Viele Buchhaltungsprogramme können nur eine einzelne PDF-Datei pro Rechnung anzeigen. Deshalb bietet eConnect die Möglichkeit, automatisch eine PDF aus den E-Rechnungsdaten zu generieren und Anhänge zu einem übersichtlichen Dokument zusammenzuführen.

Wenn Sie eine E-Rechnung (XML) ohne beigefügte PDF erhalten, kann das Plattform automatisch eine PDF auf Basis der Rechnungsdaten in der XML generieren. So haben Sie immer eine visuell lesbare Version jeder Rechnung, unabhängig davon, wie sie angeliefert wurde.

Drei Modi stehen zur Verfügung, konfigurierbar auf Kontoebene:

Die Einstellung wird vom eConnect-Support verwaltet. Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie den Modus ändern möchten.

Eine praktische Option ist, die von eConnect generierte PDF an den Anfang des Dokuments zu stellen. So sieht der Benutzer immer dasselbe standardisierte Layout, unabhängig von der Original-Rechnungsgestaltung des Lieferanten. Dies ist besonders nützlich für Organisationen, die viele Rechnungen von verschiedenen Lieferanten erhalten und eine einheitliche Darstellung in ihrem Genehmigungsprozess wünschen.

Bei Rechnungen, die zusammen mit Spezifikationen, Lieferscheinen oder anderen Dokumenten eintreffen, können Sie alles zu einer einzigen PDF zusammenführen lassen. Dies ist unerlässlich für ERP-Systeme, die in ihrem Genehmigungsworkflow nur eine PDF-Datei pro Rechnung verarbeiten können.

Die Zusammenführungsreihenfolge ist:

1. Die generierte PDF (oder die Original-Rechnungs-PDF)
2. Alle zusätzlichen Anhänge

Alternativ können Sie Anhänge als separate Dateien mitsenden lassen, anstatt sie zusammenzuführen. Die richtige Wahl hängt davon ab, was Ihre Software verarbeiten kann.

PDF-Merge ist besonders wertvoll in diesen Situationen:

• Ihre Software zeigt nur eine PDF pro Rechnung an und Sie benötigen Anhänge im Genehmigungsprozess.
• Sie erhalten Rechnungen mit separaten Spezifikationsdokumenten, die Sie gemeinsam ansehen möchten.
• Sie wünschen eine einheitliche Rechnungsdarstellung unabhängig vom Lieferanten.

Lieferanten können auch eine PDF in die UBL-Rechnung einbetten (als Base64-Anhang im AdditionalDocumentReference-Element). Dies ist eine von Peppol unterstützte Methode, mit der Lieferanten sowohl strukturierte Daten als auch die visuelle PDF in einer einzigen Datei senden können. eConnect verarbeitet dies korrekt und stellt die eingebettete PDF als Anhang zur Verfügung.

Möchten Sie die PDF-Einstellungen für Ihr Konto anpassen? Kontaktieren Sie den Support.