250,00",
  "totaalbtw": "262,50",
  "ontvangerSchemeId": "0106",
  "ontvangerIdentifier": "12345678"
}

Bei der Einreichung über die API erhalten Sie eine documentId zurück. Diese ID können Sie mit der Rechnung in Ihrem eigenen Softwarepaket verknüpfen, um den Status der Sendung zu verfolgen. Sie können auch eine eigene documentId mitgeben.

Die folgenden Felder sind mindestens erforderlich:

Zusätzliche Tags können in Absprache hinzugefügt werden.

Nach Empfang durchläuft die PDF die folgenden Schritte:

1. Erkennung: Die IDR erkennt die PDF-Rechnung und wandelt sie in eine XML-Rechnung (UBL) um
2. Routingfelder: Die Empfängerdaten aus den Metadaten werden in die XML übernommen
3. Validierung: Die Kontrollmetadaten werden mit den von der IDR erkannten Werten verglichen. Rechnungsnummer, Empfängername und Identifikatoren aus Ihren Metadaten dürfen die erkannten Werte überschreiben. Weicht der Rechnungsbetrag oder der MwSt.-Betrag von der Erkennung ab, wird auch dieses Feld überschrieben und die Rechnung fällt aus
4. Versand oder Meldung: Wenn die Validierung erfolgreich ist, wird die Rechnung über Peppol (oder eine andere konfigurierte Zustellmethode) versendet. Schlägt die Validierung fehl, erhalten Sie eine Meldung

Wenn die Validierung nicht erfolgreich ist (zum Beispiel weil der erkannte Betrag vom mitgelieferten Betrag abweicht), gibt es drei Möglichkeiten, eine Meldung zu erhalten:

Bei der Zeilenerkennung leitet die IDR die Rechnungszeilen nur weiter, wenn die Summe der Zeilenbeträge mit dem Gesamtbetrag ohne MwSt. übereinstimmt. Stimmen die Zeilen nicht überein, setzt die IDR den Gesamtbetrag pro MwSt.-Kategorie als Rechnungszeile in die XML. Möchten Sie, dass die Rechnung in diesem Fall ausfällt, anstatt versendet zu werden? Das ist konfigurierbar. Werden überhaupt keine Rechnungszeilen erkannt, kann optional auch eingestellt werden, dass die Rechnung ausfällt, statt ohne Zeilen versendet zu werden; Sie erhalten dieselbe Meldung wie bei einem anderen Validierungsfehler.

Wichtig: Eine ausgefallene Rechnung kann nicht nachträglich korrigiert und automatisch versendet werden. Die einzige Option ist das manuelle Hochladen der XML über das Plattform.

Diese Lösung ist für Situationen gedacht, in denen die Rechnungsquelle kein strukturiertes Format erzeugen kann, Sie aber dennoch über Peppol versenden möchten. Typische Szenarien:

• Softwarepakete, die nur PDF-Export unterstützen
• Hybride Umgebungen, in denen ein Teil des Rechnungsflusses bereits digital ist und ein Teil noch auf PDF läuft
• Schrittweise Migration zur vollständigen E-Rechnungsstellung

Für die beste Qualität und Zuverlässigkeit empfiehlt es sich immer, direkt im UBL-Format über die API anzuliefern.

Möchten Sie PDF via Peppol einrichten? Kontaktieren Sie unser Team für die Erstkonfiguration.