Wie die IDR Lieferanten über Purple Pages und das Handelsregister identifiziert, und warum der Name in der E-Rechnung vom PDF abweichen kann.
Bei der Verarbeitung einer PDF-Rechnung muss die IDR bestimmen, wer der Lieferant ist. Dies geschieht nicht anhand des Namens und der Adresse auf dem PDF, sondern über Purple Pages: die eConnect-Parteidatenbank, die von der niederländischen Handelskammer (KvK) gespeist wird. Die Lieferantendaten in der E-Rechnung sind dadurch immer die offiziellen Registerdaten.
Ein Lieferantenname auf einer PDF-Rechnung kann auf viele Arten geschrieben sein: mit oder ohne Rechtsformzusatz, abgekürzt, mit einem Handelsnamen anstelle des offiziellen Namens. Durch die Identifikation des Lieferanten über Registerdaten statt über den Text auf der Rechnung ist die Identifikation zuverlässig und konsistent, unabhängig davon, wie der Lieferant seinen Namen auf der Rechnung angibt.
Purple Pages enthält Daten aller niederländischen Organisationen und wird laufend aktualisiert. Bei ausländischen Lieferanten wird die Identifikation durch Daten aus anderen Quellen ergänzt.
Es kann vorkommen, dass der Name in der E-Rechnung von dem auf dem Original-PDF abweicht. Das ist normales Verhalten: Die E-Rechnung enthält die offiziellen Registerdaten, nicht den Text des PDFs. Die Daten, die die IDR auf der Rechnung als Empfänger (Kunde) erkennt, werden separat in einer XML-Erweiterung aufgenommen, inklusive Warnungen bei wesentlichen Abweichungen (zum Beispiel eine andere USt-IdNr.).
Ein bekannter Sonderfall: Bei Rechnungen von Tochterorganisationen oder Stiftungen, die Teil einer größeren Organisation sind, kann die IDR manchmal den Namen der Dachorganisation anstelle des tatsächlichen Lieferanten erkennen. Dies tritt auf, wenn der Name der Dachorganisation auf der Rechnung dominant vorhanden ist.
Falls dies vorkommt, korrigieren Sie die Rechnung manuell und melden Sie es beim Support. Das eConnect-Team passt die Erkennung an, sodass zukünftige Rechnungen dieses Lieferanten korrekt identifiziert werden.
Hinweis: Jede Korrektur wird als Trainingsdaten an die IDR zurückgemeldet. Das System lernt aus der Meldung und erkennt den Lieferanten bei nachfolgenden Rechnungen korrekt.
Die E-Rechnung enthält immer die offiziellen Registerdaten aus Purple Pages, nicht den Text auf dem PDF. Ein Lieferant kann seinen Namen auf unterschiedliche Weise schreiben (mit oder ohne Rechtsformzusatz, als Handelsname), aber die Identifikation über Registerdaten ist zuverlässiger und konsistenter.
Korrigieren Sie die Rechnung manuell und melden Sie es beim Support. Das eConnect-Team passt die Erkennung an, sodass zukünftige Rechnungen dieses Lieferanten korrekt identifiziert werden. Jede Korrektur wird als Trainingsdaten an die IDR zurückgemeldet, wodurch das System aus der Meldung lernt.
Für niederländische Lieferanten nutzt Purple Pages Handelsregisterdaten. Bei ausländischen Lieferanten wird die Identifikation durch Daten aus anderen Quellen ergänzt, wie die USt-IdNr. oder andere landesspezifische Register. Die IDR erkennt Rechnungen in mehr als 200 Sprachen.
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