Oprócz faktur PDF można również wysyłać pliki UBL (e-faktury XML) e-mailem do eConnect. Prawidłowa faktura UBL jest przetwarzana bezpośrednio, bez rozpoznawania OCR, co jest szybsze i bardziej niezawodne niż konwersja PDF. Ten artykuł wyjaśnia, jak to działa i co się dzieje, gdy XML jest nieprawidłowy.

Gdy wyślą Państwo fakturę UBL e-mailem, platforma waliduje plik bezpośrednio wobec obsługiwanych standardów. Rozpoznawane są następujące formaty UBL:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, holenderski standard)
• Peppol BIS Billing 3.0 (europejski standard Peppol)

XML jest prawidłowy? W takim przypadku faktura jest natychmiast przetwarzana i dostarczana, bez konieczności rozpoznawania OCR. Oznacza to szybsze przetwarzanie i wyższą niezawodność, ponieważ nie jest wymagana żadna interpretacja elementów wizualnych.

Jeśli plik XML nie jest prawidłowy (np. z powodu brakujących wymaganych pól lub niezgodnej struktury), platforma automatycznie przechodzi do fallbacku. Sposób działania fallbacku zależy od sytuacji:

• UBL z załączonym PDF: jeśli oprócz nieprawidłowego XML w e-mailu znajduje się również faktura PDF, PDF jest przetwarzany przez rozpoznawanie OCR.
• UBL bez PDF: jeśli nie załączono PDF, faktura nie może zostać przetworzona i otrzymają Państwo komunikat o błędzie.

Wskazówka: chcą Państwo wcześniej sprawdzić, czy plik UBL jest prawidłowy? Prosimy skorzystać z eConnect Document Validator, bezpłatnego narzędzia online do walidacji dowolnych plików UBL.

ZUGFeRD (Niemcy) i Factur-X (Francja) to hybrydowe formaty faktur: PDF z osadzonym XML w formacie CII. W przypadku tych faktur platforma najpierw próbuje wyodrębnić i przetworzyć osadzony XML.

Jeśli osadzony XML nie jest prawidłowy, system przechodzi do przetwarzania OCR komponentu PDF. Faktura ZUGFeRD, która przechodzi walidację w zewnętrznych walidatorach, ale w eConnect jest mimo to przetwarzana jako PDF, może wskazywać na różnicę w regułach walidacji dla osadzonego XML.

Starsze formaty SimpleInvoicing (SI 1.1 i SI 1.2) nie są od 2024 roku dozwolone w sieci Peppol. eConnect może w wielu przypadkach nadal przekształcić te formaty w prawidłową fakturę NLCIUS przy wysyłaniu e-mailem, pod warunkiem że wszystkie istotne dane są obecne. W przypadku brakujących danych walidacja może się nie powieść.

Zalecamy przejście na SI-UBL 2.0 (NLCIUS) lub Peppol BIS Billing 3.0 dla niezawodnego przetwarzania.

eConnect posiada funkcję automatycznie naprawiającą znane błędy w plikach UBL za pomocą transformacji XSL. Nieistotne brakujące pola są uzupełniane wartościami domyślnymi, dzięki czemu faktura może mimo wszystko zostać przetworzona. Funkcja ta jest stale rozwijana na podstawie wzorców spotykanych w praktyce.

Warto znać różnicę między konwersją a transformacją:

• Konwersja: faktura PDF jest przekształcana w e-fakturę (XML). Wymaga to rozpoznawania OCR i zawsze wiąże się z etapem interpretacji.
• Transformacja: e-faktura w jednym formacie XML jest przekształcana w inny format XML. Jest to bardziej niezawodne, ponieważ dane źródłowe są już ustrukturyzowane.

eConnect obsługuje automatyczną transformację między ponad 20 standardami XML, w tym formatami branżowymi, takimi jak DICO, SETU, SEEF i XRechnung.

Wolą Państwo otrzymywać faktury bezpośrednio przez Peppol zamiast e-mailem? Jest to możliwe, jeśli organizacja jest zarejestrowana w sieci Peppol.