Przegląd komunikatów błędów przy przesyłaniu faktur e-mailem, z przyczynami i rozwiązaniami.
Gdy przesłanej faktury nie da się przetworzyć, otrzymujesz komunikat błędu e-mailem na adres, z którego wysłałeś fakturę. Poniżej znajduje się przegląd najczęstszych komunikatów, z przyczyną i rozwiązaniem dla każdego z nich.
Komunikaty błędów przy dostarczeniu
Te komunikaty otrzymujesz od razu po wysłaniu e-maila, zanim dokument przetworzy IDR. Chodzi o problemy z samym e-mailem albo z formatem pliku.
KomunikatZnaczenieRozwiązanieBrak (prawidłowych) załączników / "Przetwarzanie nie jest możliwe"E-mail nie zawiera załączników, załączniki mają nieobsługiwany format, albo załącznik jest większy niż 10 MB. Użyj PDF, XML, JPEG, JPG, PNG lub BMP. Pliki mniejsze niż 1 KB są ignorowane. Zbyt duży PDF może odpaść jako nieprzetwarzalny bez jawnego komunikatu o limicie.Sprawdź, czy dołączyłeś fakturę, czy format jest obsługiwany i czy plik jest mniejszy niż 10 MBZa dużo załącznikówE-mail zawiera więcej niż 50 załączników. To maksimum utrzymuje niezawodne przetwarzanie.Rozdziel faktury na kilka e-maili, każdy z maksymalnie 50 załącznikamiRozmiar pliku przekracza limitPojedynczy plik jest większy niż 10 MB albo cały e-mail jest większy niż 35 MB.Zmniejsz plik (na przykład przez kompresję PDF) albo rozdziel faktury na kilka e-mailiDokument zabezpieczonyPDF jest zabezpieczony szyfrowaniem, podpisem cyfrowym lub innymi ograniczeniami, więc tekstu nie da się odczytać.Usuń zabezpieczenie PDF, wydrukuj dokument ponownie do PDF (na przykład przez Microsoft Print to PDF) albo poproś dostawcę o wersję bez zabezpieczeniaFormularz PDF (interaktywne pola formularza)PDF zawiera interaktywne pola formularza (AcroForm/XFA) zamiast zwykłego tekstu, więc treści nie da się odczytać.Otwórz dokument i wydrukuj go ponownie do PDF (na przykład przez Microsoft Print to PDF), a potem prześlij nowy, płaski PDFBłąd podczas przetwarzaniaWystąpił błąd techniczny. Dokument jest automatycznie ponownie oferowany w ciągu 24 godzin (w dni robocze).Poczekaj. Jeśli po 24 godzinach dokument nie jest przetworzony, skontaktuj się z wsparciem
Komunikaty błędów przetwarzania (konwersja)
Poniższe komunikaty otrzymujesz po dostarczeniu dokumentu, gdy IDR próbował go przetworzyć. Dotyczą treści albo typu dokumentu.
KomunikatZnaczenieRozwiązanieBrakuje istotnych elementówNie da się ustalić istotnych danych (na przykład numer faktury, data, kwota lub inne pola obowiązkowe)Sprawdź, czy faktura jest kompletnaNieprawidłowy typ dokumentuTo nie faktura ani zamówienie (na przykład oferta, list przewozowy, warunki)Przesyłaj tylko faktury; inne dokumenty jako załącznikPrzypomnienie lub wezwanie do zapłatyDokument rozpoznany jako przypomnieniePrześlij oryginalną fakturęDokument nieczytelnyDokument nie jest czytelny (na przykład zbyt niska rozdzielczość, słabe światło, uszkodzony plik lub pusta strona)Sprawdź plik źródłowy i prześlij czytelną wersjęDokument zawiera wiele dokumentówWięcej niż jedna faktura w jednym PDFRozdziel na jedną fakturę na plikDokument rozpoznany jako logoObraz z podpisu e-mailZwykle poprawnie odfiltrowany; przy błędzie: prześlij jako PDFFaktura self-billingNiewłaściwy odbiorca (zakup vs sprzedaż)Wyślij na właściwy adres e-mail
Wskazówka: przy powtarzających się komunikatach sprawdź najpierw wymagania przesyłania. Wiele problemów da się uniknąć przez właściwe formaty plików i limity.
Numer faktury ze spacjami
Numer faktury ze spacjami nie jest komunikatem błędu ani usterką. Przy konwersji PDF system zawsze usuwa wszystkie spacje z numeru faktury. To normalizacja produktu. XML dostawcy (Peppol albo przesłanie XML) zachowuje numer faktury w dostarczonej postaci, łącznie ze spacjami.
Wykrywanie duplikatów porównuje dokładnie dostawcę, datę faktury i numer faktury. Sama różnica spacji między konwersją PDF a XML dostawcy daje dwa oryginały, nie duplikat i nie awarię. Jeśli konwersja PDF różni się od XML, prześlij tylko XML. Inną nazwę pliku poprawiasz u nadawcy.
Często zadawane pytania
Gdzie otrzymuję komunikaty błędów, gdy faktury nie da się przetworzyć?
Komunikaty błędów są wysyłane e-mailem na adres, z którego przesłałeś fakturę. Upewnij się, że to działająca skrzynka, którą ktoś czyta. Przy zaufanym nadawcy możesz ustawić osobny adres kontaktowy do komunikatów błędów.
Co zrobić przy komunikacie "Dokument zawiera wiele dokumentów"?
Ten komunikat oznacza, że plik PDF zawiera więcej niż jedną fakturę. Rozdziel plik tak, aby każda faktura była w osobnym PDF, i prześlij pliki ponownie. Faktura wielostronicowa może zostać w jednym PDF.
Czy nieudana faktura jest ponownie oferowana automatycznie?
Tylko przy komunikacie "Błąd podczas przetwarzania" dokument jest automatycznie ponownie oferowany w ciągu 24 godzin w dni robocze. Przy pozostałych komunikatach musisz sam usunąć problem i przesłać dokument ponownie.