Klicken Sie in der Seitenleiste auf Verkaufsrechnung und wählen Sie Neue Rechnung. Sie gelangen zum Rechnungsformular mit zwei Tabs: Dokument (die Rechnungsdaten) und Anhänge.

Vollständig Self-Service: eConnect lädt keine Rechnungen im Auftrag des Kunden hoch und versendet diese auch nicht. Jede aktivierte Organisation erstellt und versendet Rechnungen eigenständig über die Plattform. Dies gilt auch für aktivierte ausländische Lieferanten -- nach der Aktivierung durchlaufen sie denselben Ablauf (Verkaufsrechnung → Neue Rechnung, oder vorhandene XML-Datei hochladen) wie niederländische Organisationen. Die Plattformsprache ist standardmäßig Niederländisch; über Profil bearbeiten (oben rechts in der Plattform) können Sie auf Englisch umschalten. Vor dem Einloggen ist auf der Registrierungsseite eine Sprachauswahl verfügbar.

• Lieferant: Ihre eigene Organisation. Dieses Feld wird nicht automatisch ausgefüllt -- wählen Sie Ihre Organisation über das Dropdown-Menü aus. Erscheint Ihre Organisation nicht in der Liste? Siehe Das Feld Lieferant ist leer.
• Debitor (Empfänger): Suchen Sie nach Handelsregisternummer, Firmenname oder OIN-Nummer über Organisation suchen. Die Plattform durchsucht automatisch die KvK-Datenbank (NL) und KBO (BE), um die richtigen Daten abzurufen. Es gibt kein separates Adressbuch für häufig verwendete Kunden: Bei jeder neuen Rechnung suchen Sie den Kunden erneut, was genauso schnell geht wie das Blättern in einem Adressbuch. Rechnen Sie regelmäßig nur ein oder zwei Kunden ab, können Sie diese in einem Rechnungsentwurf hinterlegen, den Sie als Vorlage wiederverwenden.
• Rechnungsnummer: wird automatisch generiert, wenn Sie die automatische Nummerierung eingerichtet haben. Andernfalls geben Sie hier manuell eine Nummer ein.
• Rechnungsdatum: standardmäßig heute, aber anpassbar.
• Rechnungstyp: Wählen Sie den Rechnungstyp über das Dropdown. Standard ist eine reguläre Rechnung. Für eine Gutschrift wählen Sie "Korrekturrechnung", siehe Korrekturrechnung versenden.
• Rechnungspositionen: Fügen Sie eine oder mehrere Positionen mit Beschreibung, Menge, Stückpreis und USt-Satz hinzu. Die verfügbaren MwSt.-Sätze werden dynamisch zusammengestellt auf Basis des Landes des Lieferanten und des Landes des Kunden. Bei einem Kunden in einem anderen EU-Land erscheint automatisch die Option "Befreit für innergemeinschaftliche Lieferung"; bei einem Kunden außerhalb der EU erscheint die Option "Export".

Suchvarianten: "Organisation verschwunden", "ich bin kein Teil der Organisation mehr", "nicht Teil der Organisation", "kann nichts mehr im Portal", "kann überhaupt nichts".

Wählen Sie Ihre Organisation im Lieferantenfeld über das Dropdown-Menü aus. Erscheint Ihre Organisation nicht in der Liste, können Sie Ihre eigene Organisation nicht als Absender auswählen. Ohne Lieferantendaten kann die Rechnung nicht gespeichert oder versendet werden.

Es gibt drei häufige Gründe, warum Ihre Organisation nicht in der Liste erscheint:

1. Organisation nicht ausgewählt: Wenn Sie mehrere Organisationen in Ihrer Umgebung haben, müssen Sie beim Erstellen einer Rechnung angeben, von welcher Organisation aus Sie versenden. Haben Sie das nicht getan, bleibt das Feld leer.
2. Organisation nicht aktiviert: Eine Organisation, die zwar hinzugefügt, aber noch nicht aktiviert wurde, kann nicht als Lieferant verwendet werden. Die Aktivierung muss zunächst abgeschlossen werden.
3. Keine Organisationsmitgliedschaft: Sie sind Mitglied der Umgebung, aber nicht der Organisation. Ohne Mitgliedschaft erscheint die Organisation in der Regel nicht unter Meine Organisationen (möglicherweise unter Alle Organisationen) und ist nicht als Lieferant auswählbar. Aktivierung allein löst das nicht; ein Organisationsadministrator muss Sie zuerst als Mitglied hinzufügen. Siehe Rechte und Rollen.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Lieferantenfeld und wählen Sie Ihre Organisation aus. Wenn Sie nur eine Organisation haben, wird diese direkt eingetragen.

Wenn Ihre Organisation nicht in der Liste erscheint, prüfen Sie zuerst die Mitgliedschaft unter Meine Organisationen und danach den Aktivierungsstatus unter Meine Umgebung > Organisationen. Schließen Sie die Aktivierung bei Bedarf über Organisation hinzufügen und aktivieren ab.

Nach der Auswahl der Organisation werden Ihre Unternehmensdaten (Name, Adresse, Handelsregisternummer, USt-Nummer) automatisch in die Rechnung übernommen.

Das Rechnungsformular enthält einige optionale Felder, die Sie je nach Anforderungen des Empfängers ausfüllen können:

• Bestellnummer: die Einkaufsbestellnummer des Empfängers. Viele Großunternehmen und Behörden verlangen, dass die Bestellnummer auf der Rechnung steht. Ohne Bestellnummer wird die Rechnung manchmal automatisch abgelehnt. Hinweis: mindestens eines der Felder Bestellnummer oder Referenz Abnehmer muss ausgefüllt sein -- fehlen beide, kann die Rechnung nicht gespeichert werden.
• Lieferdatum: das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht.
• Projektnummer: eine Referenz zum Projekt, für das die Rechnung erstellt wurde. Praktisch bei projektbezogener Abrechnung.
• Vertragsnummer: ein Verweis auf den zugrunde liegenden Vertrag.
• Rechnungsnotiz: ein Freitextfeld für zusätzliche Informationen auf der Rechnung, sichtbar für den Empfänger.
• Startdatum / Enddatum: der Leistungszeitraum, auf den sich die Rechnung bezieht. Verwenden Sie dies bei wiederkehrenden Diensten oder Abonnements.
• Referenz Abnehmer: eine Referenz, die der Empfänger erkennt, beispielsweise eine Kostenstelle oder Abteilung. Bei der Rechnungsstellung an niederländische Behörden ist dieses Feld entscheidend: Tragen Sie hier den Routingcode ein, den die Behörde verlangt.

Tipp: Stellen Sie Rechnungen an Behörden oder Großunternehmen? Fragen Sie immer nach, welche Referenzfelder erforderlich sind. Eine Rechnung mit fehlender Bestellnummer oder fehlendem Routingcode wird häufig automatisch abgelehnt.

Nicht alle UBL-Felder sind im Rechnungsformular verfügbar:

• BT-46 (Buyer Identifier): Es gibt kein separates Eingabefeld für den Buyer Identifier unabhängig von der USt-IdNr. Das USt-Feld akzeptiert keine Punkte, wodurch Identifikatoren wie '1004.E00513.0001' (beispielsweise für griechische Behörden) nicht eingegeben werden können.
• BT-158 (Item Classification / CPV-Code): Nicht im Rechnungsformular verfügbar.

Organisationen, die diese Felder benötigen, können dies derzeit nicht über die Standard-Plattformoberfläche lösen. Nehmen Sie in diesem Fall Kontakt mit dem Support auf, um eine alternative Übermittlungsmethode zu besprechen.

Über den Link Lieferdetails hinzufügen können Sie spezifische Lieferinformationen angeben, etwa eine Lieferadresse, die von der Rechnungsadresse abweicht. Das ist vor allem bei physischen Lieferungen oder bei Rechnungsstellung an eine andere Filiale relevant.

Auf dem Tab Anhänge fügen Sie zusätzliche Dateien zur Rechnung hinzu. Eine reguläre Rechnung ist eine Peppol-BIS-V3-Nachricht; darin sind nur folgende Anhangsformate zulässig:

Exportieren Sie ein Word-Dokument zuerst als PDF, bevor Sie es als Anhang hinzufügen.

Grenzwerte: maximal 9 MB Anhang pro Rechnung, für CSV-Dateien gilt die strengere Grenze von 6 MB. Peppol lässt technisch bis zu 100 MB zu, empfohlen wird jedoch maximal 10 MB pro Rechnung. Bei Rechnungen an niederländische Behörden gilt ein Maximum von 10 einzelnen Anhängen; eConnect kann Anhänge auf Wunsch zusammenführen, wobei die Reihenfolge der zusammengeführten Anhänge zufällig ist.

Anhänge werden bei der Peppol-Zustellung (eingebettet in die UBL-Nachricht) und beim E-Mail-Fallback (als separate Datei in derselben E-Mail wie die Rechnungs-PDF) mitgesendet.

Vor dem Versand können Sie die Rechnung überprüfen:

• Firmenlogo: Wenn Sie ein Logo in den Organisationseinstellungen hinterlegt haben, erscheint es automatisch in der PDF-Ansicht.
• PDF-Vorschau: Sehen Sie sich an, wie die Rechnung für den Empfänger aussieht, indem Sie auf Vorschau klicken.
• Interne Kommentare: Fügen Sie eine Notiz hinzu, die für alle Benutzer mit Zugang zum Dokument sichtbar ist. Hinweis: Sind Sie der Lieferant und hat Ihr Kunde ebenfalls Zugang zur eConnect-Plattform, kann Ihr Kunde diese Notiz auch sehen. Gehen Sie daher diskret mit dem Inhalt um.

Oben im Formular finden Sie drei Schaltflächen:

• Speichern: Speichern Sie die Rechnung als Entwurf ohne zu versenden
• Versenden: Versenden Sie die Rechnung sofort
• Teilen: Teilen Sie die Rechnung mit einem Kollegen oder Partner zur Überprüfung, ohne zu versenden. Praktisch, wenn jemand anderes die Rechnung vor dem Versand prüfen soll.

Klicken Sie auf Versenden, um die Rechnung abzusenden. Die Plattform wählt automatisch den besten Zustellkanal:

1. Peppol (externes Netzwerk): der primäre und empfohlene Weg. Die Plattform prüft automatisch, ob der Empfänger bei Peppol registriert ist (#PeppolFirst), und stellt die Rechnung als E-Rechnung zu.
2. E-Mail-Fallback: wenn der Empfänger nicht über Peppol erreichbar ist, sendet die Plattform eine E-Mail mit der Rechnung. In den Kontoeinstellungen können Sie wählen, welche Dateien mitgesendet werden: nur PDF, PDF + XML, nur XML oder kein Anhang.

Nach dem Versand erscheint die Rechnung in Ihrem Postausgang mit einer Statusübersicht.

Erstellen Sie eine Gutschrift in Höhe des falschen Rechnungsbetrags. Damit wird die fehlerhafte Rechnung storniert.

Erstellen Sie anschliessend eine neue Rechnung mit dem richtigen Betrag und senden Sie diese an den Empfänger.