Przed wysłaniem faktur do eConnect warto zapoznać się z wymaganiami technicznymi, jakim muszą odpowiadać pliki. Przestrzegając ich, unikną Państwo komunikatów o błędach i zapewnią szybkie, prawidłowe przetworzenie faktur.

eConnect przetwarza następujące typy plików:

ZUGFeRD/Factur-X (hybrydowy PDF z osadzonym XML) jest również obsługiwany. Platforma najpierw próbuje przetworzyć osadzony XML; jeśli nie jest prawidłowy, PDF jest przetwarzany przez OCR.

Prosimy zawsze wysyłać jedną fakturę na plik. Jeśli faktura ma wiele stron, należy połączyć je w jeden plik PDF. Platforma przetwarza każdy plik jako oddzielny dokument. Jeśli PDF zawiera wiele faktur, zadanie konwersji zostanie odrzucone z komunikatem "Dokument zawiera wiele dokumentów".

Prosimy zwrócić uwagę, że obrazy w podpisach e-mail i logotypy firmowe liczą się jako załączniki. Jeśli program pocztowy automatycznie dołącza logotyp, liczy się on do limitu 50 załączników i może wpływać na klasyfikację. System automatycznie rozpoznaje większość logotypów za pomocą Detect API i je odfiltrowuje, ale w niektórych przypadkach logotyp może zostać błędnie potraktowany jako dokument.

Gdy wyślą Państwo jedną fakturę z dodatkowymi dokumentami (specyfikacjami, listami przewozowymi, kartami czasu pracy) w jednym e-mailu, dodatkowe dokumenty są automatycznie dołączane jako załączniki do faktury.

Jeśli wyślą Państwo wiele faktur razem z załącznikami w jednym e-mailu, system nie będzie w stanie określić, który załącznik należy do której faktury. W takim przypadku prosimy wysyłać oddzielne e-maile dla każdej faktury.

Pliki PDF z szyfrowaniem, podpisem cyfrowym lub innymi ograniczeniami nie mogą być odczytane przez silnik OCR. Zostaną odrzucone z komunikatem "Dokument zabezpieczony". Prosimy usunąć zabezpieczenie przed wysłaniem pliku lub poprosić dostawcę o wersję bez zabezpieczeń.

Konwersja PDF (rozpoznawanie OCR) jest dostępna dla faktur skierowanych do wszystkich organizacji dostępnych na platformie. Nie ma znaczenia, czy odbiorca jest organizacją holenderską, belgijską czy inną zagraniczną. IDR obsługuje ponad 200 języków do rozpoznawania tekstu, więc faktury w praktycznie każdym języku są rozpoznawane.

Wskazówka: nie są Państwo pewni, czy plik spełnia wymagania? Prosimy wysłać fakturę testową i sprawdzić, czy zostanie prawidłowo przetworzona. W przypadku błędu otrzymają Państwo czytelny komunikat z przyczyną.

Chcą Państwo wiedzieć, jakie komunikaty o błędach mogą się pojawić? Prosimy zapoznać się z przeglądem komunikatów o błędach przy wysyłaniu e-mailem.