Elektronische Spesenabrechnungen über eConnect einreichen: Kostenpositionen und Kilometerentschädigung.
Über die eConnect-Plattform können Sie elektronische Spesenabrechnungen (Kostennoten) einreichen. Spesenabrechnungen werden als E-Rechnung verarbeitet und automatisch in Ihrer angebundenen Buchhaltungssoftware zugestellt, genau wie eine gewöhnliche Eingangsrechnung.
Spesenabrechnung ist für Spesen und Kilometerentschädigung gedacht, nicht zum Hochladen oder Erstellen einer Rechnung. Möchten Sie eine Rechnung hochladen oder erstellen, nutzen Sie die App Verkaufsrechnung (selbst erstellen oder vorhandene XML-Datei hochladen) oder Einkaufsrechnung (empfangene Rechnung) aus dem Seitenmenü, siehe Rechnung erstellen und versenden.
Wenn Sie Spesenabrechnung im Seitenmenü öffnen, sehen Sie das Dashboard mit einer Grafik Ihrer eingereichten Spesenabrechnungen und einer Track & Trace-Übersicht. Track & Trace zeigt den Fortschritt jeder Spesenabrechnung über folgende Status:
Über die Unternavigation filtern Sie nach Phase: Entwurf, Neue Spesenabrechnung, Zugestellt, Geöffnet, Genehmigt und Abgelehnt.
Klicken Sie auf Neue Spesenabrechnung in der Unternavigation.
Füllen Sie das Spesenabrechnungsformular mit folgenden Daten aus:
Nach dem Ausfüllen speichern Sie die Spesenabrechnung. Sie können wählen, ob Sie die Spesenabrechnung sofort einreichen oder als Entwurf für später speichern möchten.
Wie bei Ausgangsrechnungen können Sie auch für Spesenabrechnungen eine automatische Nummerierung einrichten. Das System weist dann automatisch eine fortlaufende Nummer zu jeder neuen Spesenabrechnung zu. Die Konfiguration funktioniert genauso wie bei Rechnungen, siehe Automatische Rechnungsnummerierung einrichten.
Eingereichte Spesenabrechnungen werden von der Plattform in eine E-Rechnung umgewandelt und bei der Organisation zugestellt. Wenn eine Softwareanbindung aktiv ist, erscheint die Spesenabrechnung automatisch in der Buchhaltungssoftware.
Bei Organisationen, die einen Genehmigungsworkflow eingerichtet haben, durchläuft die Spesenabrechnung zunächst den Genehmigungsprozess, bevor sie verarbeitet wird.
Die eScanner App (mit der Sie Belege und Kilometer über Ihr Mobilgerät erfassen konnten) wurde eingestellt. Als Alternative können Sie Belege und Nachweise per E-Mail über den Email Receiver einsenden. Fotografieren Sie den Beleg, senden Sie ihn als Anhang an Ihre vertrauenswürdige Absenderadresse und die Plattform verarbeitet das Dokument automatisch.
Es gibt kein separates aufklappbares "Apps"-Menü in der Menüleiste. Spesenabrechnung steht, wie die anderen Anwendungen (Verkaufsrechnung, Einkaufsrechnung, Konvertierungsaufgabe, Email Receiver, Autopilot, Order), einzeln im Seitenmenü. Scrollen Sie im Seitenmenü direkt zur gewünschten App.
Nein, Spesenabrechnung ist für Spesen und Kilometerentschädigung gedacht, nicht zum Hochladen oder Erstellen einer Rechnung. Nutzen Sie dafür die App Verkaufsrechnung (selbst erstellen oder vorhandene XML-Datei hochladen) oder Einkaufsrechnung (empfangene Rechnung) aus dem Seitenmenü.
Möchten Sie auch Rechnungen über die Plattform versenden? Lesen Sie Rechnung erstellen und versenden.
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