Wie die IDR Lieferanten über Purple Pages und das Handelsregister identifiziert, und warum der Name in der E-Rechnung vom PDF abweichen kann.
Bei der Verarbeitung einer PDF-Rechnung muss die IDR bestimmen, wer der Lieferant ist. Dies geschieht nicht anhand des Namens und der Adresse auf dem PDF, sondern über Purple Pages: die eConnect-Parteidatenbank, die von der niederländischen Handelskammer (KvK) gespeist wird. Die Lieferantendaten in der E-Rechnung sind dadurch immer die offiziellen Registerdaten.
Ein Lieferantenname auf einer PDF-Rechnung kann auf viele Arten geschrieben sein: mit oder ohne Rechtsformzusatz, abgekürzt, mit einem Handelsnamen anstelle des offiziellen Namens. Durch die Identifikation des Lieferanten über Registerdaten statt über den Text auf der Rechnung ist die Identifikation zuverlässig und konsistent, unabhängig davon, wie der Lieferant seinen Namen auf der Rechnung angibt.
Purple Pages enthält Daten aller niederländischen Organisationen und wird laufend aktualisiert. Bei ausländischen Lieferanten wird die Identifikation durch Daten aus anderen Quellen ergänzt.
Es kann vorkommen, dass der Name in der E-Rechnung von dem auf dem Original-PDF abweicht. Das ist normales Verhalten: Die E-Rechnung enthält die offiziellen Registerdaten, nicht den Text des PDFs. Die Daten, die die IDR auf der Rechnung als Empfänger (Kunde) erkennt, werden separat in einer XML-Erweiterung aufgenommen, inklusive Warnungen bei wesentlichen Abweichungen (zum Beispiel eine andere USt-IdNr.).
Die E-Rechnung enthält den statutarischen Namen und die Niederlassungsadresse aus dem Handelsregister/Purple Pages, nicht den Handelsnamen oder die Postfachadresse aus den Stammdaten des Empfängers. Stimmen Handelsregisternummer, USt-IdNr. und IBAN überein, schließt das eine Abweichung bei Name oder Adresse nicht aus: Das ist kein Erkennungsfehler.
Eine Datei, die Sie bei einer PDF-Rechnung aus eConnect herunterladen, ist immer die eConnect-Konvertierung (mit den Registerdaten), nicht die Originaldatei des Lieferanten. Nur bei einer nativen E-Rechnung (Peppol oder XML-Upload) ist die heruntergeladene Datei die Absender-XML.
Bleibt das Feld Kontakt oder Adresse in der Buchung leer, füllt eConnect dieses Buchungsfeld nicht automatisch: Die Verknüpfung zwischen dem XML-Lieferanten und einem bestehenden Kontakt erfolgt in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ist die XML in Ordnung, bleibt das Feld Kontakt aber leer, liegt die Ursache in der Verknüpfung Ihrer eigenen Software oder ERP-Einrichtung. eConnect dokumentiert die Matching-Schlüssel pro ERP-System nicht.
Dasselbe Muster erklärt, warum eine Buchhaltungssoftware (unter anderem CODA) eine Rechnung manchmal dem falschen Kreditor zuordnet, obwohl Handelsregisternummer, USt-IdNr. und IBAN korrekt sind: Der Name in der XML ist der statutarische Registername, nicht zwangsläufig der Kreditorname, wie er in den Stammdaten des Empfängers hinterlegt ist.
Ein bekannter Sonderfall: Bei Rechnungen von Tochterorganisationen oder Stiftungen, die Teil einer größeren Organisation sind, kann die IDR manchmal den Namen der Dachorganisation anstelle des tatsächlichen Lieferanten erkennen. Dies tritt auf, wenn der Name der Dachorganisation auf der Rechnung dominant vorhanden ist.
Falls dies vorkommt, korrigieren Sie die Rechnung manuell und melden Sie es beim Support. Das eConnect-Team passt die Erkennung an, sodass zukünftige Rechnungen dieses Lieferanten korrekt identifiziert werden.
Hinweis: Jede Korrektur wird als Trainingsdaten an die IDR zurückgemeldet. Das System lernt aus der Meldung und erkennt den Lieferanten bei nachfolgenden Rechnungen korrekt.
Bei Lieferanten, die Teil eines Konzerns mit mehreren juristischen Einheiten in verschiedenen Ländern sind (zum Beispiel eine niederländische und eine dänische Niederlassung derselben Marke), identifiziert die IDR immer den tatsächlichen Lieferanten anhand von Identifikatoren (Handelsregisternummer, USt-IdNr. oder lokale Register) und der IBAN, nicht anhand des Kundenwunsches.
Steht auf dem PDF eine niederländische Adresse und/oder eine niederländische IBAN, kann eine Zuordnung zur niederländischen Niederlassung technisch korrekt sein, auch wenn Sie die Rechnung normalerweise einer anderen Konzernentität zuordnen (zum Beispiel der dänischen Niederlassung). Dieser Unterschied liegt in Ihrer eigenen buchhalterischen Verarbeitung oder ERP-Einrichtung, nicht in einem Fehler der IDR.
Dies unterscheidet sich vom oben beschriebenen Sonderfall, bei dem die IDR den Namen einer Dachorganisation anstelle der tatsächlichen Tochtergesellschaft erkennt: Dort geht es um Namensdominanz auf der Rechnung, hier um eine rechtlich korrekte, aber möglicherweise unerwartete Konzernentität.
Keine Selfservice-Option zur Änderung der Entität. Es gibt keine Einstellung (SampleStore oder Hinweis), mit der Sie die IDR zwingen können, gegen die Identifikatoren und die IBAN eine andere, gewünschte Länder- oder Konzernentität zu wählen. Die Lösung liegt bei Ihnen: Ordnen Sie den Lieferanten in Ihrem ERP-System der gewünschten Entität zu, oder buchen Sie die Rechnung manuell auf die richtige Konzernentität.
Die E-Rechnung enthält immer die offiziellen Registerdaten aus Purple Pages, nicht den Text auf dem PDF. Ein Lieferant kann seinen Namen auf unterschiedliche Weise schreiben (mit oder ohne Rechtsformzusatz, als Handelsname), aber die Identifikation über Registerdaten ist zuverlässiger und konsistenter.
Korrigieren Sie die Rechnung manuell und melden Sie es beim Support. Das eConnect-Team passt die Erkennung an, sodass zukünftige Rechnungen dieses Lieferanten korrekt identifiziert werden. Jede Korrektur wird als Trainingsdaten an die IDR zurückgemeldet, wodurch das System aus der Meldung lernt.
Für niederländische Lieferanten nutzt Purple Pages Handelsregisterdaten. Bei ausländischen Lieferanten wird die Identifikation durch Daten aus anderen Quellen ergänzt, wie die USt-IdNr. oder andere landesspezifische Register. Die IDR erkennt Rechnungen in mehr als 200 Sprachen.
Die IDR gleicht anhand von Identifikatoren (Handelsregisternummer, USt-IdNr. oder lokale Register) und der IBAN ab, nicht anhand der von Ihnen erwarteten Niederlassung. Steht auf der Rechnung beispielsweise eine niederländische Adresse oder IBAN, kann eine Zuordnung zur niederländischen Niederlassung technisch korrekt sein, auch wenn Sie normalerweise einer anderen Konzernentität buchen. Lösen Sie dies über ein ERP-Mapping oder durch manuelles Buchen auf die richtige Entität; es gibt keine Einstellung, um die Entität zu erzwingen.
Die Lieferantenadresse in der E-Rechnung ist die verifizierte offizielle Adresse aus Purple Pages/Handelsregister, nicht die Adresse, die wörtlich auf dem PDF steht. Weicht die PDF-Adresse ab (zum Beispiel eine andere Niederlassungs- oder Postadresse), ist das kein Fehler: Die IDR verwendet bewusst die offiziellen Registerdaten anstelle des OCR-Textes des Dokuments.
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