Haben Sie eine E-Rechnung als XML-Datei empfangen oder versendet und müssen eine Änderung vornehmen? Über die eConnect-Plattform können Sie die XML-Datei herunterladen, anpassen und erneut einsenden. Das ist praktisch, wenn Sie eine bestehende XML-Datei als Basis für eine neue Rechnung verwenden möchten oder wenn Sie eine technische Korrektur durchführen müssen.

Öffnen Sie die Rechnung im Posteingang oder Postausgang und klicken Sie auf Herunterladen. Sie können zwischen der XML-Datei (die strukturierten E-Rechnungsdaten) und der PDF-Ansicht wählen. Die XML-Datei können Sie in einem Texteditor oder XML-Editor öffnen.

Öffnen Sie die XML-Datei in einem geeigneten Editor. Beachten Sie beim Anpassen folgende Punkte:

• Rechnungsnummer: Ändern Sie die Rechnungsnummer in eine neue, eindeutige Nummer. Versenden Sie niemals eine Rechnung mit derselben Rechnungsnummer wie eine zuvor versendete Rechnung. Die Plattform erkennt dies als Duplikat.
• Rechnungsdatum: Aktualisieren Sie das Datum auf das aktuelle Rechnungsdatum.
• Beträge: Stellen Sie sicher, dass alle Beträge und Berechnungen stimmen. Der Gesamtbetrag muss der Summe der Rechnungspositionen plus USt entsprechen.
• CustomizationID: Löschen oder ändern Sie dieses Feld nicht. Es teilt empfangenden Systemen mit, welchem Standard die Rechnung folgt (NLCIUS, Peppol BIS Billing 3.0).

Senden Sie die angepasste XML-Datei über eine der folgenden Methoden an die Plattform:

1. Email Receiver: Senden Sie die Datei als Anhang an Ihre vertrauenswürdige Absenderadresse (Ihre @trust.econnect.eu-Adresse oder @verkoopfacturen.econnect.eu-Adresse). Die Plattform verarbeitet die Datei automatisch.
2. Manuell hochladen: Wenn Sie eine Softwareanbindung oder API-Zugang haben, können Sie die Datei auch über diesen Kanal einsenden.

Nach dem Einsenden erscheint die Rechnung in Ihrem Postausgang (bei Ausgangsrechnungen) oder Posteingang (bei Eingangsrechnungen). Prüfen Sie die Rechnungsdetails, bevor Sie die Rechnung versenden.

Möchten Sie prüfen, ob Ihre angepasste XML gültig ist, bevor Sie sie einsenden? Nutzen Sie den kostenlosen eConnect-Validator auf econnect.eu/de/validator. Der Validator prüft Ihre Datei auf die geltenden UBL-, Peppol BIS Billing- und NLCIUS-Standards und gibt klare Fehlermeldungen aus, wenn etwas nicht stimmt.

XML-Dateien im alten SI1.1- oder SI1.2-Format (SimpleInvoicing) dürfen nicht mehr direkt über das Peppol-Netzwerk versendet werden. Die aktuellen Standards sind SI2.0 (NLCIUS) und Peppol BIS Billing 3.0. eConnect kann Dateien in älteren Formaten empfangen und in den geltenden Standard transformieren, sofern der Inhalt den aktuellen Regeln entspricht. Die langfristige Lösung besteht darin, Ihr Softwarepaket auf den aktuellen Standard zu aktualisieren.

Hilfe beim Anpassen einer XML-Datei nötig? Kontaktieren Sie uns über support.econnect.eu.