Konfiguracja Email Receiver: autoryzacja konkretnego adresu e-mail lub domeny do wysyłania faktur.
Za pomocą Email Receiver określają Państwo dokładnie, które adresy e-mail mogą wysyłać faktury do organizacji. W ten sposób zapobiega się przedostawaniu niechcianych lub nieznanych faktur do administracji. Dla każdego dostawcy lub domeny konfiguruje się automatyczne przetwarzanie ich faktur.
Zaufany nadawca to adres e-mail lub domena zatwierdzona do wysyłania faktur do organizacji. Przetwarzane są wyłącznie e-maile od zatwierdzonych nadawców; wszystkie pozostałe są blokowane. Działa to jak biała lista dla dostarczania faktur.
Podczas tworzenia zaufanego nadawcy platforma generuje unikalny adres e-mail. Ten adres przekazuje się dostawcy, który używa go do wysyłania faktur. W przeglądzie (opcja "Wszystko" na pasku bocznym) widoczne są wszystkie utworzone Email Receivery z wygenerowanymi adresami i statusem.
Do korzystania z Email Receiver potrzebny jest co najmniej abonament Basic.
Należy otworzyć aplikację Email Receiver na platformie i kliknąć Nowy nadawca. Dla każdego nadawcy konfiguruje się poniższe ustawienia.
Prosimy wybrać sposób identyfikacji nadawcy:
dostawca.pl). Przydatne, gdy dostawca wysyła z wielu adresów.Na każdy adres Email Receiver można autoryzować jedną domenę. Organizacja musi odbierać faktury z wielu domen? W takim przypadku prosimy utworzyć oddzielny adres Email Receiver dla każdej domeny lub użyć konkretnego adresu e-mail na dostawcę dla maksymalnego bezpieczeństwa.
Potrzebny drugi konkretny adres nadawcy? Przy typie białej listy Konkretny adres e-mail nie można po prostu dodać drugiego adresu w polu White List From Address: pole przyjmuje tylko jedną wartość. Dla drugiego zaufanego nadawcy w tej samej organizacji należy utworzyć dodatkowy Email Receiver z tym drugim adresem. Jeśli oba adresy mogą znajdować się w tej samej domenie, istnieje prostszy sposób: zmienić typ białej listy istniejącego Email Receivera na Cała domena / All within this domain zamiast tworzyć drugi odbiornik.
Opcjonalnie w polu Organizacja (po stronie nadawcy) można wskazać, która organizacja może wysyłać jako dostawca. Wypełniając to pole, akceptowane są wyłącznie e-maile od tej konkretnej organizacji dostawczej. Sprawia to, że wygenerowany adres e-mail jest jeszcze bezpieczniejszy, ponieważ e-maile od innych organizacji są odrzucane.
Prosimy wskazać, co ma się stać z odebranymi fakturami:
Za pomocą pola Typy dozwolonych dokumentów określa się, jakie formaty faktur są akceptowane:
W terminologii eConnect "faktury cyfrowe" oznaczają faktury PDF, a "e-faktury" oznaczają faktury XML.
Za pomocą pola Wypełnij adres email dostawcy na podstawie określa się, na podstawie którego pola e-mail identyfikowany jest dostawca. Domyślnie jest to "Adres email nadawcy", ale jeśli dostawca używa aliasu lub adresu przekierowania, można wybrać inne pole z nagłówka e-mail (np. Reply-To).
Rozpoznawanie dostawcy jest ważne dla dwóch celów. Po pierwsze, dostawca otrzymuje komunikaty zwrotne, gdy coś pójdzie nie tak podczas przetwarzania, np. gdy w e-mailu nie ma załącznika lub dokument nie może zostać przetworzony. Po drugie, zidentyfikowany adres e-mail jest dołączany do XML dostarczanego do systemu księgowego, dzięki czemu dostawca jest również tam identyfikowalny.
W przypadku faktur roboczych można opcjonalnie włączyć Automatyczne wysyłanie XML. Jeśli nadawca wyśle prawidłową fakturę XML, zostanie ona automatycznie wysłana przez Peppol bez ręcznej interwencji. Jeśli XML nie jest prawidłowy, faktura jest przygotowywana jako robocza do ręcznej kontroli. Ta opcja wymaga włączenia zabezpieczenia SSL/TLS i prawidłowego XML.
Za pomocą opcji Wyślij przez można w jednym kroku przekazać zabezpieczone e-maile z prawidłowymi fakturami XML do odbiorcy przez Peppol. Wymaga to włączenia opcji zabezpieczenia SSL/TLS i prawidłowego XML.
Email Receiver oferuje dodatkowe warstwy bezpieczeństwa:
Jeśli pracują Państwo z wieloma administracjami, można włączyć opcję Konwersja dla wielu organizacji. Platforma automatycznie wykrywa, do której administracji przeznaczona jest wysłana faktura. W ten sposób można używać jednego adresu e-mail dla wielu administracji, zamiast tworzyć oddzielny adres dla każdej. Działa to zarówno dla faktur XML, jak i PDF.
Ta funkcja wymaga abonamentu Professional lub wyższego.
Dla każdego zaufanego nadawcy można ustawić, czy mają Państwo otrzymywać e-mail potwierdzający przy każdym odebraniu faktury od tego nadawcy. W ten sposób zachowują Państwo przegląd tego, którzy dostawcy wysyłają faktury i kiedy.
Po utworzeniu zaufany nadawca ma status "Robocza". Zanim e-maile zostaną przetworzone, nadawca musi zostać aktywowany. Są dwa sposoby:
Aktywacja ręczna: należy zmienić status na "Aktywny". Zaufany nadawca jest natychmiast operacyjny.
Wysłanie zaproszenia: zamiast ręcznej aktywacji można wysłać zaproszenie do dostawcy. Dostawca otrzymuje e-mail z instrukcjami dotyczącymi wygenerowanego adresu e-mail i sposobu jego użycia do wysyłania faktur. Przy pierwszym użyciu przez dostawcę Email Receiver jest automatycznie aktywowany. Status zmienia się z "Zaproszony" na "Aktywny".
Na pasku bocznym aplikacji Email Receiver można filtrować według statusu: Robocze, Zaproszony, Aktywny i Nieaktywny. W ten sposób zachowują Państwo przegląd tego, którzy nadawcy znajdują się w której fazie.
Tak, można utworzyć oddzielnego zaufanego nadawcę dla każdego dostawcy. Każdy zaufany nadawca otrzymuje unikalny adres e-mail oraz własne ustawienia typu białej listy, typu dokumentu i opcji bezpieczeństwa. Dzięki temu mają Państwo pełną kontrolę nad tym, kto może wysyłać faktury i jak są one przetwarzane.
E-mail jest odrzucany i nie jest przetwarzany. Akceptowane są wyłącznie e-maile od zatwierdzonych nadawców (zgodnie ze skonfigurowanym typem białej listy). Nadawca nie otrzymuje żadnego komunikatu o błędzie – e-mail po prostu nie jest odbierany.
Tak, do korzystania z Email Receiver potrzebny jest co najmniej abonament Basic. Dla opcji "Konwersja dla wielu organizacji" (wykrywanie administracji) wymagany jest abonament Professional lub wyższy.
Pracują Państwo z wieloma podmiotami lub strukturą holdingową, a Email Receiver na *@trust.econnect.eu pozostaje pusty, mimo że domena nadawcy wydaje się być na białej liście? Najpierw sprawdź, czy w ogóle coś dociera do logów lub Skrzynki odbiorczej tego konkretnego odbiornika, a nie tylko dla innego podmiotu. Następnie otwórz wysłany e-mail i sprawdź dosłownie pole Od: to się liczy, nie nazwa wyświetlana. Holding i spółka zależna często mają odrębne Email Receivery z własnymi białymi listami. Fakt, że ten sam adres wychodzący działa dla innego podmiotu, nie dowodzi, że adres Od i biała lista są prawidłowe dla tego konkretnego odbiornika. Sprawdź wpis białej listy dokładnie względem adresu Od: literówki, aliasy i reguły przekierowania zmieniają widoczny adres nadawcy. Chcą Państwo szybko przetestować, czy kanał jest dostępny? Tymczasowo ustaw Email Receiver na Akceptuj wszystko (niemożliwe przy Faktura robocza) i przywróć białą listę po teście.
Sprawdź to w ustalonej kolejności — pominięcie kroku często prowadzi do błędnego wniosku:
trust.econnect.eu w porównaniu z wariantem pilotażowym).Najpierw sprawdź dosłownie adres Do/odbioru, znak po znaku (część lokalna + domena), zanim zagłębisz się w białą listę lub adres Od. Komunikat o błędzie dotyczy nadawcy/białej listy, ale przyczyną może być też błędnie zapisany adres odbioru — na przykład brakująca lub zamieniona cyfra w części lokalnej, przepisana z instrukcji, podpisu lub przekazanej wiadomości. Porównaj użyty adres z Email Receiverami rzeczywiście skonfigurowanymi na platformie. Fakt, że inni współpracownicy w tej samej organizacji mogą skutecznie wysyłać faktury, nie wyklucza nieprawidłowego adresu Do: sprawdź, czy udana i nieudana próba zostały wysłane na ten sam adres odbioru. Jeśli adres Do jest prawidłowy, a komunikat nadal się pojawia, dopiero wtedy przejdź do ustawień białej listy (Zweryfikowany użytkownik, domena, konkretny adres), jak opisano powyżej.
Dzieje się tak przy typie białej listy Zweryfikowany użytkownik (ustawienie domyślne). Ten typ akceptuje wyłącznie e-maile, których adres Od należy do użytkownika (członka) organizacji lub do zweryfikowanego dodatkowego adresu e-mail na takim profilu użytkownika. Współdzielona skrzynka testowa lub dostawców nie jest członkiem i dlatego się nie liczy, mimo że dotyczy tego samego adresu Email Receiver, na który współpracownik może skutecznie wysyłać.
Masz trzy równoważne rozwiązania, wybierz najlepiej pasujące:
Najpierw potwierdź, że adres Do/odbioru jest prawidłowy (zob. pytanie powyżej), zanim dostosujesz białą listę. Wcześniej odrzucony e-mail nie jest automatycznie ponownie przetwarzany po poprawce: poproś nadawcę o ponowne wysłanie faktury.
E-mail potwierdzający przy konfiguracji połączenia e-mail oznacza, że przynajmniej jeden e-mail został pomyślnie odebrany na tym Email Receiver — połączenie więc działa. Fakt, że wysłana później faktura PDF nie jest jeszcze w fakturach roboczych, zwykle nie jest awarią, lecz normalnym czasem przetwarzania: faktura PDF najpierw przechodzi przez konwersję IDR (Skanuj i rozpoznaj), zanim pojawi się jako faktura robocza. Dla tej konwersji: 99% dokumentów jest przetwarzanych w ciągu 8 godzin roboczych (zob. SLA IDR); w praktyce średni czas jest krótszy. Sprawdź w przeglądzie pod Faktura sprzedażowa — Faktury robocze, nie tylko w ogólnej Skrzynce odbiorczej. Jeśli faktura pozostaje nieznaleziona nawet po czasie oczekiwania, najpierw sprawdź, czy użyto właściwego adresu odbioru i czy Email Receiver ma status Aktywny, zanim zagłębisz się dalej w ustawienia białej listy.
Dzieje się tak, gdy ten sam dostawca zwykle fakturuje miesięcznie przez *@trust.econnect.eu, ale inny typ faktury — na przykład wyciąg kwartalny lub roczny — nie dociera na ten sam adres odbioru. Najpierw zbierz trzy informacje, zanim będziesz kontynuować dochodzenie: PDF faktury lub numer faktury z datą faktury, dosłowny adres Od nadawcy oraz datę i (jeśli znana) godzinę wysłania.
Następnie postępuj w tej kolejności:
Organizacja pracuje z Office 365 i przekazywanie e-maili nie jest dozwolone? W takim przypadku można utworzyć bezpośrednie połączenie ze skrzynką pocztową Office 365. Prosimy użyć pola "Alternatywny adres dostarczenia" w konfiguracji Email Receiver do ustawienia integracji O365.
Chcą Państwo dowiedzieć się więcej o tym, jak faktury są przetwarzane przez e-mail? Prosimy przeczytać, jak działa wysyłanie faktur zakupowych e-mailem.
Dowiedz się, jak wysyłać faktury