Pełny proces konwersji: od wysłania do dostarczenia, wraz ze statusami i czasem przetwarzania.
Gdy wysyłają Państwo fakturę PDF lub obraz do eConnect, staje się to zadaniem konwersji. IDR (Intelligent Document Recogniser) konwertuje dokument na zwalidowaną e-fakturę. Ten artykuł wyjaśnia, jak działa ten proces od początku do końca.
Każdy PDF lub obraz, który zostanie wysłany (e-mailem, przez zaufanego nadawcę lub przez API), automatycznie staje się zadaniem konwersji. System określa najlepszą metodę konwersji i rozpoczyna pracę.
System odbiera dokument i klasyfikuje go za pomocą Detect API. Czy to faktura, list przewozowy, przypomnienie czy coś innego? Tylko dokumenty rozpoznane jako faktura przechodzą do konwersji. Inne dokumenty są automatycznie dołączane jako załączniki do faktury.
IDR analizuje dokument za pomocą trzech warstw technologicznych:
IDR rozpoznaje najważniejsze pola faktury: dostawcę, nabywcę, numer faktury, datę, kwoty, stawkę VAT i dane do płatności.
Po rozpoznaniu wszystkie pola są walidowane:
IDR porównuje rozpoznane wartości z wcześniej przetworzonymi fakturami tego samego dostawcy. Im więcej faktur od dostawcy zostanie przetworzonych, tym lepsze staje się rozpoznawanie. System uczy się na bieżąco.
Jeśli IDR nie jest wystarczająco pewny rozpoznania, zadanie konwersji trafia do zespołu Quality Control eConnect. Zespół ręcznie sprawdza wątpliwe przypadki, np. trudno czytelną kwotę lub brakujące pole.
Każda korekta zespołu QC jest przekazywana do IDR jako dane treningowe. W ten sposób błąd, który wystąpił raz, jest w przyszłości zapobiegany.
Po pomyślnym rozpoznaniu i walidacji dokument jest konwertowany na standardową e-fakturę w formacie UBL. Ta e-faktura zawiera wszystkie ustrukturyzowane dane potrzebne oprogramowaniu księgowemu.
Przetworzona faktura pojawia się w Skrzynce odbiorczej (dla faktur zakupowych) lub Skrzynce wychodzącej (dla faktur sprzedażowych). Jeśli skonfigurowano integrację z oprogramowaniem, faktura jest automatycznie przekazywana do oprogramowania księgowego.
Gwarancja SLA eConnect zakłada, że 99% wszystkich dokumentów jest przetwarzanych w ciągu 8 godzin roboczych.
Postęp zadania konwersji można śledzić na platformie. Standardowy okres przechowywania zadań konwersji wynosi 4 miesiące, po czym są automatycznie usuwane.
Czasami dokumentu nie można w pełni przetworzyć. Przyczyną może być nieczytelny plik, brakujące istotne dane lub faktura niespełniająca wymaganego standardu. W takim przypadku zadanie konwersji jest odrzucane, a użytkownik otrzymuje powiadomienie z podaniem przyczyny.
W przypadku kluczowych pól (numer faktury, data i kwoty) dokładność IDR przekracza 98%. W ostatnim badaniu próbkowym automatyczne przetwarzanie uzyskało wynik 100% poprawności. Ręczna weryfikacja przez zespół QC miała wskaźnik błędów poniżej 2%.
Czas przetwarzania dla w pełni zautomatyzowanych dokumentów wynosi średnio 20–30 sekund. Łącznie z czasem oczekiwania w kolejce są to około 3,5 minuty. Jeśli wymagana jest ręczna weryfikacja przez zespół Quality Control, proces może trwać do 24 godzin w dni robocze.
Jeśli IDR nie jest wystarczająco pewny, zadanie konwersji trafia do zespołu Quality Control w celu ręcznej weryfikacji. Każda korekta jest przekazywana jako dane treningowe do systemu, dzięki czemu podobne błędy są automatycznie zapobiegane w przyszłości. Można też zgłosić błąd do działu wsparcia.
Tak, postęp każdego zadania konwersji można śledzić na platformie eConnect. Dla każdego dokumentu widoczny jest etap przetwarzania. Standardowy okres przechowywania zadań konwersji wynosi 4 miesiące, po czym są automatycznie usuwane.
Masz pytania dotyczące konkretnego zadania konwersji? Skontaktuj się z pomocą techniczną.
Sprawdź swoje zadania konwersji