XML herunterladen

Jede Rechnung auf der eConnect-Plattform können Sie als XML-Datei herunterladen. Die XML-Datei enthält die vollständigen strukturierten E-Rechnungsdaten, die Ihre Buchhaltungssoftware einlesen kann, oder die Sie für Archivierung oder Prüfung verwenden können.

Wie laden Sie eine XML-Datei herunter?

Schritt 1: Die Rechnung öffnen

Gehen Sie zum Posteingang oder Postausgang und öffnen Sie die Rechnung.

Schritt 2: Auf Herunterladen klicken

Klicken Sie in den Rechnungsdetails auf Herunterladen.

Schritt 3: Das Format wählen

Wählen Sie XML, um die strukturierte E-Rechnungsdatei herunterzuladen, oder PDF für die visuelle Darstellung.

Die XML-Datei wird auf Ihrem Computer gespeichert und kann in einem XML-Editor, Texteditor geöffnet oder in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden.

Was enthält die XML-Datei?

Die XML-Datei enthält alle Rechnungsdaten in strukturierter Form: Lieferant, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungspositionen, Beträge, USt und Zahlungsdaten. Das ist die Datei, die Maschinen lesen und automatisch verarbeiten können, im Gegensatz zur PDF, die primär für die visuelle Darstellung gedacht ist.

Das Format ist UBL (Universal Business Language), konform den geltenden Standards (Peppol BIS Billing 3.0 oder NLCIUS, je nach Rechnung).

Wofür verwenden Sie die XML-Datei?

Archivierung: Bewahren Sie die XML-Datei als digitalen Nachweis neben oder anstelle der PDF auf.
Prüfung: Öffnen Sie die Datei, um die exakten E-Rechnungsdaten zu überprüfen, beispielsweise bei Abweichungen zwischen der PDF-Ansicht und der Buchhaltungssoftware.
Wiederverwendung als Vorlage: Verwenden Sie eine zuvor versendete XML-Datei als Basis für eine neue Rechnung. Passen Sie die Rechnungsnummer, das Datum und die Beträge an und senden Sie die Datei erneut ein. Lesen Sie mehr unter XML-E-Rechnung anpassen und erneut versenden.
Manueller Import: Importieren Sie die Datei manuell in Software, die keine automatische Anbindung an eConnect hat.

PDF-Ansicht versus XML

Die PDF, die Sie herunterladen, ist eine visuelle Darstellung der Rechnung. Bei Rechnungen, die als E-Rechnung (XML) eingegangen sind, generiert die Plattform automatisch eine PDF auf Basis der XML-Daten. Bei Rechnungen, die als PDF eingegangen sind und von der IDR konvertiert wurden, ist die originale PDF neben der generierten XML-Datei verfügbar.

Die XML ist immer die Quelle der Wahrheit für die E-Rechnungsdaten. Bei Zweifeln über Beträge oder Daten: Konsultieren Sie die XML-Datei.

Mehr über die Struktur von E-Rechnungsdateien erfahren? Lesen Sie über den Unterschied zwischen XML, UBL und NLCIUS im Bereich Peppol & E-Rechnung.

Häufig gestellte Fragen

In welchem Format liegt die XML-Datei vor?

Die XML-Datei liegt im UBL-Format (Universal Business Language) vor, gemäß Peppol BIS Billing 3.0 oder NLCIUS. Das ist das übliche Format für E-Rechnungen, das gängige Buchhaltungssoftware einlesen kann.

Kann ich eine zuvor versendete XML-Datei als Vorlage verwenden?

Ja. Laden Sie eine zuvor versendete Rechnung als XML herunter, passen Sie Rechnungsnummer, Datum und Beträge an und senden Sie die Datei erneut über die Plattform ein. Siehe den Abschnitt zur Wiederverwendung als Vorlage oben.

Was, wenn die Beträge in der PDF von der XML abweichen?

Die XML ist immer die Quelle der Wahrheit. Bei Rechnungen, die als PDF eingingen und vom IDR konvertiert wurden, kann ein Unterschied entstehen, wenn die Erkennung ein Feld nicht korrekt gelesen hat. Melden Sie die Abweichung über support.econnect.eu, damit die Erkennung verbessert werden kann.

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