Kwota całkowita nie może zostać ustalona lub brakuje obowiązkowych elementów faktury. Prawidłowa faktura musi zawierać co najmniej numer faktury, datę faktury, kwoty oraz dane identyfikacyjne dostawcy i nabywcy.

Co można zrobić? Prosimy sprawdzić, czy faktura jest kompletna i ponownie wysłać dokument. Jeśli na fakturach od określonego dostawcy systematycznie brakuje danych, prosimy skontaktować się z dostawcą.

System rozpoznał dokument jako coś innego niż faktura lub zamówienie. Automatyczna klasyfikacja (Detect API) rozróżnia między innymi: faktury, faktury proforma, logotypy, paragony, listy przewozowe, zamówienia, odcinki płacowe, przypomnienia, dokumenty podatkowe, ogólne warunki i załączniki. Dokumenty nieklasyfikowane jako faktura lub zamówienie kwalifikują się do odrzucenia.

Sama klasyfikacja jest w pełni automatyczna, ale faktyczne odrzucenie zadania konwersji jest zawsze ręczną decyzją zespołu ds. jakości. Dokument może więc zostać prawidłowo sklasyfikowany jako "nie faktura", a następnie oceniony przez zespół.

Co można zrobić? Zazwyczaj jest to prawidłowa klasyfikacja. Jeśli chcą Państwo dołączyć dokument jako załącznik do faktury, prosimy wysłać go razem z fakturą w tym samym e-mailu. Czy Państwa faktura jest błędnie klasyfikowana jako faktura proforma lub inny typ dokumentu? Prosimy to zgłosić do pomocy technicznej, aby klasyfikacja mogła zostać ulepszona.

Skan jest zbyt jasny, zbyt ciemny, poruszony lub z odwrotnej strony. Silnik OCR nie może wiarygodnie rozpoznać tekstu.

Co można zrobić? Prosimy ponownie zeskanować dokument z co najmniej 300 dpi, zapewnić dobry kontrast i ułożyć go prosto na szybie skanera.

PDF posiada szyfrowanie, podpis cyfrowy lub inne ograniczenia uniemożliwiające odczytanie tekstu.

Co można zrobić? Prosimy usunąć zabezpieczenie z pliku PDF lub poprosić dostawcę o wersję bez zabezpieczeń.

Plik PDF zawiera więcej niż jedną fakturę. eConnect przetwarza zawsze jedną fakturę na plik.

Co można zrobić? Prosimy podzielić plik PDF tak, aby każda faktura była w oddzielnym pliku. Faktura wielostronicowa może być w jednym PDF.

Wystąpił błąd techniczny. Dokument zostanie automatycznie ponownie przedstawiony w ciągu 24 godzin w dniach roboczych.

Co można zrobić? Prosimy poczekać na automatyczne ponowne przetwarzanie. Jeśli dokument nie został przetworzony po 24 godzinach, prosimy o kontakt z pomocą techniczną.

Wskazówka przy uporczywych błędach przetwarzania: PDF, który wciąż zatrzymuje się na błędzie przetwarzania, często można odblokować, ponownie "drukując" plik źródłowy do PDF za pomocą Microsoft Print to PDF (lub porównywalnej drukarki PDF) i wysyłając nowy PDF. Normalizuje to strukturę PDF i rozwiązuje wiele problemów z osadzonymi PDF bez potrzeby ingerencji wsparcia.

Faktura self-billing została wysłana do niewłaściwego odbiorcy. Jako nabywca należy wysłać ją jako fakturę zakupową, jako dostawca jako fakturę sprzedażową.

Co można zrobić? Prosimy ponownie wysłać fakturę na prawidłowy adres e-mail (zakup lub sprzedaż).

W przypadku faktur ZUGFeRD (hybrydowy PDF z osadzonym XML) może się zdarzyć, że zadanie konwersji pokazuje status "Przetworzono pomyślnie", ale faktura nie pojawia się w skrzynce odbiorczej. W takim przypadku rozpoznanie IDR zakończyło się sukcesem, ale konwersja z formatu CII na UBL nie powiodła się. Platforma może przechowywać wyłącznie prawidłowe faktury UBL.

Co można zrobić? Prosimy skontaktować się z pomocą techniczną i wskazać, że zadanie konwersji jest oznaczone jako pomyślne, ale faktura jest nieobecna. Zespół techniczny może dostosować transformację, aby podobne faktury były w przyszłości prawidłowo przetwarzane.

Wskazówka: faktura ZUGFeRD, która uzyskuje wynik "zielony" w zewnętrznych walidatorach, może mimo to nie przejść kontroli na platformie eConnect. Wynika to z faktu, że platforma stosuje bardziej rygorystyczne wymagania (BIS Billing v3 / NLCIUS) niż większość walidatorów CII.

W przypadku przychodzącej faktury zakupowej (PDF) komunikat "Obliczenie VAT jest nieprawidłowe" oznacza, że kwoty i VAT na dokumencie lub w rozpoznawaniu nie są zgodne. W związku z tym dokument (tymczasowo) nie jest przekazywany do Państwa księgowości lub systemu ERP. Ten komunikat może również pojawić się jako status końcowy w historii zadania konwersji.

Wcześniej odrzucony dokument może zostać ostatecznie zaksięgowany pomyślnie: platforma automatycznie przelicza kwoty (kwota całkowita faktury jest decydująca, następnie kwoty VAT i pozostałe wartości) i może w ten sposób uzgodnić dokument bez dalszych działań z Państwa strony.

Jeśli odrzucenie pozostaje ostateczne, jest to wyjątek, ale świadoma decyzja zespołu ds. jakości. Jeśli kwestionują Państwo odrzucenie, do Państwa należy wykazanie, że kwoty są zgodne.

Co można zrobić? Najpierw prosimy sprawdzić aktualny status dokumentu w historii zadania konwersji: jeśli po przeliczeniu widoczny jest już status powodzenia, ponowne przesłanie nie jest konieczne. Jeśli zadanie jest wciąż otwarte lub w toku, prosimy zaczekać na przeliczenie. Jeśli odrzucenie pozostaje i uważają Państwo, że jest niesłuszne, prosimy o kontakt z pomocą techniczną i wyjaśnienie, dlaczego kwoty są zgodne.

Nota kredytowa dostarczona jako XML przez dostawcę (na przykład przez Peppol) jest czasami przetwarzana jako zwykła faktura zamiast jako nota kredytowa. Wynika to z faktu, że dostawca nieprawidłowo ustawił typ dokumentu w tym XML: kod faktury 380 (zwykła faktura) zamiast 381 (nota kredytowa).

W przypadku dokumentu dostarczonego jako XML to dostawca (lub system źródłowy dostawcy) określa typ dokumentu. eConnect przetwarza ten XML w takiej postaci, w jakiej został dostarczony, i nie zmienia typu dokumentu.

Co można zrobić? Prosimy skontaktować się z dostawcą i poprosić o ponowne dostarczenie noty kredytowej z prawidłowym kodem typu dokumentu (381). Jeśli dokument dotarł do eConnect jako PDF, a nie jako XML od dostawcy, prosimy o kontakt z pomocą techniczną: w takim przypadku może chodzić o błąd rozpoznawania, który można poprawić.