Rechnungen automatisch über den Autopilot in Ihre Software buchen. Verbindungen, Sachkontocodierung und das Dashboard.
Kurz gesagt Der Autopilot stellt eine direkte Verbindung zu Ihrer Buchhaltungssoftware her und bucht empfangene Rechnungen automatisch oder leitet sie von der Plattform an Ihr Softwarepaket weiter. Im Dashboard sehen Sie sofort, ob Buchungen gelungen sind.
Mit dem Autopilot verbinden Sie die eConnect-Plattform mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Empfangene Rechnungen werden automatisch gebucht oder an das Softwarepaket weitergeleitet, ohne sie manuell zu übernehmen. Der Autopilot unterstützt Verbindungen mit Exact Online, SnelStart, Unit4 und Business Central.
Die Autopilot-App hat eine eigene Unternavigation in der Seitenleiste:
Klicken Sie in der Unternavigation der Autopilot-App auf New Connection.
Wählen Sie die Organisation, für die Sie die Verbindung anlegen möchten.
Wählen Sie das Softwarepaket, mit dem Sie verbinden möchten (Exact Online, SnelStart, Unit4 oder Business Central).
Konfigurieren Sie das Buchungsschema. Darin legen Sie fest, wie MwSt.-Arten in Ihrer Software gebucht werden. Dieses Schema wird bei jeder automatischen Buchung verwendet.
Speichern Sie die Verbindung. Die Verbindung ist jetzt aktiv und Rechnungen werden automatisch verarbeitet.
Der Autopilot lernt aus früheren Buchungen und wendet dieses Wissen auf neue Rechnungen an. Bei jeder Rechnung analysiert das System Lieferant, Betrag, Kostenart und historische Buchungsmuster und stellt einen vollständigen Buchungsvorschlag zusammen: Sachkonto, Kostenstelle und MwSt.-Satz. Je mehr Rechnungen über die Verbindung laufen, desto genauer werden die Vorschläge.
Bei ausreichender Sicherheit wird die Rechnung ohne Eingriff automatisch gebucht. Bei geringerer Sicherheit wird der Vorschlag zur Freigabe vorgelegt. Die Schwelle für automatisches Buchen ist je Verbindung konfigurierbar, damit Ihre Organisation selbst festlegt, welches Kontrollniveau gewünscht ist.
Debitoren und Kreditoren werden automatisch in Ihrer Software angelegt. Die Verwaltung läuft dadurch in Echtzeit weiter, auch an Wochenenden und in den Ferien.
Die Plattform kann Rechnungspositionen automatisch mit Auftragspositionen verknüpfen. Die Abgleichlogik arbeitet mit einem eindeutigen Stückpreis, der Beschreibung und einer einzelnen Auftragsposition. Auftragsdaten werden über die Schnittstelle oder aus dem Archiv zuvor gesendeter Aufträge geholt. Der Abgleich funktioniert bei E-Rechnungen und bei per OCR verarbeiteten PDFs und erhöht den Anteil der Straight-through-Verarbeitung.
Das Document Journal ist das Protokoll des Autopiloten. Für jede aktive Verbindung wird ein Journal mit dem Status jedes gebuchten Dokuments geführt.
Delivered/Empfangen ist keine Journalzeile. Der Status Delivered (NL-Oberfläche: Ontvangen) im Posteingang bedeutet, dass die Rechnung angekommen und in eConnect verfügbar ist. Das ist kein Buchungsergebnis und erzeugt keine Document-Journal-Zeile. Wenn die Suche nach einer Rechnungsnummer in Document Journals 0 Treffer liefert, während der Posteingang Delivered/Ontvangen zeigt, ist das erwartetes Verhalten, solange noch kein Schritt Booked oder Booking failed stattgefunden hat. Siehe auch Rechnungsstatus.
Erster Schritt bei Delivered ohne Journalzeile:
Bei einer fehlgeschlagenen Buchung können Sie die Fehlermeldung ansehen und eine von zwei Aktionen wählen:
Jede Journalzeile enthält einen direkten Link zum Originaldokument im Posteingang, damit Sie schnell prüfen können, um welche Rechnung es geht.
Die Statusbezeichnungen, die die Plattform einer eingehenden Rechnung gibt, unterscheiden sich je Verbindungstyp. Nur die Route Autopilot zu Unit4 ERPx liefert ausdrücklich Booked oder Booking failed. Andere Autopilot-Routen verwenden Gedownload mit einer je Verbindungstyp anderen Bedeutung. Die vollständige Erklärung und die Diagnosewege bei Abweichungen zwischen Plattform und ERP finden Sie unter Autopilot in eigenen Integrationen.
Seit dem Release im Oktober 2026 bestimmt der Autopilot, auf welches Sachkonto eine Rechnung landet. Das gilt für Eingangsrechnungen. Bei Exact Online und SnelStart gilt es auch für Ausgangsrechnungen.
cbc:AccountingCost eintragen und Dimensionen hinzufügen. Ob eine Regel vorhandene Codes stehen lässt oder überschreibt, hängt von der Regel ab. Die SBI-Codierung füllt standardmäßig nur Zeilen ohne Code. Diese Regel kann auch so gesetzt werden, dass sie vorhandene Codes ersetzt.Ein falsches Sachkonto entsteht in einem dieser drei Schritte: was auf der Rechnung stand, was Rule Based Enrichment eingetragen hat, oder wie der Autopilot den Code übersetzt.
Pro Verbindung bestimmt ein Schema, wie RGS-Codes auf Sachkonten abgebildet werden. Eine eigene Übersetzungstabelle auf der Verbindung hat immer Vorrang vor dem Schema. Beides sind Einstellungen im Autopilot, nicht in Rule Based Enrichment. Das SBI-Mapping in Rule Based Enrichment wählt einen RGS-Code zu einer Kombination von Branchen. Das ist nicht die Übersetzungstabelle im Autopilot.
Eine Regel kann für alle Kunden gelten und für einen Kunden anders eingestellt sein. Die Kundeneinstellung gewinnt. Eine Regel kann auf bestimmte Rechnungen beschränkt sein, zum Beispiel von einem Lieferanten. Der Tech-Support schaltet die Codierung für einen Kunden aus. Für die anderen Kunden bleibt sie an. Das ist kein Self-Service.
Eine Dimension ist eine zusätzliche Einteilung neben dem Sachkonto: Kostenstelle, Kostenträger oder Projekt. Dimensionen gelten nur bei Exact Online. Der Autopilot prüft diese Dimensionen gegen die Verwaltung des Kunden.
Das Autopilot-Dashboard gibt einen Überblick über alle Buchungen: wie viele Dokumente erfolgreich gebucht wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. So sehen Sie auf einen Blick, ob die automatische Verarbeitung gut läuft.
Bei einer fehlgeschlagenen Buchung wird automatisch eine Workflow-Aufgabe angelegt. Sie können die Fehlermeldung im Document Journal ansehen und "Resend to ERP" wählen (nachdem der Fehler behoben ist) oder "Mark as Done", wenn das Dokument nicht in die Software gehört.
Sie können je Organisation über New Connection in der Autopilot-App eine eigene Verbindung anlegen. Jede Verbindung hat ein eigenes Buchungsschema und kann auf ein anderes Softwarepaket verweisen.
Das Buchungsschema legt fest, wie MwSt.-Arten in Ihrer Software gebucht werden. Sie können das Schema in den Einstellungen der betreffenden Autopilot-Verbindung ändern. Änderungen gelten für neue Buchungen.
Prüfen Sie drei Schritte. Standen bereits Codes auf den Rechnungszeilen? Hat Rule Based Enrichment einen RGS-Code oder eine Dimension eingetragen oder überschrieben? Und übersetzt das Schema oder die eigene Übersetzungstabelle der Verbindung diesen Code auf das richtige Sachkonto? Die eigene Übersetzungstabelle hat Vorrang vor dem Schema. Die Codierung für einen Kunden auszuschalten macht der Tech-Support, nicht Self-Service. Dimensionen (Kostenstelle, Kostenträger, Projekt) gelten nur bei Exact Online.
Rule Based Enrichment (RBE) ist eine regelbasierte Engine, die das XML einer Rechnung kurz vor dem Versand oder kurz nach dem Empfang anpasst. Ziel ist zusätzliche Flexibilität, wo das ERP-System oder die Partnerlieferung das nicht kann. Regeln richtet das eConnect-Tech-Team ein (derzeit über JavaScript) und aktiviert sie über einen Filter, zum Beispiel bei einem bestimmten Lieferanten. Bei jeder Rechnung, die RBE anpasst, sucht die Engine validierte Parteidaten (VPD) von Absender und Empfänger: Parteien-IDs und Branchencodes (SBI, NACE). Eine Regel kann dadurch auf eine Partei oder eine Branche filtern, auch wenn diese ID nicht auf der Rechnung steht. Fehlt die Partei in VPD oder ist VPD nicht erreichbar, läuft die Verarbeitung ohne diese Daten weiter. RBE ist auch eine Alternative für Partner, die kundenspezifische XML-Änderungen fest codieren: der Partner liefert das XML immer auf dieselbe Weise, und RBE übernimmt das kundenspezifische Mapping. Self-Service für die Regelverwaltung wird nicht angeboten.
Neben der Durchbuchung von Energierechnungen (EAN auf Objektnummer) und dem Bereinigen von Bestellnummern wird RBE auch für Feldmapping verwendet (zum Beispiel bei UWV-Vorgängen, in denen ein erforderliches XML-Feld fehlt), für das Zusammenführen oder Gruppieren von Rechnungspositionen auf eine handhabbare Zahl von Buchungszeilen und für Mapping-Tabellen, die Feldwerte umsetzen oder anreichern. Der Autopilot ist Self-Service. RBE erfordert Unterstützung durch das eConnect-Tech-Team und ist kein Self-Service. Beide Komponenten arbeiten am besten zusammen. Für Individualarbeit gilt der reguläre Beratungssatz.
Gruppierung von Rechnungspositionen. Rechnungen mit Hunderten bis Tausenden von Positionen (zum Beispiel im Einzelhandel, Bau oder in der Telekommunikation) fallen manchmal in der Buchhaltungssoftware aus, weil diese nur eine begrenzte Zahl von Positionen je Rechnung akzeptiert, oder sie führen bei 1-zu-1-Verarbeitung zu einer unlesbaren Buchung. Derselbe Bedarf entsteht nach Positionserkennung über IDR, wenn viele Positionen erkannt werden. RBE gruppiert die Positionen dann zu einer gültigen Rechnung mit weniger, zusammengefassten Positionen. Die Standardvorlage rbe-autopilot-group-lines gruppiert nach MwSt.-Kategorie. Andere Gruppenschlüssel (zum Beispiel je Telefonnummer auf einer Telefonrechnung) sind als angepasste RBE-Einrichtung innerhalb der bestehenden Möglichkeiten möglich, ohne Entwicklung. Die Einrichtung erfolgt durch das eConnect-Tech-Team und wird über Strippenkaart-Stunden (falls verfügbar) oder eine Remote-Support-Sitzung verrechnet.
Für das EAN-Mapping (EAN-Nummer auf Objektnummer/IO-Nummer) erkennt eConnect die EAN-Nummer derzeit nur auf E-Rechnungen (XML/UBL), nicht auf PDF-Rechnungen. Eine sichtbare EAN auf einer PDF-Rechnung reicht für dieses Mapping nicht. Der Wert muss aus der E-Rechnungsstruktur kommen. Das steht getrennt vom Abgleich von Auftragspositionen, der sowohl bei E-Rechnungen als auch bei per OCR verarbeiteten PDFs funktioniert.
Möchten Sie eine Rechnungsverbindung einrichten? Gehen Sie zur Autopilot-App auf der Plattform und legen Sie eine neue Verbindung an.
Verbindung anlegen