Nie da się ustalić kwoty łącznej albo brakuje obowiązkowych elementów faktury. Ważna faktura musi zawierać co najmniej numer faktury, datę faktury, kwoty oraz dane identyfikacyjne dostawcy i odbiorcy.

Co można zrobić? Sprawdź, czy faktura jest kompletna, i prześlij dokument ponownie. Jeśli na fakturach danego dostawcy strukturalnie brakuje danych, skontaktuj się z dostawcą.

System rozpoznał dokument jako coś innego niż faktura lub zamówienie zakupu. Automatyczna klasyfikacja (Detect API) rozróżnia między innymi: faktury, faktury proforma, logo, paragony, listy przewozowe, zamówienia zakupu, paski płac, przypomnienia, dokumenty podatkowe, warunki ogólne i załączniki. Dokumenty niesklasyfikowane jako faktura lub zamówienie zakupu mogą zostać odrzucone.

Sama klasyfikacja jest w pełni automatyczna, ale faktyczne odrzucenie zadania konwersji jest zawsze ręcznym działaniem zespołu jakości. Dokument może więc zostać poprawnie sklasyfikowany jako "nie faktura", a następnie oceniony przez zespół.

Co można zrobić? Zwykle jest to poprawna klasyfikacja. Faktury proforma są domyślnie odrzucane i nie można w to ingerować. To samo dotyczy dokumentów oznaczonych jako faktura proforma, faktura testowa, trial invoice, test invoice lub sample invoice: jeśli mają być proformą lub dokumentem testowym (a więc nie prawdziwą fakturą), eConnect przetwarza je tak samo i zostają odrzucone. Jeśli proforma ma jednak zostać przetworzona, sam zmień słowo "proforma" na PDF na "faktura" przed wysłaniem dokumentu. Odpowiedzialność leży po stronie klienta.

Jeśli dokument ma iść jako załącznik do faktury, wyślij go razem z fakturą w tej samej wiadomości. Faktura została błędnie sklasyfikowana jako proforma? Zgłoś to do supportu, aby klasyfikację można było poprawić.

Skan jest zbyt jasny, zbyt ciemny, poruszony albo z odwrotu. Silnik OCR nie rozpoznaje tekstu w sposób wiarygodny.

Co można zrobić? Zeskanuj dokument ponownie przy co najmniej 300 dpi, zadbaj o kontrast i połóż go prosto na szybie.

PDF ma szyfrowanie, podpis cyfrowy lub inne ograniczenia, które uniemożliwiają odczyt tekstu.

Co można zrobić? Usuń zabezpieczenie pliku PDF albo poproś dostawcę o wersję niezabezpieczoną.

Plik PDF zawiera więcej niż jedną fakturę. eConnect zawsze przetwarza jedną fakturę na plik.

Co można zrobić? Podziel plik PDF tak, aby każda faktura była w osobnym pliku. Faktura wielostronicowa może pozostać w jednym PDF.

Wystąpił błąd techniczny. Dokument jest automatycznie ponownie oferowany w ciągu 24 godzin w dni robocze.

Co można zrobić? Poczekaj na automatyczne ponowne przetworzenie. Jeśli po 24 godzinach dokument nadal nie jest przetworzony, skontaktuj się z supportem.

Wskazówka przy uporczywych błędach przetwarzania: PDF, który wciąż zatrzymuje się na błędzie przetwarzania, często da się odblokować, "drukując" plik źródłowy ponownie do PDF przez Microsoft Print to PDF (lub podobną drukarkę PDF) i wysyłając nowy PDF. To normalizuje strukturę PDF i rozwiązuje wiele problemów z osadzonym PDF bez udziału supportu.

Faktura self-billing trafiła do niewłaściwego odbiorcy. Jako odbiorca wysyłasz ją jako fakturę zakupu, jako dostawca jako fakturę sprzedaży.

Co można zrobić? Wyślij fakturę ponownie na właściwy adres e-mail (zakup lub sprzedaż).

Przy fakturach ZUGFeRD (hybrydowy PDF z osadzonym XML) zadanie konwersji może pokazywać status "Pomyślnie przetworzone", a faktura nie pojawia się w skrzynce odbiorczej. Wtedy rozpoznanie IDR się udało, ale konwersja z formatu CII do UBL nie. Platforma może zapisać wyłącznie ważne faktury UBL.

Co można zrobić? Skontaktuj się z supportem i podaj, że zadanie konwersji jest oznaczone jako udane, ale faktury brakuje. Zespół techniczny może dostosować transformację, aby podobne faktury były w przyszłości przetwarzane poprawnie.

Wskazówka: faktura ZUGFeRD, która w zewnętrznych walidatorach jest "zielona", może i tak nie przejść na platformie eConnect. Platforma stawia surowsze wymagania (BIS Billing v3 / NLCIUS) niż większość walidatorów CII.

Przy przychodzącej fakturze zakupu (PDF) komunikat "Obliczenie VAT jest nieprawidłowe" oznacza, że kwoty i VAT na dokumencie lub w rozpoznaniu się nie zgadzają. Dokument dlatego (tymczasowo) nie trafia do księgowości ani ERP. Ten komunikat może też być statusem końcowym w historii zadania konwersji.

Wcześniej odrzucony dokument może jednak zostać zaksięgowany: platforma przelicza kwoty automatycznie (suma faktury wiodąca, potem kwoty VAT i pozostałe wartości) i może uzgodnić dokument bez dalszego działania z Twojej strony.

Jeśli odrzucenie pozostaje ostateczne, to wyjątek, ale świadoma decyzja zespołu jakości. Jeśli kwestionujesz odrzucenie, do Ciebie należy wykazanie, że kwoty się zgadzają.

Co można zrobić? Najpierw sprawdź aktualny status dokumentu w historii zadania konwersji: jeśli po przeliczeniu jest już status udany, ponowne wysłanie nie jest potrzebne. Jeśli zadanie jest nadal otwarte lub w toku, poczekaj na przeliczenie. Jeśli odrzucenie zostaje i uważasz je za niesłuszne, skontaktuj się z supportem i uzasadnij, dlaczego kwoty się zgadzają.

Nota kredytowa dostarczona jako XML przez dostawcę (na przykład przez Peppol) bywa przetwarzana jako zwykła faktura zamiast noty kredytowej. Dzieje się tak, ponieważ dostawca błędnie ustawił typ dokumentu w tym XML: kod faktury 380 (zwykła faktura) zamiast 381 (nota kredytowa).

Przy dokumencie dostarczonym jako XML typ dokumentu określa dostawca (lub system źródłowy dostawcy). eConnect przetwarza ten XML tak, jak został dostarczony, i nie zmienia typu dokumentu.

Co można zrobić? Skontaktuj się z dostawcą i poproś o ponowne dostarczenie noty kredytowej z właściwym kodem typu dokumentu (381). Jeśli dokument trafił do eConnect jako PDF, a nie jako XML dostawcy, skontaktuj się z supportem: wtedy może chodzić o błąd rozpoznania, który da się poprawić.

XML pokazuje inną kwotę lub stawkę VAT niż faktura PDF, z komunikatem "The applied VAT differs from the expected rate". Zdarza się to na przykład przy stawce VAT 17% (luksemburska stawka standardowa). eConnect i IDR obsługują faktury z 17% VAT; ta stawka nie jest nieobsługiwana ani nieznana.

Komunikat nie jest automatycznym błędem rozpoznania. Przetwarzanie IDR najpierw priorytetowo traktuje poprawną kwotę łączną (kwotę do zapłaty), a potem przejmuje pełny VAT z faktury. IDR zawsze przejmuje kwotę i stawkę VAT z samej faktury; eConnect nie koryguje faktury. Strukturalny błąd rozpoznania występuje tylko wtedy, gdy stawka lub kwota VAT w XML rzeczywiście różni się od tego, co jest na fakturze PDF.

Co można zrobić? Najpierw sprawdź, czy kwota do zapłaty została przejęta poprawnie. Potem porównaj stawkę i kwotę VAT na PDF z XML. Jeśli się zgadzają, nie ma błędu rozpoznania: komunikat jest wtedy tylko ostrzeżeniem walidacji. Jeśli kwota lub stawka VAT w XML wyraźnie różni się od PDF, skontaktuj się z supportem i prześlij oryginalny PDF oraz powiązany XML.

Uwaga: pytania o księgowanie podatkowe (na przykład VAT naliczony a zwrot UE przy zagranicznej stawce VAT) są poza zakresem tego komunikatu. Skontaktuj się ze swoim doradcą podatkowym.

Jeśli faktura PDF nie pokazuje VAT (także nie jako innej kwoty, jak podatek ubezpieczeniowy, ani procentu 21%), konwersja PDF ustawia kategorię VAT na O (VAT nie ma zastosowania). Dzieje się tak również wtedy, gdy PDF podaje numer VAT dostawcy.

To zachowanie produktu, nie automatyczny błąd rozpoznania: przetwarzanie IDR opiera kategorię VAT na tym, co faktycznie jest na dokumencie jako VAT, a nie na obecności numeru VAT.

Co można zrobić? PDF pokazuje VAT, ale brakuje go w XML? Wtedy możliwy jest błąd rozpoznania. Skontaktuj się z supportem przez Feedback PDF-conversion i prześlij oryginalny PDF oraz powiązany XML.