Przegląd komunikatów o błędach przy wysyłaniu faktur e-mailem, z przyczynami i rozwiązaniami.
Gdy wysłana faktura nie może zostać przetworzona, otrzymają Państwo komunikat o błędzie e-mailem na adres, z którego wysłano fakturę. Poniżej przegląd najczęstszych komunikatów o błędach z przyczyną i rozwiązaniem dla każdego z nich.
Komunikaty o błędach przy dostarczeniu
Te komunikaty o błędach otrzymują Państwo bezpośrednio po wysłaniu e-maila, jeszcze przed przetworzeniem dokumentu przez IDR. Dotyczą one problemów z samym e-mailem lub formatem pliku.
KomunikatPrzyczynaRozwiązanieBrak (prawidłowych) załącznikówE-mail nie zawiera załączników lub załączniki są w nieobsługiwanym formacie. Prosimy używać PDF, XML, JPEG, JPG, PNG lub BMP. Pliki mniejsze niż 10 KB są ignorowane, ponieważ zazwyczaj nie zawierają użytecznych danych fakturowych (np. piksel śledzący lub mały logotyp).prosimy sprawdzić, czy faktura została załączona i czy format pliku jest obsługiwany.Zbyt wiele załącznikówE-mail zawiera więcej niż 50 załączników. Ten limit jest ustawiony, aby zapewnić niezawodne przetwarzanie.prosimy rozdzielić faktury na kilka e-maili z maksymalnie 50 załącznikami każdy.Przekroczony rozmiar plikuPojedynczy plik przekracza 10 MB lub cały e-mail przekracza 35 MB.prosimy zmniejszyć plik (np. kompresując PDF) lub rozdzielić faktury na kilka e-maili.Dokument zabezpieczonyPDF jest zabezpieczony szyfrowaniem, podpisem cyfrowym lub innymi ograniczeniami, co uniemożliwia odczytanie tekstu.prosimy usunąć zabezpieczenie z pliku PDF lub poprosić dostawcę o wersję bez zabezpieczeń.Wystąpił błąd podczas przetwarzaniaPodczas przetwarzania wystąpił błąd techniczny. Dokument zostanie automatycznie ponownie przedstawiony w ciągu 24 godzin (w dniach roboczych).prosimy poczekać. Jeśli dokument nie został przetworzony po 24 godzinach, prosimy o kontakt z wsparciem technicznym.
Komunikaty o błędach przy przetwarzaniu (konwersja)
Poniższe komunikaty otrzymują Państwo po dostarczeniu dokumentu i próbie przetworzenia go przez IDR. Dotyczą one treści lub typu dokumentu.
KomunikatZnaczenieRozwiązanieBrak istotnych elementówIstotne dane nie do ustalenia (np. numer faktury, data, kwota lub inne wymagane pola)Prosimy sprawdzić, czy faktura jest kompletnaTyp dokumentu jest nieprawidłowyNie jest fakturą ani zamówieniem (np. oferta, list przewozowy, OWH)Prosimy wysyłać tylko faktury; inne dokumenty jako załącznikiPrzypomnienie lub wezwanie do zapłatyDokument rozpoznany jako przypomnienieProsimy wysłać oryginalną fakturęDokument nieczytelnyDokument jest nieczytelny (np. zbyt niska rozdzielczość, słabe oświetlenie, uszkodzony plik lub pusta strona)Prosimy sprawdzić plik źródłowy i wysłać czytelną wersjęDokument zawiera wiele dokumentówWięcej niż jedna faktura w jednym PDFProsimy podzielić na jedną fakturę na plikDokument rozpoznany jako logotypObraz z podpisu e-mailZazwyczaj prawidłowo odfiltrowywany; przy błędzie: wysłać jako PDFFaktura self-billingNiewłaściwy receiver (zakup vs. sprzedaż)Prosimy wysłać na właściwy adres e-mail
Wskazówka: w przypadku powtarzających się komunikatów o błędach prosimy najpierw sprawdzić wymagania dotyczące wysyłania. Wielu problemów można uniknąć, stosując prawidłowe formaty i limity.