Alle Rechnungen, die Sie über die eConnect-Plattform versendet haben, finden Sie im Postausgang. Dort sehen Sie pro Rechnung den Status, den Empfänger, den Betrag und die Zustellart.

Öffnen Sie den Postausgang über das Hauptmenü. Sie sehen eine chronologische Übersicht aller versendeten Rechnungen mit den wichtigsten Daten auf einen Blick: Rechnungsnummer, Empfänger, Betrag, Datum und Status.

Nutzen Sie die Suchleiste, um schnell eine bestimmte Rechnung zu finden. Sie können nach Rechnungsnummer, Empfängername oder Betrag suchen. Mit den Filteroptionen können Sie die Übersicht weiter eingrenzen, beispielsweise nach Zeitraum, Status oder Organisation.

Jede versendete Rechnung hat einen Status, der anzeigt, wo sich die Rechnung im Zustellprozess befindet:

Status wie "Zur Genehmigung", "Bezahlt" und "Abgelehnt" werden von der empfangenden Partei gesetzt. Wenn beide Parteien die eConnect-Plattform nutzen, werden diese Status automatisch ausgetauscht. Bei Versand über Peppol kann der Empfänger eine Statusnachricht zurücksenden (Invoice Response Message).

Das folgende Diagramm zeigt die möglichen Statusübergänge einer ausgehenden Rechnung.

Der Status Empfangen im Postausgang bedeutet, dass eConnect eine Zustellbestätigung von der empfangenden Partei erhalten hat. Das ist der Nachweis, dass die Rechnung erfolgreich zugestellt wurde.

Wie schnell dieser Status erscheint, hängt vom Empfänger ab:

• Empfänger auf der eConnect-Plattform: Der Status wird sofort ausgetauscht. Sie sehen nahezu unmittelbar, ob die Rechnung angekommen ist.
• Empfänger über Peppol: Der Status wird aktualisiert, sobald der Access Point des Empfängers eine Zustellbestätigung sendet. Das dauert in der Regel einige Minuten.
• Empfänger per E-Mail: Der Status "Geöffnet" erscheint, wenn der Empfänger die E-Mail öffnet (sofern der E-Mail-Client dies unterstützt).

Im Ausgangsrechnungen-Bildschirm finden Sie pro Rechnung ein Track & Trace-Diagramm, das den vollständigen Weg der Rechnung visualisiert: von der Erstellung bis zur Zustellung, einschließlich eventueller Statusupdates des Empfängers.

Einige Empfänger unterstützen die Invoice Response Message (IRM), einen Peppol-Standard, mit dem der Empfänger den Status Ihrer Rechnung zurückmelden kann. Folgende Status sind möglich:

Nicht alle Empfänger unterstützen Invoice Response. Wenn ein Empfänger keine Statusnachricht zurücksendet, bleibt der Status nach erfolgreicher Zustellung auf "Empfangen" stehen.

Wenn Sie Rechnungen über den Email Receiver einsenden, können Sie pro vertrauenswürdigem Absender einstellen, ob Sie eine Zustellbestätigung per E-Mail erhalten möchten. Diese Bestätigung wird an die Kontakt-E-Mail-Adresse des betreffenden Absenders gesendet. Sie aktivieren oder deaktivieren dies beim vertrauenswürdigen Absender über die Option Empfangsbenachrichtigung per E-Mail.

Arbeiten Sie regelmäßig mit denselben Filtereinstellungen? Speichern Sie diese als Ansicht. Sie können Ansichten auch mit Kollegen teilen, sodass alle dieselbe Übersicht nutzen. Aus jeder Ansicht können Sie die Ergebnisse als CSV-Datei exportieren (maximal 20.000 Zeilen). Lesen Sie mehr unter Filter und Ansichten erstellen und teilen.

Klicken Sie auf eine Rechnung, um die vollständigen Details zu öffnen. Sie sehen die Rechnungsdaten, die Rechnungspositionen, Anhänge und die vollständige Zustellhistorie. Von diesem Bildschirm aus können Sie die Rechnung auch als PDF oder XML-Datei herunterladen oder die Rechnung erneut versenden.

Suchen Sie empfangene Rechnungen? Die finden Sie im Posteingang.