Der Email-Empfänger (auch als Email Receiver oder Vertrauenswürdiger Absender bezeichnet) ist eine der meistgenutzten Apps auf der eConnect-Plattform. Damit verwalten Sie, welche E-Mail-Adressen Rechnungen an Ihre Organisation einsenden dürfen, konfigurieren, wie diese Rechnungen verarbeitet werden, und können Rechnungen sogar automatisch über Peppol versenden lassen. Sie öffnen die App über Email-Empfänger im Seitenmenü unter Apps.

Jede Organisation in Ihrer Umgebung erhält eine eindeutige E-Mail-Adresse, an die Rechnungen eingesendet werden können. Diese Adresse finden Sie in der Sidebar unter Alle bei den vertrauenswürdigen Absendern.

Wenn Sie den Email-Empfänger öffnen, sehen Sie das Dashboard mit drei Übersichtsdiagrammen, die den Verarbeitungsstatus zeigen:

• Nach Status: Wie viele Dokumente erfolgreich verarbeitet wurden, in Bearbeitung sind oder fehlgeschlagen sind
• Nach Status pro Organisation: Dieselbe Verteilung aufgeschlüsselt nach Organisation in Ihrer Umgebung
• Nach Dokumentkontext: Verteilung nach Dokumenttyp (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Spesenabrechnung)

Diese Diagramme geben Ihnen auf einen Blick Einblick in die Leistung der E-Mail-Verarbeitung.

Die Email-Empfänger-App hat eine eigene Navigationsstruktur in der Sidebar:

• Dashboard: Die Übersicht mit den Verarbeitungsdiagrammen
• Neuer Absender: Einen neuen vertrauenswürdigen Absender hinzufügen
• Vertrauenswürdige Absender: Alle konfigurierten Absender, gefiltert nach Status
  • Alle, Entwürfe, Eingeladen, Aktiv, Inaktiv
• Absender suchen: Schnell einen bestimmten Absender finden

Unter dem Dashboard finden Sie die Liste aller konfigurierten E-Mail-Absender. Jeder Absender durchläuft einen Status-Workflow:

Um einen Absender von Entwurf auf Aktiv zu setzen, klicken Sie auf Status aktualisieren beim betreffenden Absender.

Tipp: Sie können eine bestimmte E-Mail-Adresse für maximale Sicherheit auf die Whitelist setzen oder eine ganze Domain (z.B. @econnect.eu), wenn Sie Rechnungen von mehreren Adressen innerhalb dieser Domain erwarten.

Mit der Funktion Absender suchen können Sie schnell einen bestimmten Absender nach E-Mail-Adresse, Domain oder Organisationsname finden. Das ist praktisch, wenn Sie viele Absender konfiguriert haben.

Für jeden Absender können Sie die folgenden Einstellungen konfigurieren:

Bestimmen Sie, welche Dateitypen der Absender einsenden darf:

• Nur E-Rechnungen (XML): Die Plattform validiert die XML und verarbeitet sie direkt.
• Nur digitale Rechnungen (PDF): Die Plattform wandelt die PDF über IDR-Konvertierung (Scan & Erkennung) in eine Entwurfs-E-Rechnung um.
• Beides: Die Plattform erkennt automatisch, ob es sich um PDF oder XML handelt, und wendet die entsprechende Verarbeitung an.

Wenn diese Option aktiviert ist, werden valide XML-Dateien automatisch über Peppol an den Empfänger versendet, ohne dass Sie etwas tun müssen. Nicht-valide XML wird als Entwurfsrechnung zur manuellen Prüfung gespeichert.

Diese Option ist ideal für Organisationen, die Rechnungen aus ihrer Software als UBL-Dateien per E-Mail anliefern und diese ohne Eingriff versenden lassen möchten.

Stellen Sie pro Absender ein, ob Sie eine Bestätigung erhalten möchten:

• Bei erfolgreicher Verarbeitung: Sie erhalten eine Zustellbestätigung per E-Mail.
• Bei Fehlermeldungen: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Verarbeitung fehlschlägt.

Die Zustellbestätigung wird an die Kontakt-E-Mail-Adresse des Absenders gesendet. Möchten Sie die Zustellbestätigungen deaktivieren? Gehen Sie zum vertrauenswürdigen Absender und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen bei Empfangsbenachrichtigung per E-Mail.

In den Absender-Einstellungen gibt es eine Ausfall-E-Mail-Adresse (Fallback). Benachrichtigungen gehen an diese Adresse, wenn kein anderer Empfänger eingestellt ist. Erhalten Sie plötzlich Benachrichtigungen an einer anderen Adresse (oder gar keine mehr)? Prüfen Sie dieses Feld.

Alternative: das Kontrollkästchen Absende-E-Mail-Adresse als Kontakt-E-Mail-Adresse verwenden. Ist dieses aktiviert, werden Benachrichtigungen an die E-Mail-Adresse gesendet, die die Rechnung eingereicht hat (der Absender). Dies war vor einem Update das Standardverhalten für viele Empfänger.

Ändern:

1. Öffnen Sie den Email-Empfänger der betreffenden Organisation (Apps > Email-Empfänger).
2. Passen Sie die Ausfall-E-Mail-Adresse an, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben.
3. Sie können dies selbst tun; der Support kann auf Anfrage unterstützen.

Umfang bei mehreren Organisationen: der Email-Empfänger gilt pro Organisation. Eine Änderung gilt nicht automatisch für alle Unternehmen einer Gruppe. Verwenden Sie dieselbe Adresse bei mehreren Organisationen, stellen Sie diese pro Organisation/Empfänger separat ein.

Die Einstellung Lieferanten-E-Mail-Adresse ausfüllen basierend auf bestimmt, wie die Plattform die Absenderadresse des Lieferanten ermittelt:

• Absender (From): Die Standard-Absenderadresse der E-Mail (für die meisten Situationen empfohlen).
• Reply-To: Die Reply-To-Adresse. Praktisch für SaaS-Plattformen wie Harvest oder Moneybird, bei denen die From-Adresse eine generische Plattformadresse ist.
• Accept All: Rechnungen von allen Adressen akzeptieren. Verwenden Sie dies nur in Kombination mit einer eindeutigen Einsendeadresse.

Sie können einschränken, welche Organisation in Ihrer Umgebung Rechnungen über einen bestimmten Absender einsenden darf. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Organisationen in Ihrer Umgebung haben und verhindern möchten, dass Rechnungen bei der falschen Organisation landen.

Für zusätzliche Sicherheit können Sie verlangen, dass eingehende E-Mails über eine sichere Verbindung (SSL/TLS) gesendet werden. Dies verhindert, dass unverschlüsselte E-Mails akzeptiert werden.

Wenn die Plattform eine Systemaktion über den Email-Empfänger ausführt (z. B. Erstellen einer Entwurfsrechnung, Workflow-Statusänderung oder Rechnungsaktualisierung), wird diese Aktion dem zuletzt ernannten Administrator der Organisation zugeordnet. Das ist nicht unbedingt der erste Administrator, sondern der Benutzer, der zuletzt die Administratorrolle erhalten hat.

Wird die Administratorrolle entzogen, fällt die Eigentümerschaft automatisch an den vorherigen Administrator zurück.

Tipp: Werden Dokumente einem anderen Benutzer zugeordnet als erwartet? Prüfen Sie, wer der zuletzt ernannte Administrator der Organisation ist. Die Plattform ordnet Systemaktionen immer diesem Benutzer zu.

Jeder Email-Empfänger kann eine Domain auf die Whitelist setzen. Muss eine Organisation Rechnungen von mehreren Domains empfangen? Erstellen Sie dann für jede Domain eine separate Email-Empfänger-Adresse. Dies ist ein bewusstes Design, das Flexibilität und Sicherheit kombiniert.

Mit der Administrationserkennung (auch: Multiparty-Konvertierung) bestimmt die IDR automatisch, fuer welche Administration oder Organisation innerhalb eines Accounts eine eingehende PDF-Rechnung bestimmt ist -- auch wenn sie ueber den E-Mail-Empfaenger einer anderen Organisation im selben Account eingereicht wurde. Nach der Konvertierung wird das Dokument im richtigen Posteingang zugestellt. Die Begriffe Administration und Organisation werden hier austauschbar verwendet; eine Administration muss nicht zwingend fuer eine Organisation stehen.

• Erfordert ein Abonnement, in dem die Funktion erlaubt ist (mindestens Professional), und wird im Vertrag gesondert genannt.
• Feature-Pack des Abonnements, Registerkarte IDR Features, Option Allow multi party for IDR conversion.
• Am E-Mail-Empfaenger: Option Conversion for multiple organizations (Konvertierung fuer mehrere Organisationen). Nur E-Mail-Empfaenger mit aktivierter Option unterstuetzen die Multiparty-Konvertierung; andere Empfaenger arbeiten weiterhin standardmaessig.

Wichtig: die Feature-Pack-Einstellung und eine eventuelle zusaetzliche IDR-Konfiguration werden von eConnect gesetzt. Wenden Sie sich an den Vertrieb, um Multiparty korrekt aktivieren zu lassen. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam.

Die Organisation des E-Mail-Empfaengers ist der Standard. Die IDR erhaelt zusaetzlich die Daten der uebrigen Administrationen im selben Account bzw. in derselben Umgebung. Bei einer besseren Uebereinstimmung mit einer anderen Administration wird die Rechnung auf dieser Administration abgelegt. Im Zweifel bleibt der Standard (Organisation des E-Mail-Empfaengers).

Die Auswahl erfolgt in zwei Phasen: zuerst durch die IDR (Dokumentenerkennung), danach durch die Plattform selbst.

Phase 1: IDR-Erkennung

1. Identifier-Matching (hoechste Prioritaet): die IDR sucht nach Identifikatoren wie USt-IdNr. und Handelsregisternummern. Bei exakter Uebereinstimmung wird diese Organisation sofort ausgewaehlt.
2. Weiches Matching: wird kein Identifier gefunden, prueft die IDR Organisationsname, Ort und Postleitzahl. Bei genau einem Treffer erfolgt die Auswahl automatisch. Bei mehreren Treffern geht das Dokument an Quality Control zur manuellen Pruefung.

Phase 2: Plattform-Routing

Nach Erhalt der XML prueft die Plattform das Feld AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Stimmt dieser Wert mit einer Organisation in der Plattform ueberein, wird die Rechnung dort abgelegt. Ohne Uebereinstimmung faellt die Rechnung auf die Organisation zurueck, der der E-Mail-Empfaenger gehoert.

Nur Organisationen derselben Umgebung bzw. desselben Accounts kommen in Frage. Weicht der Empfaenger auf der Rechnung von der Plattform-Administration ab, stimmt aber mit einer anderen Administration in der Umgebung ueberein, kann die Customer Party korrigiert werden. Matcht keine Administration, bleibt die Organisation des E-Mail-Empfaengers die Customer Party.

Tipp: halten Sie vollstaendige Identifier-Daten (USt-IdNr., Handelsregisternummer) fuer alle Organisationen in Ihrem Account aktuell. Auch Namen, Adressen und Postleitzahlen sollten fuer eine zuverlaessige Zuordnung gepflegt sein.

• Korrektur von Rechnungen, die an die falsche E-Mail-Adresse innerhalb des Accounts gesendet wurden.
• Kunden, die eine E-Mail-Adresse fuer alle ihre Organisationen nutzen moechten (der Kunde muss falsch zugewiesene Rechnungen nachtraeglich korrigieren koennen).

Der Email-Empfänger ist nicht nur zum Empfangen von Rechnungen gedacht. Mit der XML-Auto-Versand-Einstellung können Sie den Email-Empfänger auch zum Versenden von Rechnungen über Peppol verwenden.

Die Funktionsweise: Sie senden eine valide UBL-XML-Rechnung per E-Mail an die Einsendeadresse des Email-Empfängers. Wenn der XML-Auto-Versand aktiviert ist, validiert die Plattform die Rechnung und versendet sie automatisch über Peppol an den Empfänger.

Dies ist eine niedrigschwellige Methode, Rechnungen über Peppol zu versenden, ohne eine direkte API-Verbindung oder Softwareintegration. Es ist besonders praktisch für Organisationen, die ihre Rechnungen als XML aus ihrer Buchhaltungssoftware exportieren und diese ohne Eingriff versenden lassen möchten.

Achtung: Nur valide XML-Dateien werden automatisch versendet. Nicht-valide Dateien werden als Entwurfsrechnung gespeichert, sodass Sie sie manuell korrigieren und anschließend versenden können.

Bei der Verarbeitung von BIS 3.0 XML-Dateien über den Email-Empfänger gibt es einige Punkte zu beachten:

• Fälligkeitsdatum (DueDate): Das Feld cbc:DueDate wird bei der Verarbeitung von BIS 3.0 XML derzeit nicht befüllt. Dies ist ein bestätigter Fehler.
• Organisations-ID des Empfängers (CompanyID): Wird nur befüllt, wenn die Quelldatei einen Wert in AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID enthält.
• Das Feld "Senden über" wird korrekt übernommen.

Tipp: Für belgische Empfänger können Sie Auto-Versand aktivieren und Rechnungen an die KBO-Nummer (schemeID 0208) statt an die USt-IdNr. adressieren.

Für Organisationen, die keine E-Mail-Weiterleitung zulassen (zum Beispiel aufgrund von IT-Richtlinien), bietet eConnect eine direkte Verbindung mit einem Office-365-Postfach. Damit liest die Plattform Rechnungen direkt aus dem verbundenen Postfach, ohne dass E-Mails weitergeleitet werden müssen.

Dies ist hauptsächlich relevant für Organisationen mit strengen IT-Sicherheitsregeln, die keine automatische E-Mail-Weiterleitung an externe Adressen zulassen.

Achtung: Die Email-Empfänger-Funktion erfordert mindestens ein Basic-Abonnement. Mit dem kostenlosen Rechnungsportal ist diese Funktion nicht verfügbar.

Organisationen, die mehr als 1.000 Nachrichten pro Tag über eine O365-Postfachverbindung verarbeiten, stellen möglicherweise fest, dass der Office-365-Mailserver eingehende E-Mails blockiert. Die typische Fehlermeldung lautet: „The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

Das kann beispielsweise bei großen Rechnungsbatches mit zugehörigen Status-E-Mails auftreten. Die Lösung besteht darin, als Office-365-Administrator die eConnect-IP-Adressen als vertrauenswürdige Absender über das Exchange Admin Center (EAC) hinzuzufügen.

Folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zum Exchange Admin Center und öffnen Sie Mail flow > Connectors.
2. Erstellen Sie einen neuen Connector von Partner organization zu Office 365.
3. Konfigurieren Sie, dass E-Mails von den folgenden IP-Adressen als vertrauenswürdig behandelt werden.

Achtung: Ohne diese Konfiguration bleibt das Ratenlimit aktiv und eingehende E-Mails werden abgelehnt, solange das Volumen über dem O365-Schwellenwert liegt. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihre IT-Abteilung.

Die Plattform hat zwei verschiedene Flows für E-Mail-Adressen, die Kunden manchmal verwechseln:

1. Zusätzliche E-Mail-Adresse zum Konto hinzufügen: Das bestimmt, mit welchen E-Mail-Adressen Sie sich anmelden und einsenden können. Mehr dazu in Zusätzliche E-Mail-Adresse hinzufügen.
2. Vertrauenswürdigen Absender im Email-Empfänger hinzufügen: Das bestimmt, welche externen E-Mail-Adressen Rechnungen an Ihre Organisation einsenden dürfen. Das ist, was in diesem Artikel beschrieben wird.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Option Sie benötigen: Möchten Sie sich selbst mit einer anderen Adresse anmelden oder einsenden? Gehen Sie zu Ihrem Profil. Soll ein Lieferant Rechnungen per E-Mail einsenden können? Richten Sie dann einen vertrauenswürdigen Absender über den Email-Empfänger ein.

Richten Sie zum ersten Mal einen vertrauenswürdigen Absender ein? Lesen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung unter Vertrauenswürdigen E-Mail-Absender einrichten.