Email Receiver (znany także jako Zaufany nadawca) to funkcja platformy eConnect, która umożliwia odbieranie i przetwarzanie faktur e-mailem, w ramach Skanuj i rozpoznaj. Konfigurujesz zaufany adres e-mail lub domenę, a faktury wysyłane z tego adresu są przetwarzane automatycznie.

Wiele pakietów oprogramowania używa Email Receiver jako głównej metody połączenia z eConnect. Platforma generuje unikalny adres e-mail dla każdej organizacji. Twoje oprogramowanie wysyła faktury jako załącznik na ten adres, a platforma przetwarza je dalej w zależności od skonfigurowanego typu dokumentu.

Przy tworzeniu Email Receiver platforma generuje unikalny adres e-mail. Przekazujesz ten adres dostawcy oprogramowania lub wprowadzasz go w swoim pakiecie. Gdy oprogramowanie wyśle fakturę jako załącznik na ten adres, platforma przetwarza ją automatycznie. Faktury XML są przetwarzane bezpośrednio; faktury PDF są konwertowane do formatu e-faktury (UBL) przez konwersję IDR.

Sposób przetwarzania zależy od skonfigurowanego typu dokumentu: faktura robocza, faktura sprzedaży lub faktura zakupu.

Przy tworzeniu Email Receiver wybierasz typ dokumentu. Określa on, jak przetwarzana jest otrzymana faktura.

Faktura jest przygotowywana jako robocza na platformie. Możesz sprawdzić fakturę, a następnie ręcznie wysłać ją do odbiorcy przez Peppol. Jeśli włączysz opcję automatycznego wysyłania XML (auto-send), prawidłowe faktury XML są wysyłane automatycznie bez ręcznej interwencji.

Faktura trafia bezpośrednio do archiwum w celu przetworzenia administracyjnego. Jest to odpowiednie, gdy faktura jest już ostateczna i nie wymaga dalszej kontroli przed archiwizacją.

Faktura jest dostarczana jako faktura zakupu do odbiorcy. Jeśli faktura jest już dostarczona jako UBL, konwersja jest pomijana. W przypadku faktur PDF następuje konwersja IDR do formatu e-faktury.

Nawigacja dla nowych klientów: po rejestracji trafiasz do widoku zarządzania środowiskiem/kontem. Email Receiver nie jest tam widoczny bezpośrednio. W menu kliknij Apps → Odbiorca e-mail (Email Receiver), aby otworzyć przegląd. W Wszystko zobaczysz automatycznie utworzony adres e-mail odbiorcy Twojej organizacji.

1. Zaloguj się na platform.econnect.eu.
2. Przejdź do aplikacji Email Receiver (w Apps w lewym menu).
3. Kliknij Nowy nadawca (pomarańczowy przycisk z ikoną plusa).
4. Skonfiguruj następujące pola:
   • Organizacja: wybierz organizację, dla której chcesz przetwarzać faktury.
   • Typ faktury: wybierz Faktura robocza, Faktura sprzedaży lub Faktura zakupu.
   • Typ whitelist: wprowadź adres e-mail lub domenę nadawcy uprawnionego do wysyłki. Na jeden Email Receiver można dodać do whitelisty jedną domenę lub jeden adres e-mail.
   • Kontaktowy adres e-mail: adres, na który wysyłane są powiadomienia o odrzuceniu.
5. Kliknij Zapisz. Platforma generuje unikalny adres e-mail dla tego połączenia.
6. Aktywuj zaufanego nadawcę. Można to zrobić na dwa sposoby: ręcznie zmień status na "Aktywny" albo wyślij zaproszenie do nadawcy. Przy zaproszeniu nadawca otrzymuje e-mail z instrukcjami dotyczącymi wygenerowanego adresu. Przy pierwszym użyciu Email Receiver jest aktywowany automatycznie.
7. Przekaż wygenerowany adres e-mail dostawcy oprogramowania lub wprowadź go w swoim pakiecie.

Jeśli organizacja ma otrzymywać faktury z wielu domen, utwórz osobny adres Email Receiver dla każdej domeny.

• Powiadomienie o odbiorze: otrzymujesz e-mail, gdy faktura została przesłana i przetworzona.
• Wymóg SSL/TLS: przetwarzaj tylko e-maile wysłane przez bezpieczne połączenie.
• Automatyczne wysyłanie XML (auto-send): prawidłowe faktury XML są wysyłane automatycznie bez ręcznej kontroli. Wymaga włączonego SSL/TLS i poprawnego XML.
• Dozwolone typy dokumentów: określ, czy akceptujesz tylko e-faktury (XML), tylko faktury cyfrowe (PDF), czy obie.
• Rozpoznawanie dostawcy: skonfiguruj, na podstawie którego pola e-mail rozpoznawany jest dostawca. Domyślnie jest to adres nadawcy, ale przy aliasach lub przekierowaniach możesz wybrać inne pole (np. Reply-To). Rozpoznany adres jest także przekazywany w XML dostarczanym do systemu księgowego.
• Conversion for multiple organizations (konwersja dla wielu organizacji): wykrywanie administracji / konwersja multiparty. IDR automatycznie okresla, dla ktorej administracji w tym samym koncie przeznaczona jest faktura PDF -- nawet jesli przeslano ja przez odbiorce e-mail innej organizacji. Wymaga minimum Professional (osobno w umowie), opcji feature pack Allow multi party for IDR conversion (karta IDR Features) oraz opcji na odbiorcy e-mail. Domyslnie obowiazuje organizacja odbiorcy e-mail; przy lepszym dopasowaniu system umieszcza fakture na innej administracji. W razie watpliwosci pozostaje wartosc domyslna.

Uwaga: ostateczna faktura z Twojego oprogramowania nie może być już zmieniana pod względem dłużnika i pozycji faktury po otrzymaniu jej jako faktury roboczej na platformie eConnect. Sprawdź tylko poprawność faktury, a następnie ją wyślij.

Uszkodzonego lub nieaktywnego Email Receiver nie trzeba koniecznie naprawiać przez utworzenie nowego. Często Zaufany nadawca nie jest jeszcze aktywny lub jest źle skonfigurowany. Gdy faktury "nie są odbierane", sprawdź najpierw te punkty:

1. Adres e-mail poprawnie skopiowany — sprawdź literówki w wygenerowanym adresie …@trust.econnect.eu, który przekazałeś do pakietu oprogramowania.
2. Status Email Receiver Aktywny — jeśli Zaufany nadawca ma nadal status "Utworzono roboczą", Email Receiver nie jest jeszcze aktywny i nie można go używać. W takim przypadku nadawca otrzymuje bounce (chyba że skonfigurowano inny aktywny Email Receiver z innym adresem kontaktowym).
3. Poprawna whitelist — sprawdź, czy adres e-mail lub domena nadawcy są poprawnie ustawione na liście whitelist Email Receiver.
4. Poprawnie wybrany typ dokumentu — przy złym typie dokumentu faktury są przetwarzane nieprawidłowo. Przykład: Zaufany nadawca utworzony z typem Faktura zakupu przetwarza faktury jako faktury zakupu zamiast faktur roboczych. Utworzenie nowego Email Receiver z typem Faktura robocza mogło zostać wybrane jako tymczasowe rozwiązanie, ale najlepiej popraw typ dokumentu na istniejącym Email Receiver.

Przykład wewnętrznego logu bounce dla nieaktywnego Email Receiver: #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

Oprócz Email Receiver eConnect oferuje także Szybkie łączenie przez łącznik e-mail. Jest to integracja oparta na kluczach połączenia, konfigurowana szybko przez interfejs Szybkie łączenie na platformie. Uwaga: chociaż nazwa "łącznik e-mail" brzmi jak wysyłka e-mailem, działa przez klucze połączenia, a nie przez wysyłane e-maile.

Następujące pakiety są dostępne przez Szybkie łączenie (łącznik e-mail):

Oprócz standardowego łącznika e-mail istnieją warianty, które przekształcają otrzymany dokument do określonego formatu (zawsze SI 2.0, zawsze BIS v3, zawsze SI 1.2 lub zawsze SALES005 Faktura). Konfiguracja jest taka sama jak w standardowym łączniku e-mail; eConnect zapewnia dostarczenie w wybranym formacie.

Jako odbiorca możesz utworzyć łącznik e-mail, aby faktury otrzymane przez eConnect były automatycznie przekazywane na wskazany adres e-mail. Domyślnie dołączany jest tylko XML -- bez PDF ani innych załączników. To zachowanie kontroluje parametr excludeAdditionalAttachments:

• excludeAdditionalAttachments=true (domyślnie): dodatkowe załączniki, takie jak PDF, nie są dołączane.
• excludeAdditionalAttachments=false: dołączane są także PDF i ewentualne inne załączniki.

W standardowym łączniku e-mail (Collabrr auto-hook) ten parametr ma wartość true. Jeśli chcesz otrzymywać także PDF, tylko wsparcie techniczne może to zmienić.

Uwaga po zmianie przez wsparcie techniczne: jeśli później jako klient sam zmodyfikujesz łącznik e-mail, ta zmiana automatycznie nadpisze poprawkę wsparcia technicznego. PDF zostanie ponownie pominięty i przestanie być dołączany. Nie zmieniaj łącznika samodzielnie po tej poprawce.

Jeśli używasz mailhooka w PSB i sam konfigurujesz łącznik, możesz ustawić ten parametr samodzielnie -- to osobna, niezależna ścieżka self-service.

To przekazywanie jest odpowiednią alternatywą dla odbiorcy, który (jeszcze) nie jest w Peppol, ale chce automatycznie pobierać dane faktury lub dokument PDF.

Gdy faktury są wysyłane e-mailem do odbiorców spoza Peppol, obowiązują dwa osobne mechanizmy:

E-mail powiadomienia "Otrzymano nową fakturę" (dla odbiorców na platformie) nie zawiera załączników -- ani XML, ani PDF. To tylko powiadomienie; dokument pozostaje na platformie. Odbiorca może wyłączyć to powiadomienie we własnym profilu użytkownika (zob. Powiadomienia i alerty).

Dokumenty w e-mailu wysyłkowym są konfigurowane per konto klienta przez pracownika wsparcia. Wybór określa, które dokumenty są dołączane do e-maila przy wysyłce:

• Tylko XML
• Tylko główny PDF (jeśli dostępny)
• Zarówno XML, jak i główny PDF (jeśli PDF jest dostępny)

Czy opcja dołączania PDF wiąże się z dodatkowymi kosztami, decyduje Sales; omów to z zespołem Sales.

Zalecane alternatywy dla odbiorców poza Peppol:

• Rejestracja Peppol odbiorcy -- najsolidniejsza ścieżka; faktury idą wtedy przez Peppol zamiast e-mailem.
• Konto na platformie -- odbiorca tworzy konto i używa łącznika e-mail do automatycznego przekazywania otrzymanych faktur.

Przy odrzuceniu Email Receiver wysyła komunikat o błędzie na skonfigurowany adres kontaktowy:

• Brak przetwarzanych załączników: w e-mailu nie rozpoznano plików faktur.
• Blokada whitelist: nadawca nie jest na liście whitelist; żaden plik nie jest przetwarzany.
• Błąd SSL/TLS: e-mail nie został wysłany przez bezpieczne połączenie i nie jest przetwarzany.
• Nieprawidłowy lub nierozpoznany XML: komunikat o błędzie z instrukcjami dotyczącymi poprawności UBL i kodowania UTF-8. Jeśli e-mail zawiera także PDF obok XML, PDF jest mimo to przetwarzany. Powiadomienia o odrzuconym XML nie można wtedy wyłączyć, dopóki PDF jest przetwarzany.

Wskazówka przy strukturalnym przesyłaniu XML i PDF: jeśli dostawca zawsze przesyła zarówno XML, jak i PDF, ale pożądany jest tylko PDF, wsparcie może skonfigurować Email Receiver tylko na faktury cyfrowe (PDF). Wtedy XML nie jest już oferowany do walidacji i znika powiązany komunikat o błędzie. To zmiana konfiguracji przez wsparcie na życzenie klienta.

Email Receiver klasyfikuje załączniki w przychodzącym e-mailu i określa, który dokument jest traktowany jako faktura, a który jako załącznik. eConnect sprawdza każdy przesłany dokument osobno pod kątem statusu załącznik/faktura. Dokumenty są scalane w kolejności przesłania: pierwszy dokument staje się pierwszą stroną faktury, nawet jeśli jest załącznikiem. Gdy plik zostanie rozpoznany jako załącznik, wszystkie kolejne pliki w tej samej wiadomości są także traktowane jako załączniki.

Przy przesyłaniu wielu plików PDF:

• Jeden plik rozpoznany jako faktura, pozostałe to inne typy dokumentów — pozostałe dokumenty w tej samej wiadomości są traktowane jako załączniki i domyślnie dodawane do faktury. Chodzi na przykład o zgłoszenie szkody, list przewozowy lub specyfikację obok właściwej faktury PDF: możesz nazwać oba dokumenty "faktura", ale jeśli Detect nie rozpozna jednego z nich jako faktury, nie jest to błąd podziału, lecz oczekiwane zachowanie — dokument niebeędący fakturą staje się załącznikiem do rozpoznanej faktury. Wątpisz, czy drugi dokument jednak jest fakturą (numer faktury, VAT, kwota do zapłaty, dostawca/odbiorca obecni)? Poproś o oryginalne załączniki PDF i XML ze skrzynki odbiorczej w celu weryfikacji.
• Wiele załączników rozpoznanych jako faktura — każdy PDF faktury jest przetwarzany indywidualnie (osobne faktury). System nie łączy automatycznie pozostałych załączników z konkretną fakturą w tej samej wiadomości. W razie wątpliwości wyślij 1 fakturę na e-mail.

Załącznik Excel/ODS/CSV obok faktury PDF: obecność załącznika Excel nie blokuje przetwarzania faktury PDF, o ile plik jest w obsługiwanym formacie i nie większy niż 5 MB. Zachowanie w scenariuszach:

• Obsługiwany format + nie większy niż 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- plik jest dodawany jako drugorzędny załącznik do faktury (nie jest wysyłany do IDR); faktura PDF jest przetwarzana normalnie.
• Obsługiwany format + większy niż 5 MB -- cała wiadomość e-mail jest odrzucana z e-mailem bounce.
• Nieobsługiwany format (.xls, .doc, .docx) -- przetwarzanie nie jest możliwe.

Obsługiwane typy MIME: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nieobsługiwane: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Zaimplementowano przez EVCS-5805 i EVCS-5802.

Obrót stron: strony nie są automatycznie obracane. Klient odpowiada za prawidłową orientację przy przesyłaniu.

Duże załączniki: bardzo duży załącznik jest pomniejszany, aby PDF pozostał poręczny.

Scalanie załączników: platforma oferuje opcję scalenia wszystkich załączników w e-fakturze do jednego PDF.

Generowanie PDF z XML: istnieje opcja automatycznego generowania PDF z faktury XML. Można to połączyć z funkcją scalania i ustawić na: zawsze, nigdy lub tylko gdy PDF jeszcze nie istnieje.

Przesłany PDF bez zmian: eConnect zajmuje się tylko tłumaczeniem/przetwarzaniem i nie modyfikuje samego przesłanego pliku PDF (PDF może jednak zostać wygenerowany).

Chcesz wiedzieć, jakie metody integracji są dostępne dla Twojego oprogramowania? Zobacz przegląd metod integracji.