W menu głównym należy kliknąć Utwórz fakturę. Wyświetlany jest formularz faktury z dwiema zakładkami: Dokument (dane faktury) i Załączniki.

• Dostawca: własna organizacja. Pole jest wypełniane automatycznie na podstawie organizacji, dla której tworzona jest faktura. Jeśli pole jest puste lub organizacji nie widać na liście, sprawdź członkostwo w Moje organizacje oraz aktywację — zob. Pole Dostawca jest puste.
• Kontrahent (odbiorca): wyszukiwanie według numeru rejestrowego, nazwy firmy lub numeru OIN za pomocą opcji Wyszukaj organizację. Platforma automatycznie przeszukuje bazy danych w celu pobrania prawidłowych danych.
• Numer faktury: generowany automatycznie po skonfigurowaniu automatycznej numeracji. W przeciwnym razie numer należy wpisać ręcznie.
• Data faktury: domyślnie dzisiejsza data, z możliwością zmiany.
• Typ faktury: wybrany z listy rozwijanej. Domyślnie jest to faktura regularna. Aby wystawić fakturę korygującą, należy wybrać "Faktura korygująca". Szczegóły w artykule Wysyłanie faktury korygującej.
• Pozycje faktury: dodanie jednej lub wielu pozycji z opisem, ilością, ceną jednostkową i stawką VAT. Dostępne stawki VAT są dynamicznie zestawiane na podstawie kraju dostawcy i kraju klienta. Jeśli klient znajduje się w innym kraju UE, automatycznie pojawia się opcja "Zwolniony z dostawy wewnątrzwspólnotowej"; jeśli klient jest poza UE, pojawia się opcja "Export".

Formularz faktury zawiera kilka pól opcjonalnych, które można wypełnić w zależności od wymagań odbiorcy:

• Numer zamówienia: numer zamówienia zakupu odbiorcy. Wiele dużych firm i instytucji publicznych wymaga podania numeru zamówienia na fakturze. Bez niego faktura może zostać automatycznie odrzucona.
• Data dostawy: data dostarczenia towarów lub usług, jeśli różni się od daty faktury.
• Numer projektu: odniesienie do projektu, dla którego wystawiona jest faktura.
• Numer umowy: odniesienie do umowy bazowej.
• Notatka do faktury: pole tekstowe na dodatkowe informacje, widoczne dla odbiorcy.
• Data rozpoczęcia / Data zakończenia: okres usługi, którego dotyczy faktura. Przydatne przy usługach cyklicznych lub abonamentach.
• Referencja odbiorcy: odniesienie rozpoznawane przez odbiorcę, na przykład centrum kosztów lub dział.

Wskazówka: przy fakturowaniu instytucji publicznych lub dużych firm należy zawsze upewnić się, jakie pola referencyjne są wymagane. Faktura bez numeru zamówienia lub kodu routingu jest często automatycznie odrzucana.

Nie wszystkie pola UBL są dostępne w formularzu faktury:

• BT-46 (Buyer Identifier): brak osobnego pola na Buyer Identifier niezależnie od numeru VAT. Pole VAT nie akceptuje kropek, co uniemożliwia wprowadzenie identyfikatorów takich jak '1004.E00513.0001' (na przykład dla greckich instytucji publicznych).
• BT-158 (Item Classification / kod CPV): niedostępne w formularzu faktury.

Organizacje, które potrzebują tych pól, nie mogą tego obecnie rozwiązać za pośrednictwem standardowego interfejsu platformy. W takim przypadku należy skontaktować się z pomocą techniczną w celu omówienia alternatywnej metody przesyłania.

Za pomocą opcji Dodaj szczegóły dostawy można uwzględnić informacje o dostarczeniu, takie jak adres dostawy inny niż adres faktury. Jest to szczególnie istotne przy dostawach fizycznych lub fakturowaniu innego oddziału.

Na zakładce Załączniki można dodać dodatkowe pliki do faktury:

• Obsługiwane formaty: PDF i obrazy (.png, .jpeg)
• Dokumenty Office nie są obsługiwane. Należy je najpierw wyeksportować do PDF
• Załączniki są przesyłane przy dostarczeniu przez Peppol oraz przy e-mail fallback

Przed wysłaniem można sprawdzić fakturę:

• Logo firmy: jeśli logo zostało ustawione w ustawieniach organizacji, pojawi się automatycznie na widoku PDF.
• Podgląd PDF: kliknięcie Podgląd pozwala zobaczyć, jak faktura wygląda dla odbiorcy.
• Komentarze wewnętrzne: dodanie notatki widocznej dla wszystkich użytkowników z dostępem do dokumentu.

Na dole formularza znajdują się trzy przyciski:

• Zapisz: zapisanie faktury jako wersji roboczej bez wysyłania
• Wyślij: natychmiastowe wysłanie faktury
• Udostępnij: udostępnienie faktury współpracownikowi lub partnerowi do sprawdzenia, bez wysyłania

Kliknięcie Wyślij powoduje wysłanie faktury. Platforma automatycznie wybiera najlepszy kanał dostarczenia:

1. Peppol (sieć zewnętrzna): główna i zalecana trasa. Faktura jest dostarczana jako e-faktura do odbiorcy.
2. Nasza sieć (platforma eConnect): gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca korzystają z platformy eConnect.
3. E-mail fallback: gdy odbiorca nie jest osiągalny przez Peppol ani platformę. Klient otrzymuje e-mail z linkiem do dokumentu na platformie; odbiorca może tam pobrać PDF i/lub XML w wybranym formacie. Jeśli to nie odpowiada Twoim potrzebom, skontaktuj się z naszym zespołem sprzedaży, aby omówić dostępne możliwości.

Po wysłaniu faktura pojawia się w Skrzynce nadawczej z przeglądem statusów.