Rechnungen automatisch über den Autopilot in Ihre Software buchen. Verbindungen, Dokumentjournale und das Dashboard.
Kurzfassung Der Autopilot stellt eine direkte Verbindung mit Ihrer Buchhaltungssoftware her und bucht empfangene Rechnungen automatisch oder leitet sie von der Plattform an Ihr Softwarepaket weiter. Das Dashboard zeigt Ihnen sofort, ob die Buchungen erfolgreich waren.
Mit dem Autopilot verbinden Sie die eConnect-Plattform mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Empfangene Rechnungen werden automatisch gebucht oder an das Softwarepaket weitergeleitet, ohne sie manuell eingeben zu müssen. Der Autopilot unterstützt Verbindungen mit Exact Online, SnelStart, Unit4 und Business Central.
Die Autopilot-App hat eine eigene Unternavigation in der Seitenleiste:
Klicken Sie auf Neue Verbindung in der Unternavigation der Autopilot-App.
Wählen Sie die Organisation aus, für die Sie die Verbindung erstellen möchten.
Wählen Sie das Softwarepaket, mit dem Sie sich verbinden möchten (Exact Online, SnelStart, Unit4 oder Business Central).
Konfigurieren Sie das Buchungsschema: Dieses bestimmt, wie Umsatzsteuerarten in Ihrer Software gebucht werden. Dieses Schema wird für jede automatische Buchung verwendet.
Speichern Sie die Verbindung. Die Verbindung ist jetzt aktiv und Rechnungen werden automatisch verarbeitet.
Der Autopilot lernt aus früheren Buchungen und wendet dieses Wissen auf neue Rechnungen an. Bei jeder Rechnung analysiert das System den Lieferanten, den Betrag, die Kostenart und historische Buchungsmuster, um einen vollständigen Buchungsvorschlag zusammenzustellen: Sachkonto, Kostenstelle und Umsatzsteuersatz. Je mehr Rechnungen durch die Verbindung laufen, desto genauer werden die Vorschläge.
Bei ausreichender Sicherheit wird die Rechnung ohne Eingriff automatisch gebucht. Bei geringerer Sicherheit wird der Vorschlag zur Genehmigung angeboten. Der Schwellenwert für das automatische Buchen ist pro Verbindung konfigurierbar, sodass Ihre Organisation selbst entscheidet, welches Kontrollniveau gewünscht ist.
Debitoren und Kreditoren werden automatisch in Ihrer Software angelegt. Dadurch läuft die Buchhaltung in Echtzeit weiter, auch an Wochenenden und in den Ferien.
Die Plattform kann Rechnungspositionen automatisch mit Auftragszeilen verknüpfen. Die Matching-Logik arbeitet auf Basis eines eindeutigen Stückpreises, der Beschreibung und einer einzelnen Auftragszeile. Auftragsinformationen werden über die Schnittstelle oder aus dem Archiv zuvor versendeter Aufträge abgerufen. Das Matching funktioniert sowohl bei E-Rechnungen als auch bei OCR-verarbeiteten PDFs und erhöht den Anteil der durchgehend automatischen Verarbeitung.
Das Dokumentjournal ist das Logbuch des Autopiloten. Für jede aktive Verbindung wird ein Journal mit dem Status jedes gebuchten Dokuments geführt.
Wenn eine Buchung fehlschlägt, können Sie die Fehlermeldung einsehen und aus zwei Aktionen wählen:
Jeder Journaleintrag enthält einen direkten Link zum Originaldokument im Posteingang, sodass Sie schnell prüfen können, um welche Rechnung es sich handelt.
Die Statusbezeichnungen, die die Plattform einer eingehenden Rechnung zuweist, unterscheiden sich je nach Verbindungsart. Nur die Route Autopilot ↔ Unit4 ERPx liefert explizit Gebucht oder Buchung fehlgeschlagen; andere Autopilot-Routen verwenden Heruntergeladen mit einer je nach Verbindungsart unterschiedlichen Bedeutung. Die vollständige Erklärung und die Diagnosepfade bei Abweichungen zwischen Plattform und ERP finden Sie unter Autopilot in eigenen Integrationen.
Das Autopilot-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über alle Buchungen: wie viele Dokumente erfolgreich gebucht wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. So sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre automatische Verarbeitung reibungslos läuft.
Möchten Sie eine Rechnungsverbindung einrichten? Gehen Sie zur Autopilot-App auf der Plattform und erstellen Sie eine neue Verbindung.
Verbindung erstellen
Rule Based Enrichment ist eine regelbasierte Engine, die Rechnungen auf Basis vorab festgelegter Regeln anreichert oder anpasst. Die Anpassungen führen zu geänderten Buchungen über den Autopilot. Beispiele sind die Verknüpfung von EAN-Nummern mit Objektnummern für die automatische Verbuchung von Energierechnungen und die Bereinigung von Bestellnummern, wenn Lieferanten Präfixe hinzufügen. Der Autopilot ist Self-Service; RBE erfordert Unterstützung des eConnect-Tech-Teams und ist nicht Self-Service. Beide Komponenten wirken am besten in Kombination. Für individuelle Anpassungen gilt der reguläre Beratungstarif.