Wysyłają Państwo faktury sprzedażowe do klientów e-mailem? Jednocześnie przekazując je do eConnect, automatycznie staną się dostępne w Skrzynce wychodzącej. W ten sposób mają Państwo kompletne cyfrowe archiwum wszystkich wystawionych faktur, które są automatycznie przetwarzane w oprogramowaniu księgowym.

Po aktywacji organizacji na platformie otrzymają Państwo własny adres e-mail do faktur sprzedażowych:

<numer-rejestrowy>@verkoopfacturen.econnect.eu

Ten adres jest dostępny natychmiast, nie trzeba go oddzielnie zamawiać ani aktywować. Ustawienia domyślne nie zawsze są jednak dostosowane do Państwa specyficznych potrzeb. Dlatego prosimy zawsze sprawdzić, czy adres jest prawidłowo skonfigurowany, lub utworzyć nowy adres za pośrednictwem Email Receiver, w którym można ustawić parametry dokładnie według własnych preferencji.

Najprostszy sposób wysyłania faktur sprzedażowych do eConnect to użycie BCC. Wysyłając fakturę e-mailem do klienta, wystarczy dodać adres do faktur sprzedażowych w polu BCC. Klient otrzyma fakturę jak zwykle, a jednocześnie kopia zostanie wysłana do eConnect w celu przetworzenia.

Najlepiej działa to, gdy adres BCC zostanie dodany jako domyślny w programie pocztowym lub oprogramowaniu do fakturowania. Wtedy nie trzeba o tym pamiętać i automatycznie buduje się kompletne archiwum.

Gdy e-mail z załącznikiem fakturowym dotrze na adres do faktur sprzedażowych, przetwarzanie przebiega następująco:

1. Klasyfikacja: system sprawdza każdy załącznik i określa, czy jest to faktura, czy inny typ dokumentu (np. specyfikacja lub list przewozowy).
2. Rozpoznanie: faktury PDF są konwertowane przez IDR (Intelligent Document Recogniser) na zwalidowaną e-fakturę. Faktury XML są bezpośrednio walidowane.
3. Archiwizacja: przetworzona faktura pojawia się w Skrzynce wychodzącej i jest automatycznie przekazywana do połączonego oprogramowania księgowego.

Różnica w porównaniu z fakturami zakupowymi dotyczy miejsca docelowego: faktury zakupowe trafiają do Skrzynki odbiorczej, faktury sprzedażowe do Skrzynki wychodzącej.

Uwaga: oprogramowanie księgowe lub system ERP musi obsługiwać import faktur sprzedażowych ze Skrzynki wychodzącej. Nie wszystkie pakiety oprogramowania obsługują importowanie faktur sprzedażowych przez połączenie. Prosimy wcześniej sprawdzić u dostawcy oprogramowania, czy ta funkcja jest obsługiwana.

Oprócz adresu BCC można również skonfigurować zaufanego nadawcę z typem dokumentu "Faktura sprzedażowa". Jest to przydatne, gdy faktury sprzedażowe są wysyłane z jednego stałego systemu lub adresu e-mail i chcą Państwo zautomatyzować archiwizację bez BCC.

Konfigurując zaufanego nadawcę z typem dokumentu "Faktura sprzedażowa", faktury są archiwizowane do przetworzenia administracyjnego w Skrzynce wychodzącej, przez inny kanał niż ten, którym zostały wysłane do klienta.

W przypadku self-billingu nabywca wystawia fakturę w imieniu dostawcy. Sposób wysyłania faktury self-billing zależy od roli:

• Jako nabywca (Państwo wystawiają fakturę w imieniu dostawcy): fakturę należy wysłać jako fakturę zakupową.
• Jako dostawca (klient wystawił fakturę): fakturę należy wysłać jako fakturę sprzedażową.

Na fakturze PDF należy umieścić tekst "Faktura wystawiona przez nabywcę". Poza tym obowiązują te same warunki co dla zwykłych faktur.

Uwaga: faktury self-billing zostaną odrzucone, jeśli zostaną wysłane do niewłaściwego receivera (zakup zamiast sprzedaży lub odwrotnie). Prosimy zawsze sprawdzać, czy używany jest prawidłowy adres e-mail.

Chcą Państwo dowiedzieć się więcej o wymaganiach technicznych dotyczących wysyłania? Prosimy zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi wysyłania faktur.