Email odbiorca (zwany również Email Receiver lub Zaufanym nadawcą) jest jedną z najczęściej używanych aplikacji na platformie eConnect. Służy do zarządzania adresami e-mail, które mogą przesyłać faktury do organizacji, konfigurowania sposobu przetwarzania tych faktur, a nawet automatycznego wysyłania faktur przez Peppol. Aplikację otwiera się poprzez Email odbiorca w menu bocznym, w sekcji Aplikacje.

Każda organizacja w środowisku otrzymuje unikalny adres e-mail, na który można przesyłać faktury. Adres ten znajduje się na pasku bocznym pod pozycją Wszystkie w sekcji zaufanych nadawców.

Nawigacja dla nowych klientów: po rejestracji trafiasz do widoku zarządzania środowiskiem/kontem. Odbiornik e-mail nie jest tu bezpośrednio widoczny. Kliknij w menu Aplikacje → Odbiornik e-mail, aby otworzyć prze gląd. W sekcji Wszystkie znajdziesz automatycznie utworzony adres e-mail odbiorcy Twojej organizacji.

Po otwarciu Email odbiorcy wyświetlany jest dashboard z trzema wykresami przeglądowymi pokazującymi status przetwarzania:

• Według statusu: ile dokumentów zostało pomyślnie przetworzonych, jest w trakcie przetwarzania lub zakończyło się błędem
• Według statusu per organizacja: ten sam rozkład w podziale na organizacje w środowisku
• Według kontekstu dokumentu: rozkład według typu dokumentu (faktura zakupowa, faktura sprzedażowa, deklaracja)

Te wykresy zapewniają natychmiastowy wgląd w wydajność przetwarzania e-maili.

Aplikacja Email odbiorca posiada własną strukturę nawigacji na pasku bocznym:

• Dashboard: przegląd z wykresami przetwarzania
• Nowy nadawca: dodanie nowego zaufanego nadawcy
• Zaufani nadawcy: wszystkie skonfigurowani nadawcy, filtrowani według statusu
  • Wszystkie, Wersje robocze, Zaproszeni, Aktywni, Nieaktywni
• Wyszukaj nadawców: szybkie wyszukiwanie konkretnego nadawcy

Pod dashboardem znajduje się lista wszystkich skonfigurowanych nadawców e-mail. Każdy nadawca przechodzi przez workflow statusów:

Aby zmienić status nadawcy z Wersji roboczej na Aktywny, wystarczy kliknąć Zaktualizuj status przy danym nadawcy.

Wskazówka: można umieścić na białej liście konkretny adres e-mail dla maksymalnego bezpieczeństwa lub całą domenę (np. @econnect.eu), jeśli faktury mają przychodzić z wielu adresów w tej domenie.

Funkcja Wyszukaj nadawców umożliwia szybkie znalezienie konkretnego nadawcy po adresie e-mail, domenie lub nazwie organizacji. Jest to przydatne przy dużej liczbie skonfigurowanych nadawców.

Dla każdego nadawcy można skonfigurować następujące ustawienia:

Określa, jakie typy plików nadawca może przesyłać:

• Tylko e-faktury (XML): platforma waliduje XML i przetwarza go bezpośrednio.
• Tylko faktury cyfrowe (PDF): platforma konwertuje PDF za pomocą IDR (Scan & Rozpoznawanie) na wersję roboczą e-faktury.
• Oba: platforma automatycznie wykrywa, czy jest to PDF czy XML i stosuje odpowiednie przetwarzanie.

Po włączeniu tej opcji prawidłowe pliki XML są automatycznie wysyłane przez Peppol do odbiorcy, bez konieczności interwencji. Nieprawidłowe pliki XML są przygotowywane jako wersja robocza faktury do ręcznej weryfikacji.

Jest to zaawansowana opcja dla organizacji, które dostarczają faktury z oprogramowania jako pliki UBL e-mailem i chcą je wysyłać bez dodatkowych czynności.

Dla każdego nadawcy można ustawić, czy ma być wysyłane potwierdzenie:

• Przy pomyślnym przetworzeniu: potwierdzenie dostarczenia e-mailem.
• Przy błędach: powiadomienie o nieudanym przetworzeniu.

Potwierdzenie dostarczenia jest wysyłane na kontaktowy adres e-mail nadawcy. Aby wyłączyć potwierdzenia dostarczenia, należy przejść do zaufanego nadawcy i odznaczyć opcję Powiadomienie o odbiorze przez e-mail.

Ustawienie Wypełnij adres e-mail dostawcy na podstawie określa, w jaki sposób platforma ustala adres nadawcy dostawcy:

• Nadawca (From): standardowy adres nadawcy e-maila (zalecany w większości sytuacji).
• Reply-To: adres zwrotny. Przydatny dla platform SaaS takich jak Harvest czy Moneybird, gdzie adres From jest ogólnym adresem platformy.
• Akceptuj wszystkie: akceptowanie faktur ze wszystkich adresów. Należy stosować wyłącznie w połączeniu z unikalnym adresem przesyłania.

Można ograniczyć, która organizacja w środowisku może przesyłać faktury za pośrednictwem konkretnego nadawcy. Jest to przydatne przy wielu organizacjach w środowisku, aby zapobiec trafieniu faktur do niewłaściwej organizacji.

Dla dodatkowego bezpieczeństwa można wymagać, aby przychodzące e-maile były wysyłane przez bezpieczne połączenie (SSL/TLS). Zapobiega to akceptowaniu niezaszyfrowanych e-maili.

Gdy platforma wykonuje działanie systemowe za pośrednictwem Email Receiver (takie jak utworzenie faktury roboczej, zmiana statusu workflow lub aktualizacja faktury), działanie to jest przypisywane ostatnio mianowanemu administratorowi organizacji. Nie jest to koniecznie pierwszy administrator, lecz użytkownik, który ostatnio otrzymał rolę administratora.

Jeśli rola administratora zostanie odebrana temu użytkownikowi, własność automatycznie wraca do poprzedniego administratora.

Wskazówka: widzisz dokumenty przypisane do innego użytkownika niż oczekiwany? Sprawdź, kto jest ostatnio mianowanym administratorem organizacji. Platforma zawsze przypisuje działania systemowe temu użytkownikowi.

Każdy Email odbiorca może umieścić na białej liście jedną domenę. Jeśli organizacja musi odbierać faktury z wielu domen, należy utworzyć osobny adres Email odbiorcy dla każdej domeny. To celowe rozwiązanie łączące elastyczność z bezpieczeństwem.

Dzieki wykrywaniu administracji (takze: konwersja multiparty) IDR automatycznie okresla, dla ktorej administracji lub organizacji w ramach konta przeznaczona jest przychodzaca faktura PDF -- nawet jesli zostala przeslana przez odbiorce e-mail innej organizacji w tym samym koncie. Po konwersji dokument trafia do wlasciwej skrzynki. Terminy administracja i organizacja sa tu uzywane zamiennie; administracja nie musi reprezentowac organizacji.

• Wymaga subskrypcji, w ktorej funkcja jest dozwolona (minimum Professional) i jest osobno wymieniona w umowie.
• Feature pack subskrypcji, karta IDR Features, opcja Allow multi party for IDR conversion.
• Na odbiorcy e-mail: opcja Conversion for multiple organizations. Tylko odbiorcy e-mail z wlaczona opcja obsluguja konwersje multiparty; pozostale dzialaja standardowo.

Wazne: ustawienie feature pack i ewentualna dodatkowa konfiguracja IDR sa stosowane przez eConnect. Skontaktuj sie ze sprzedaza, aby poprawnie aktywowac multiparty. Skontaktuj sie z naszym zespolem sprzedazy.

Organizacja odbiorcy e-mail jest wartoscia domyslna. IDR otrzymuje takze dane pozostalych administracji w tym samym koncie lub srodowisku. Przy lepszym dopasowaniu do innej administracji faktura jest umieszczana na tej administracji. W razie watpliwosci pozostaje wartosc domyslna (organizacja odbiorcy e-mail).

Wybor przebiega w dwoch fazach: najpierw przez IDR (rozpoznawanie dokumentow), potem przez sama platforme.

Faza 1: rozpoznawanie IDR

1. Dopasowanie identyfikatorow (najwyzszy priorytet): IDR szuka identyfikatorow takich jak numery VAT i numery rejestrowe. Przy dokladnym dopasowaniu ta organizacja jest wybierana od razu.
2. Miekkie dopasowanie: jesli nie znaleziono identyfikatora, IDR sprawdza nazwe organizacji, miasto i kod pocztowy. Przy dokladnie jednym dopasowaniu wybor jest automatyczny. Przy wielu dopasowaniach dokument trafia do Quality Control do recznej weryfikacji.

Faza 2: routowanie platformy

Po otrzymaniu XML platforma sprawdza pole AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Jesli wartosc odpowiada organizacji na platformie, faktura jest tam umieszczana. Bez dopasowania faktura wraca do organizacji bedacej wlascicielem odbiorcy e-mail.

Kwalifikuja sie tylko organizacje nalezace do tego samego srodowiska lub konta. Gdy odbiorca na fakturze rozni sie od administracji platformy, ale pasuje do innej administracji w srodowisku, customer party moze zostac skorygowana. Jesli zadna administracja nie pasuje, organizacja odbiorcy e-mail pozostaje customer party.

Wskazowka: utrzymuj pelne dane identyfikatorow (numer VAT, numer rejestrowy) dla wszystkich organizacji na koncie. Aktualizuj tez nazwy, adresy i kody pocztowe dla wiarygodnego dopasowania.

Czy faktura trafia do niewlasciwej organizacji na Twoim koncie, mimo ze numer VAT lub numer rejestrowy na dokumencie sa poprawne? Sprawdz rowniez pole PartyLegalEntity/CompanyID oraz nazwe organizacji na dokumencie: faza platformy routuje na CompanyID, wiec inna nazwa lub CompanyID moze nadal prowadzic do niewlasciwej organizacji (siostrzanej), nawet jesli numer VAT jest poprawny.

Czy to jednorazowe odchylenie (np. nietypowy uklad PDF)? Zglos to do wsparcia jako feedback dotyczacy konwersji. Czy ten sam problem wystepuje strukturalnie przy podobnych dokumentach lub wariantach nazw organizacji siostrzanych? Wtedy eConnect moze skonfigurowac alias lub wskazowke, aby poprawic rozpoznawanie; skontaktuj sie w tym celu ze wsparciem.

• Korygowanie faktur wyslanych na niewlasciwy adres e-mail w ramach konta.
• Klienci, ktorzy chca jednego adresu e-mail dla wszystkich swoich organizacji (klient musi moc pozniej skorygowac blednie przypisane faktury).

Email Receiver służy nie tylko do odbierania faktur. Dzięki ustawieniu XML auto-send można go również wykorzystać do wysyłania faktur przez Peppol.

Zasada działania: prawidłowy plik UBL XML jest wysyłany e-mailem na adres przesyłania Email Receivera. Po włączeniu XML auto-send platforma waliduje fakturę i automatycznie wysyła ją przez Peppol do odbiorcy.

Jest to prosty sposób wysyłania faktur przez Peppol bez bezpośredniego połączenia API czy integracji z oprogramowaniem. Szczególnie przydatny dla organizacji eksportujących faktury jako XML z oprogramowania księgowego i chcących je wysyłać bez dodatkowych czynności.

Uwaga: tylko prawidłowe pliki XML są automatycznie wysyłane. Nieprawidłowe pliki są zapisywane jako wersja robocza faktury, aby można je było ręcznie skorygować i wysłać.

Podczas przetwarzania plików XML BIS 3.0 przez Email Receiver występuje kilka kwestii wymagających uwagi:

• Termin płatności (DueDate): pole cbc:DueDate nie jest obecnie wypełniane przy przetwarzaniu XML BIS 3.0. Jest to potwierdzony błąd.
• ID organizacji odbiorcy (CompanyID): wypełniane jest tylko wtedy, gdy plik źródłowy zawiera wartość w AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.
• Pole "Wyślij przez" jest prawidłowo przenoszone.

Jeśli dostawca wysyła zarówno załącznik XML, jak i PDF w tej samej wiadomości e-mail, oba załączniki są przekazywane do przetwarzania. Jeśli załącznik XML zawiera błąd walidacji — taki jak błąd BR-AE-10 Reverse Charge — plik XML zostaje odrzucony, a na kontaktowy adres e-mail wysyłany jest komunikat o błędzie. Załącznik PDF w tej samej wiadomości jest przetwarzany normalnie.

Tego komunikatu o błędzie nie można wyciszyć, dopóki plik PDF jest przetwarzany: plik XML jest poddawany walidacji i nie przechodzi kontroli. Jeśli dostawca regularnie wysyła zarówno XML, jak i PDF, ale pożądany jest tylko plik PDF, dział wsparcia może skonfigurować odbiornik e-mail do przetwarzania wyłącznie faktur cyfrowych (PDF). Załącznik XML nie będzie wówczas przesyłany do walidacji i komunikat o błędzie zniknie. W tym celu skontaktuj się z pomocą techniczną.

Wskazówka: dla belgijskich odbiorców można włączyć automatyczne wysyłanie i adresować faktury na numer KBO (schemeID 0208) zamiast numeru VAT.

Email Receiver klasyfikuje załączniki z przychodzącej wiadomości e-mail i określa, który dokument jest fakturą, a które są załącznikami. eConnect sprawdza każdy przesłany dokument indywidualnie. Dokumenty są scalane w kolejności przesłania: pierwszy dokument staje się pierwszą stroną faktury, nawet jeśli jest to załącznik. Gdy plik zostanie rozpoznany jako załącznik, wszystkie kolejne pliki w tej samej wiadomości również są traktowane jako załączniki.

Przy przesłaniu kilku plików PDF:

• Jeden plik rozpoznany jako faktura, pozostałe to inne typy dokumentów -- pozostałe dokumenty są traktowane jako załączniki i dodawane do faktury.
• Kilka załączników rozpoznanych jako faktura -- system nie może określić, które załączniki należą do której faktury. Załączniki są odrzucane, a nadawca otrzymuje komunikat o błędzie e-mailem.

Obrót stron: strony nie są automatycznie obracane. Klient jest odpowiedzialny za prawidłową orientację podczas przesłania.

Scalanie załączników: platforma oferuje opcję scalania wszystkich załączników e-faktury w jeden plik PDF.

Generowanie PDF z XML: dostępna jest opcja automatycznego generowania pliku PDF z faktury XML. Można ją ustawiać na: zawsze, nigdy lub tylko jeśli nie istnieje jeszcze żaden PDF. Opcja ta może być łączona z funkcją scalania.

Przesłany plik PDF niezmieniony: eConnect zajmuje się wyłącznie tłumaczeniem i przetwarzaniem. Przesłany plik PDF nie jest modyfikowany (plik PDF można wygenerować za pomocą funkcji generowania PDF).

Dla organizacji, które nie zezwalają na przekierowywanie e-maili (na przykład ze względu na politykę IT), eConnect oferuje bezpośrednie połączenie ze skrzynką Office 365. Platforma odczytuje faktury bezpośrednio z połączonej skrzynki, bez konieczności przekierowywania e-maili.

Jest to szczególnie istotne dla organizacji ze ścisłymi zasadami bezpieczeństwa IT, które nie pozwalają na automatyczne przekierowywanie e-maili na adresy zewnętrzne.

Uwaga: funkcja Email odbiorcy wymaga co najmniej planu Basic. W bezpłatnym Portalu Faktur ta funkcja nie jest dostępna.

Organizacje przetwarzające ponad 1000 wiadomości dziennie przez połączenie ze skrzynką O365 mogą napotkać blokowanie przychodzących wiadomości przez serwer pocztowy Office 365. Typowy komunikat o błędzie: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

Występuje to na przykład przy dużych partiach faktur z towarzyszącymi wiadomościami statusowymi. Rozwiązaniem jest dodanie adresów IP eConnect jako zaufanych nadawców przez Exchange Admin Center (EAC) przez administratora Office 365.

Kroki:

1. Przejście do Exchange Admin Center i otwarcie Mail flow > Connectors.
2. Utworzenie nowego konektora z Partner organization do Office 365.
3. Ustawienie, że poczta z poniższych adresów IP (lub odpowiadających im domen) jest traktowana jako zaufana.

Uwaga: bez tej konfiguracji limit szybkości pozostaje aktywny, a przychodzące wiadomości są odrzucane, gdy wolumen przekracza próg O365. W razie wątpliwości należy skontaktować się z działem IT.

Więcej informacji o limitach szybkości Microsoft dla odbiorcy: Message rate limits (Microsoft Learn).

Platforma rozróżnia dwa różne przepływy adresów e-mail, które klienci czasem mylą:

1. Dodanie adresu e-mail do konta: określa, z jakich adresów e-mail można się logować i przesyłać dokumenty. Więcej w artykule Dodatkowy adres e-mail na koncie.
2. Dodanie zaufanego nadawcy w Email Receiver: określa, które zewnętrzne adresy e-mail mogą przesyłać faktury do organizacji. To właśnie jest opisane w tym artykule.

W przypadku wątpliwości: aby logować się lub przesyłać z innego adresu, należy przejść do profilu. Aby dostawca mógł przesyłać faktury e-mailem, należy skonfigurować zaufanego nadawcę w Email Receiver.

Konfiguracja zaufanego nadawcy po raz pierwszy? Przeczytaj instrukcję krok po kroku w artykule Konfiguracja zaufanego nadawcy e-mail.

• Konfiguracja zaufanego nadawcy e-mail
• Dodatkowy adres e-mail na koncie
• Powiadomienie o odbiorze ustawić
• Plany subskrypcyjne na platformie eConnect
• Workflow: konfiguracja procesu zatwierdzania